大数据背景下电子档案管理创新途径

木其日

摘要：大数据时代的到来使得我国人们的生产生活有了翻天覆地的变化，各行业有了新的发展方向。在社会发展过程中出现了大量数据，这些数据能够显示社会发展与经济发展，合理应用各类数据，有利于带动社会发展。因此，在当前社会发展过程中，应给予档案管理工作充分重视，在实际工作中不断创新，将各类数据整合到一起。在这一过程中可以借助大数据技术，做好数据信息筛选工作，在大数据技术帮助下将诸多数据整理为电子档案，做好数据存储工作实现档案资源共享，充分发挥档案作用，创新以往档案管理方式，为社会发展、企业管理提供更有价值的数据信息。

关键词：大数据背景;电子档案;管理创新途径

引言

高新技术的运用加速我国整体经济建设的发展进程，为我国基础建设的不断完善贡献力量。在大数据背景下，传统纸质版档案管理已经无法适应时代发展要求，全面做好档案管理工作，必须着重加强档案信息化建设，不断提高电子档案文件保存创新途径。

1大数据时代电子档案管理概述

大数据时代，信息资源的种类愈发多元，应当从广义的角度对电子档案进行界定，即电子档案是一种可以在计算机、互联网、物联网等终端传播的以电子介质方式存在的信息资源的集合体，其不仅包括电子文件，也包含图像、声音、影像等电子介质文件。对于企业单位而言，必须要将电子档案管理作为一项重点工作，不断适应新形势下的电子档案管理工作，创新管理模式和管理内容，提升工作效能。

2分析电子档案管理工作存在的问题分析

1.管理人员水准不齐，大数据出现时间相对较晚，部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用，亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员，其电子档案管理水准相对较低，很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位，多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员，有着各自工作，难以花费更多时间与精力去学习大数据技术，难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。2.电子档案管理设备落后，部分单位在档案信息管理工作中，并未投入充足资金，致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后，势必会影响电子档案管理工作开展。再加上，很多企业档案管理方式相对传统，多为人工管理模式，即便引入电子档案管理设备与平台，这些设备与平台依旧形同虚设，难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用，严重阻碍企业电子档案管理工作开展，不利于实现电子档案管理与创新。

3大数据背景下电子档案管理创新途径

3.1引入新型人才或开展专门培训

档案管理人员是影响档案能否实现电子信息化管理的重要主体，其水平高低直接关系到人事档案电子信息化管理的进程。第一，引入具备电子信息化管理意识和能力的新人才，逐步建立起具有较高的综合素质、专业水平和业务能力的档案管理团队。第二，对已有的档案管理工作人员进行专门培训。在限于人力、物力等各种因素而无法引入新的人才时，可以选择对原有的档案管理人员进行培训。在开展培训工作时，要重点选取档案电子信息化管理的专业知识进行讲授，最大限度提升他们的专业能力，确保其满足电子信息化管理的操作要求与实际需要。

3.2档案信息资源的整合与共享

在大数据背景下，档案数字化产生的信息不能只是录入档案目录和扫描全文。在传统档案管理模式下，对档案工作的要求是将“死”档案变为“活”信息，在大数据时代，对档案工作提出了更高的要求，那就是转变思路，要从“数字化”向“数据化”转变，通过OCR识别、检索等多种方式结合技术手段，便于利用、便于检索出合适的档案信息，更为重要的是，数据化后的档案信息，除了方便以外，信息将更为全面、层次更为清晰，在内容方面有了更大的拓展，更加社会化大众化和多元化，从而不断发挥通过整合后档案数据对经济社会发展的作用，最终满足不同层次、不同方面利用者的利用需求。

3.3打造电子档案安全网络，实现电子档案安全管理

为了更好地保障电子档案准确性、原始性和真实性，单位要打造电子档案安全网络。一是要严格防范网络风险，关注网络安全问题。例如，严格落实“三网隔离”的基本要求，严格管控外网、内网与局域网的环境，有效防范网络终端的各种非法程序、非法病毒。二是要充分借助云加密、数字签名、区块链、数字加密、云备份等技术对档案管理系统或者档案资源进行数字加密，提升安全保密层级。同时，要做好档案资源备份，优化数据迁移、数据转化工作，实现事后防控。

3.4构建云计算数据平台

从服务层次来看，云计算数据平台主要分为三层：第一层，基础设施服务层;第二层;平台服务层;第三层，软件服务层。这三层服务互相作用方能实现各层次资源优化配置，促进数据共享，实现信息互动，促进平台数据管理工作高效运转。首先，运用云计算技术做好电子档案文件保存工作，需要改善计算机软硬件设备，优化软硬件分支系统兼容性，创新档案数据信息采集技术方法和处理技术方法，针对不同结构类型的云数据设置兼容性处理平台，由各分支系统在同一时间内容提供适宜的分析处理方法与技术，例如在平台中设置云数据分析技术与分支处理技术，当分析技术识别出档案数据结构类型后，由分支处理技术对数据进行迅速处理。与此同时，应全面完善数据挖掘技术和云计算数据中心能量管理平台结构，迅速做好数据提炼工作与清洗工作，及时提取有价值的数据信息，促进云计算数据中心能量管理平台的高效运转。其次，应促进人工智能技术和云计算数据中心能量管理平台的有机融合。从发展视角来看，基于人工智能技术支持的云计算数据中心能量管理将日趋智能化、数据化与信息化，平台存储容量会进一步扩大，这样能够做好大量电子档案信息保存工作，使电子档案保存技术得到全面性优化。据调查了解，IP网络存储器是云计算数据中心能量管理平台存储系统的核心设备，该设备存储了所有云数据，包括結构化数据、非结构化数据与半结构化数据，不同数据结构对存储空间的要求以及产生的影响也不尽相同。

3.5增强电子档案管理设备与人力投入

在大数据时代背景中，要想创新以往档案管理方式，并提升档案管理质量，在实际工作中，必须要增强电子档案管理工作所需设备，增加设备投入，首先，应做好设备选择工作，在设备选择工作中以计算机设备为主，选择具有存储功能的计算机，在设备选择工作完成后，应结合电子档案管理工作要求，引入电子档案管理系统，并将电子档案管理系统安装至计算机设备中，为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时，在电子档案系统选择前，需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求，选择适合的档案系统。要想完成此项工作，需要不断强化人员管理，引入更多专业能力强的档案管理工作者，充分发挥电子档案作用，提升档案信息应用价值。最后，在传统档案创新工作中，需要引入复合型人才，并在大数据背景下，创新以往档案管理工作模式，不断优化传统档案管理方式，以创新为基础，做好电子档案管理工作，最大限度提升电子档案管理工作效率。

结语

在大数据时代背景下，以往企业档案管理工作弊端逐渐凸显，为解决这一问题，创新以往档案管理形式，拓展档案管理路径。

参考文献

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