事业单位档案管理信息化建设研究

陈金荣

摘要：在信息技术普遍应用的环境中，各行各业都逐渐的实现了信息化，运用相应的信息技术快速的完成工作，大大的提高了工作效率。事业单位档案管理依然采用人工的工作方式，不仅容易出现各种问题，工作效率也降低，并且滞后于时代的发展，这不利于档案价值的实现。为此，在事业单位档案管理中，也要重视信息化建设，管理人员合理的安排建设工作，在工作人员共同努力的情况下，加快档案管理信息化建设，从而尽快的实现档案管理信息化。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题;对策

引言：现在，多数的事业单位都认识到档案管理信息化建设的重要性，于是在管理中实施信息化建设，但是效果不是很好，受到一些因素的影响，使信息化建设的进程比较缓慢。在档案管理信息化建设中，工作人员没有及时的转变自己的观念，没有进行继续学习与深造，对信息技术掌握不够，并且各项设施与设备也不齐全，导致信息化建设工作不能顺利进行，从而阻碍了档案管理信息化建设进程，对事业单位的发展也非常不利。

一、事业单位档案信息化建设面临的主要问题分析

1、重视度不够

在事业单位档案管理信息化建设中，管理人员没有转变过去的观念，对信息化建设不够重视，在工作中没有投入更多的时间与精力，而工作人员也更加不重视，不积极地配合，随意的敷衍了事，导致信息化建设工作不能有效的开展，使信息化建设只是走形式，没有实质性变化，从而使档案管理信息化建设受到阻碍。

2、缺乏专业技术人才

事业单位档案管理信息化建设，对工作人员提出了更高的要求，他们不仅要熟练掌握档案管理工作，还要精通计算机技术、信息网络管理等技术，这样才能顺利的完成信息化管理工作。但是，在实际工作中，专业人才比较缺乏，从事档案管理人员不具有相应的专业信息技术，不能熟练的操作计算机，在工作中经常出现操作失误，丢失档案信息造成严重的后果，同时，也阻碍了事业单位档案管理信息化建设，这不利于事业单位未来的發展。

3、缺少相应的管理网站

进行信息化网站的建设是实现档案信息化管理的关键，通过完善的网站实现档案信息快速的传输，从而提高档案的利用率。但是，在事业单位中受到一些原因的影响，没有建立完善的网站，使信息化建设进程比较缓慢。在事业单位档案信息化建设中，没有相应的信息化网站，导致档案的传输与查阅受到时间与地点的限制，不能真正的实现档案信息的共享，从而使档案的利用率不能有效的提高，直接影响了档案价值的实现。

二、谈事业单位档案管理信息化建设的有效对策

1、了解信息化建设的重要性

为了更好的开展档案管理信息化建设工作，首先，要加强对信息化建设的了解，明白该工作的重要性，然后大力的支持信息化建设工作开展。档案管理人员要明白信息化建设的重要性，并了解该工作的内容，合理安排相应的工作，并且在管理人员的带领下，工作人员也会对信息化建设进行重视，并认真的对待信息化建设工作，从而加快档案管理信息化建设进程。另外，要对档案管理未来的发展趋势进行分析，通过真实的案例相比较信息化建设的好处，从而真正的了解信息化建设的重要性，然后在信息化建设中投入更多的时间与精力，争取早日的实现档案管理信息化，并促进事业单位更好的发展。

2、培养专业的技术人才

事业单位档案管理信息化建设中，离不开优秀人才的支持与努力，为了能够加快信息化建设，应该具备大量优秀的技术型人才，让他们能够有效地完成工作，并有能力解决工作中遇到的问题，从而使档案管理信息化建设进程加快。因此，要对从事档案管理人员进行大力培养，不断的提升他们的专业技术与素质，增加他们的工作经验，为信息化建设提供人才储备，早日的实现档案管理信息化。事业单位可以通过定期举办培训的方式培养人才，制定合理科学的培训内容，让工作人员积极地参加，经过长时间的学习，掌握更多的工作理论知识与新技术，提升他们的工作实力，为信息化建设做出更多的贡献。另外还可以进行公平的考核，制定科学的考核机制，对工作人员进行有效的考核，同时也检验培训的效果如何，如果考核不合格就继续进行培训，从而使工作人员的综合能力提升，顺利的开展信息化建设工作，使档案管理与时俱进。

3、增加资金的投入

事业单位档案管理信息化建设工作开展，需要人才与技术的支持，以及大量资金的支持，才能顺利的开展相应工作。如果在信息化建设中投入的资金较少，将影响相应的工作开展，如没有足够的资金就不能对落后的设备与软件进行更新;如果资金不足不能支付人才的基本薪资，专业的人才会大量的流失，使信息化技术建设工作不能顺利开展。为此，要在信息化建设方面投入足够的资金，保障所有工作顺利的开展，为了使资金合理地利用，要加强对资金的管理，对资金使用进行严格的控制，使资金用到实处。其中设备的更新需要大量的资金，管理人员要对这一过程进行严格控制，防止存在资金浪费的情况，在购买先进设备的时候，要进行至少货比三家，选择最优的供货商，使设备的性能得到保障，为档案信息化建设增添光彩。

4、升级软硬件设施

在事业单位档案管理信息化建设中，需要相应的设备以及软硬件设施，根据档案管理的实际情况，选择合适的软硬件，使各项档案管理工作高效的完成。现在科学技术发展较快，软硬件更新的速度也比较快，先进的软硬件性能与功能更加齐全，为此，要对落后的软硬件设施进行淘汰，及时的更新与升级软硬件，从而使信息化建设具备良好的基础条件。另外，专业的工作人员要对新软硬件的运用进行熟练掌握，在正确的操作下快速的完成相应工作，充分的发挥软硬件的作用，促进档案管理信息化建设进程。

5、建立实用的信息网站

网站的建立是实现档案管理信息化建设的重要工作内容，实用的信息网站可以实现档案信息共享，为人们提供更好的服务，因此，在事业单位档案管理中，要建立实用完善的信息网站，根据档案管理的实际情况，进行信息网站的建立，并符合档案管理的要求，能够提升档案管理水平。建立实用的信息网站不是简单的工作，涉及的工作内容比较多，管理人员要进行严格控制，首先要选择合适的管理操作系统，与档案管理相符合，并具有在开发与升级的功能，在以后还可以对信息网站进行不断的改进，使其更加的完善与实用。其次，信息网站建立要选择配套的设施与设备，尽量的选择市场上经常用的产品，这样可以保障设施正常运行，为信息网站的稳定运行提供保障。

三、结语

现在是信息技术的时代，很多领域已经实现了信息化建设，并取得了良好的效果。事业单位档案管理实施信息化建设是发展的必然选择，加快信息化建设才能赶上时代发展的步伐，因此，在事业单位档案管理中，要积极的进行信息化建设，充分利用相应的先进信息技术，准确快速的完成档案管理工作，减轻工作人员的压力。为此，管理人员应该大力支持信息化建设工作开展，并投入更多的精力与资金，为各项工作开展奠定基础，加快信息化建设进程，早日实现档案管理信息化，并挖掘档案更多的价值。

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