新形势下对档案库房一体化智能管理的途径探索

赵永刚

摘要：档案本身作为一种不可再生资源，存在宝贵属性，储存历来是档案管理的重中之重。当代社会已经全面进入到互联网时代，档案储存工作也在不断发生着变化，高效、协同、共享已经成为档案管理的核心内容，档案库房一体化智能管理无疑就成为当前研究的核心内容。基于此，本研究结合当前档案管理工作发展实际，提出几点档案库房一体化智能管理的措施与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：档案管理;一体化智能管理;信息化

当前社会已经全面进入到信息技术高速发展的时代，而5G基础设施建设的不断推进，进一步提升了信息传递的效率。上述背景下，各行各业均开始积极引入新兴技术，信息化建设已经成为当前研究的热门内容。檔案管理工作也在这个过程中积极推进信息化建设，越来越多的新兴技术开始应用于档案管理，推动了档案管理工作的全面发展。与此同时，信息化建设本身是一项动态、系统的工程，其必然需要密切围绕信息技术发展动态进行不断的优化调整，才能够保障信息技术的作用得以充分发挥[1]。上述背景下，“三位一体”的档案安全防范体系的提出，推进档案库房一体化智能管理就成为各级档案馆未来研究的重要内容。

一、推进智能管理系统建设

档案库房一体化智能管理的开展，智能管理系统的建设是基础所在，只有通过智能管理系统的应用，针对档案管理工作各个流程进行有效的串联，才能够有效提升档案管理工作的效率，保障档案库房一体化智能管理的有序进行。对于智能管理系统的建设，主要是结合各级档案馆实际情况、信息化建设动态，积极引入各种新兴信息化技术，针对智能管理系统各个模块进行有效的串联，同时主动与各方进行对接，全面提升档案库房一体化智能管理的效率。在此基础上，档案馆还必须要针对智能管理系统进行优化设计，保障其能够满足以下要求：一方面，保障智能管理系统的可操作性。档案库房管理不仅需要面向档案馆，同时也需要面向用户群体，系统设计要迎合大众对于系统操作方面的常规操作、使用习惯，同时在界面方面尽可能保持大方、简洁，具有良好的人性化水平。另一方面保障系统实时性。档案库房一体化智能管理必然需要诸多档案数据可以进行实时的交流沟通，智能管理系统必然需要保障各个流程之间的衔接、各项工作的处理，通过信息化技术进行及时、动态的处理，保障档案信息数据采集、筛查、分析、储存等各项工作的高效性与及时性。

二、智能密集架控制系统建设

档案库房一体化智能管理，必然需要全面提升档案检索、调阅、整理的效率，才能够有效提升档案库房一体化智能管理的服务水平。这就需要档案馆在推进档案库房一体化智能管理的过程中，针对档案库房进行全面的改造处理，可以尝试引入智能电动密集架，其本身的抗干扰能力极为突出，其能够直接与手持PDA、电脑终端进行连接，且系统也会在这个过程中不断的更新，能够不断迎合智能化建设需求。与此同时，智能电动密集架还能够让档案库房一体化智能管理的效率得以全面提升，能够根据实际需求灵活的切换手动模式、智能模式，能够更好的迎合档案库房一体化智能管理需求，进一步提升档案检索、调阅、整理的速度。

三、档案库房环境智能管理系统建设

环境管理同样是档案库房一体化智能管理的重要内容，当前主要是通过WINCE简化系统进行针对性的优化设计，系统本身可以完全独立运行，同时又可以与档案库房一体化智能管理系统之间进行有效的对接，以此来构建一体化的管理系统。具体来说，档案库房环境智能管理系统建设，主要是通过若干传感器与智能管库进行连接，使得档案库房相关的环境设备能够形成的一个整体，包括区域控制器、空调、恒湿消毒净化一体机等等，均能够根据实时监测数据进行智能化的优化调整，切实提升档案库房环境管理的效率与质量。结合当前信息技术发展，可以尝试建立智能环境监测云控制平台，综合引入档案库房环境标准微型化传感智能设备，同时结合云技术平台，以此来针对档案库房当中各项关键指标进行动态的监测，同时还可以利用VOC有机挥发物传感器，针对档案库房各种数据进行智能处理、模糊控制，并且能够针对巨大的环境数据进行实时的分析处理，切实提升档案库房空气消毒水平、净化水平。

四、档案库房安全管理

正如上文所述，档案本身所具有的宝贵属性，档案库房一体化智能管理的开展，安全管理是不容忽视的问题。对于档案库房一体化智能安全管理来说，主要包含网络安全与物理安全两个方面。对于网络安全来说，主要是综合利用网络分割，利用防火墙针对内外网进行有效的分割，同时尝试引入新兴的防护技术针对档案库房系统进行全面的监管防护。在此基础上，档案库房一体化智能系统还需要根据不同的使用需求，设计不同的权限，参考档案本身的重要程度，赋予其不同的权限要求。对于环境安全来说，需要落实档案库房安防管理、消防管理等，针对各个细节部分进行完善，从而有效保障档案库房一体化智能的安全性。

五、加强管理人员培训教育

档案库房一体化智能管理的开展，尽管档案馆大部分工作均依靠智能技术来开展，但档案库房一体化智能管理所涉及的新兴技术非常多，对档案库房管理人员的要求自然也就越来越高，要想提升档案库房一体化智能管理效率、档案库房服务质量，还必须要加强管理人员培训教育工作，致力于提升管理人员信息素养，能够熟练操作各种智能化设备、软件，巩固档案库房一体化智能管理成果。具体来说，档案馆应当通过以下两个方面的措施，全面加强管理人员培训教育工作：一方面，针对现有管理人员，建立一套系统、规范的培训教育体系，建立入职培训、定期培训、高校委培等模式，综合利用多元化的培训教育模式，针对现有管理人员档案管理专业知识强化的同时，致力于弥补其在信息化素养方面存在的不足，使得现有管理人员具有良好的信息敏感性，能够利用各种新兴信息技术针对档案库房各项工作进行有效的处理，并通过熟练的操作智能化设备，提升档案库房服务水平。另一方面，档案馆还需要针对人力资源管理体系进行针对性的调整，针对薪酬体系、福利体系、晋升体系等进行全面的优化调整，在激发现有管理人员主观能动性的同时，能够吸引更多的社会人才进入到管理队伍，包括档案管理人才、信息化人才、服务人才、综合型人才等，以此来促进管理队伍综合素质的全面提升，更好的服务档案库房一体化智能管理。

综上所述，现代社会的不断发展，互联网影响力的不断提升，智能化已经成为各行各业研究的重要内容。在全面推进档案管理信息化建设、智能化建设的过程中，档案库房一体化智能管理无疑就成为各级档案馆共同研究的重要内容。这就需要档案馆高度重视档案库房一体化智能管理，充分结合档案管理工作实际、信息化建设动态，主动引入各种新兴技术，通过推进智能管理系统建设、智能密集架控制系统建设、档案库房环境智能管理系统建设、档案库房安全管理、加强管理人员培训教育，切实推动档案库房一体化智能管理的顺利开展。

参考文献

[1]张淼，徐亮.基于Android与ZigBee无线传感器网络的档案库房智能管理平台设计[J].电子设计工程，2020，28（20）：158-161+166.

[2]李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案，2020（03）：62-63.

[3]余力杨.海洋科技档案库房一体化建设和实体智能化管理[J].海洋信息，2019，34（04）：60-64.

[4]陈慧，王晓晓，吴国娇，乐茜.物联网环境下智能化档案库房的问题与趋势研究[J].档案管理，2019（05）：19-22.