档案管理信息化利用的探索与研究

蒋理

摘要：新形势下档案管理工作存在着新的挑战，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有重要的地位。档案部门转变原有观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的档案管理系统，使档案管理工作更好地适应现代化信息时代发展的要求，在此基础上加强档案信息化利用，为社会的经济建设和企业发展提供支撑。

关键词：档案管理;信息化利用;探究

1 前言

随着信息技术快速发展，各种信息技术、设备大量应用，信息化已经深入社会生活的方方面面，极大的改变了人们的工作、生活及思维方式。档案信息是社会及企业的重要信息资源，加强对档案信息管理对于社会及企业意义重大。在信息化浪潮下，档案管理也发生重大变化，信息化渗透于档案管理中，并改变了传统档案管理模式，提升了档案管理的效率，极大的便利了档案归档及信息查询。因此，加强对档案信息化利用对于提升企业管理水平具有重要意义。

2 档案信息化的重要性

档案管理信息化发展产生的电子档案可以方便地采用网络进行传输，使人们可以随时进行交流及信息的共享，从而方便对档案进行检索、摘录和转录。信息化档案管理可以随着实物的变化进行更改，又可以以原信息的电子档案为基础，进行设计修改，不但便捷，也可节省大量的劳动和经费。并且信息电子化存储密度大，占地少，还便于人们查阅。同时办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，这种变化预示着档案工作者将面对更多的以光盘、数字数据为载体的档案。也能不失时机地提供更有价值的档案信息，因而必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得档案信息更具有价值性、系统性、真实性。由此看来，档案信息现代化是档案利用工作发展的必然趋势。

3 档案管理信息化利用存在的问题

（1）档案软件没有信息管理功能。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用文件检索又可用于档案信息管理的软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。

（2）档案标准化、规范化滞后。档案管理现代化的前提是基础工作的规范化和标准化，其中首要的是档案业务要规范，但由于各种原因，馆（ 室） 藏档案业务基础差，案卷质量不高，要推进档案现代化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（3）档案管理软件缺乏通用性。档案部门使用的管理软件层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，造成资源浪费，这些都严重影响了档案管理现代化水平的提高。目前，不仅硬件设备缺乏，而且硬件的功能也没有充分发挥。

（4）档案人员知识结构的变革迫在眉睫，信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息现代化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏专业人才，虽然更新了硬件设施但不能将其很好地运用到工作中。因此，要实现档案管理的数字信息化，需努力培养高素质的档案管理人才，必须提高档案标准化、规范化水平，推出行之有效的管理措施，并且重点加快数据库建设。

（5）我国国民的档案信息意识还很淡薄。关于档案信息安全意识这一重大问题也只能在档案界内引起重视。社会公众的档案信息安全意识淡薄‚甚至是毫无感觉。档案信息是面对社会公众的一项服务性工作社会公众在频繁的查找以及利用档案信息由于缺乏必要的档案信息保护意识，导致某些重要的档案信息消失。在档案管理内部档案管理人员也只是把档案信息保护作为档案馆或档案室的职责没有进行深入的研究。淡薄的档案信息安全意识，导致档案信息安全体系建设过程中缺乏理论和实践的基础。档案信息化除了靠技术的应用外，还需要相关的管理制度来约束。目前‚我国的档案信息化建设过程主要存在的问题是管理制度缺乏必要的针对性和执行力。其次就是在档案信息化管理中，存在一些潜在的非安全因素，主要包括：一是工作职责范围的不明确;二是操作人员对计算机的权限分配能力;三是主要业务管理软件的密码保护力度。

4 加强档案管理信息化利用的措施

（1）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

（2）加强领导、提高认识。档案信息化建设水平的高低，一方面取决于其所应用的信息技术水平的高低，另一方面又取决于开发利用信息技术的管理者水平的高低。档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，将人事信息资源与档案管理工作有机地整合。因此，加快档案信息化的建设，就是要更新各级领导的观念，需要有一个明确的指路人。实现档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，需要加大投入、增配软、硬件设施，同时要组织相关的业务培训，改善现有管理人员的知识结构，培养全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法規、制度和标准、能熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学化管理能力、能将安全保密措施正确用于档案信息处理过程中的高素质、复合型人才。只有这样，才能提高认识，创新思维，促进档案管理工作的现代化、标准化、开放化、服务化，全面提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（3）加快档案信息化的建设，必须建立完整的数据库，数据库管理和检索服务系统是实现档案信息化的基础。利用计算机对档案信息的处理技术，这项技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易毁坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式，永久地保存起来。利用计算机、扫描仪等设备，将档案信息数字化，建成各种专业性、综合性的信息库，不但方便信息的检索和查询，同时也保护了信息资源。要逐步实现重要档案的全文扫描录入，实现照片档案，各类人才档案等特色档案的数字化建设，并逐步推广电子文档。同时是要加强网络建设，充分发挥内部局域网优势，用良好的用户界面，建立档案信息专门网站，并及时做好维护、更新，使人事信息资源服务逐步向智能化、网络化方向发展。

（4）在建立健全有关规章制度时，应该遵循“管用”、“创新”的原则。“管用”就是它在信息化建设的全过程中，确实能发挥其应有的约束作用，规定内容既不过简，也不过繁，管用、好用、实用。“创新”是推动社会发展的动力，只有具有敢于创新的精神，才能对传统档案管理制度提出改革方案，才能对相应建立的新制度提出新的管理思路，真正为档案信息化建设保驾护航。在具体制定信息化建设的规章制度时，档案管理部门要参照国家和上级组织的各项法规，研究制定档案信息化管理、使用办法，从信息收集与归档、提供与利用、安全与保密等方面立章建制，确保各项条款的实用性。

（5）档案信息利用模式由传统的手工查询转为网络查询，但由于档案信息上网环境非安全因素的存在使档案信息资源面临风险。对于网络信息资源安全体系建设可以从网络数据备份、网络数据隔离技术和网络档案信息数据加密技术三个方面来考虑。网络数据备份与电子信息资源备份一样，不仅要定期的备份‚也要定时对备份数据进行校验。对于网络数据隔离我们可以运用防火墙技术，采取过滤技术和代理服务的手段对数据进行有效地保护。对于网络档案信息加密技术‚我们则可以采用三种不同的加密算法对称型加密算法、不对称型加密算法和不可逆加密算法或数据认证技术数字签名、报文认证、水印技术来对网络档案信息进行处理，以达到保护档案信息资源的目的。

参考文献：

[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（ 03）.

[2] 周应萍.信息化建设中信息资源开发利用的策略研究[J].现代情报，2009，8.