互联网背景下档案馆推进信息化建设思考

郭红晓

摘要：基层档案馆是收藏保存各类档案材料的重要单位，近年来档案馆所接待查阅档案的人员数量不断增加，过去的档案管理工作模式难以符合新时期的实际需求。因此县级档案馆必须要进一步促进信息化建设工作，不断优化革新档案管理工作模式，树立较强的责任感和使命感，确保档案资源得以科学高效地开发利用，结合档案使用者的实际需求，为社会带来更加规范高效的档案服务。本文结合笔者实际工作研究，探讨了互联网背景下档案馆推进信息化建设的思考。

关键词：互联网;档案馆;信息化建设;对策建议

当前信息技术已经在各个行业和领域中得以广泛应用，将其运用到档案馆工作中来，能够有效推动档案管理的创新与发展。档案馆信息化建设可以进一步提升档案资源的开发利用效率，确保各项工作任务目标的顺利实现，推动基层档案事业的持续健康发展，为社会经济建设发展做出更多贡献。

一、档案馆推进信息化建设的作用与价值

首先是有利于跨地域的馆藏档案资源的整合。不同地区基层档案馆借助于信息技术能够实现馆藏档案资源的共享，把各地档案资源予以整合，能够推进不同档案馆之间的优化整合，促进地方档案馆特色资源的构建。其次是有利于档案资源开发利用水平的进一步提升。依靠信息技术可以为用户带来更加便捷高效的服务，对档案资源予以有效过滤与筛选，结合用户的实际需求带来更为标准规范的信息检索与传递服务，在很大程度上优化和精简了用户查阅调取档案的步骤，实现了开发利用率的提升。再次是信息技术为各地档案馆之间的有效沟通提供了平台，各地档案馆的用户存在档案查询和使用需求后，能够直接从云档案数据库中调取相应的档案资源，促进各地档案馆的资源共享和充分沟通[1]。

二、互联网背景下档案馆推进信息化建设的对策

（一）科学规划档案馆信息化建设

第一，地方档案馆应当以国家长期战略发展规划为指引，积极推进落实信息化建设工作，结合档案馆实际情况为信息化建设工作制定有针对性的计划和方案，对工作方案不断细化，不单单要明确档案馆信息化建设工作的总目标和具体实施步骤，同时还应当对各个细节予以明确规定，对相关岗位人员的具体职责进行清楚规定，从而为档案馆各部门各岗位人员积极配合与落实信息化建设工作带来科学指导。第二，县级档案馆属于档案事业信息化发展的重要基层阵地，必须要始终坚持实事求是、因地制宜的基本原则，对信息化建设总体工作予以合理分解，确保各项方案措施得以贯彻落实。如此一来不但可以为档案馆档案管理科学化和规范化水平提升带来充分保障，同时也可以保证档案管理服务工作符合实际需求，最关键的一点即能够和地方社会经济发展水平以及档案管理服务需求相契合。第三，县级档案馆在推进信息化建设的过程中必须要主动和上级、同级档案管理展开充分沟通交流，避免出现闭门造车的现象，主要针对信息技术、档案管理经验方法等主题进行学习研讨，从而做到取长补短，对先进做法予以借鉴，避免普遍性问题反复出现，助力信息化建设水平的持续提升，对档案信息化建设成本予以有效管控[2]。

（二）数字信息共享平台的搭建

首先是利用信息技术对档案信息资源予以发布。对县级档案馆而言，能够借助于互联网和档案数字信息共享平台，把自身馆藏资源、档案数据信息、档案管理工作动态、档案知识讲座、档案知识等上传其中，用户能够利用智能手机终端进行访问，亦或是借助于微信公众号来推送相关信息，让用户可以第一时间了解档案服务内容，促进档案服务效率的提升。

其次是档案数字信息共享平台的构建有助于深化档案开发利用服务。唯有确保档案资源能够得以充分开发利用，才可以真正发挥出自身价值。通过该平台的搭建可以为档案使用者带来更多便利，用户可以打破时间和空间的限制从该平台中搜索下载自己需要的档案信息，也能够通过文字或者语音等方式直接和档案馆工作人员对话，咨询档案服务相关问题。与此同时还能够让档案馆与用户直接对接，促进馆藏档案资源开发利用率的提升，进一步提高档案管理服务水平，促进档案馆影响力的提高。

再次是档案数字信息共享平台搭建过程中应当推进以计算机设备和档案数据库为主的信息化基础设施建设工作，要尽快把档案馆目前已有的各类纸质档案进行数字化处理，将各种数据资料扫描存入计算机，建立专门的档案数据库，推动数字化档案馆建设。在这一基础上应当落实好数字档案资源的管理工作，根据统一规范、便于利用和安全保密的基本要求，贯彻落实《电子文件管理办法》，对数字档案资源的管理工作予以规范，建设更加完善的数字档案管理体系，同时重视开展好安全管理工作，通过设置防火墙和备份中心的方式避免数字档案被窃取或遗漏。

最后，档案数字信息共享平台属于交互式的系统平台，县级档案馆在为广大用户带来更加便捷的档案咨询和开发利用服务的基础上，还需要主动与用户进行沟通，了解他们的反馈信息，从而对档案管理工作予以不断优化，促进档案管理科学化水平的不断提升。

（三）确保档案管理标准规范统一

首先，统一档案管理标准规范是有序推进档案馆信息化建设的基础。档案管理信息化建设的关键是对各类电子档案数据的科学管理，进入新世纪之后我国电子政务建设步伐持续推进，各级政府部门都逐步落实了无纸办公以及高效信息传输，进而形成了海量的电子档案数据，其中涉及到文书档案、音视频档案、照片档案等。数字文件表现出极强的便利性，同时也具有非人工识别性以及易操作性等特征，因此对这部分数字档案材料的管理必须要遵循全面监督以及前端管控的要求，从而确保数字档案资源的完整性、准确性。从这一角度来说，对数字档案管理标准规范进行统一非常关键，若没有统一的标准规范则很容易导致各环节工作出现混乱，不利于数字档案的搜集、整理和有效归档。其次，统一标准规范是实现档案资源充分整合的前提。档案馆信息化建设的重点目标是促进档案资源信息共享，提升档案开发利用效率，唯有统一标准规范，才可以更好地与各地档案馆数据库进行有效对接，实现某地区乃至全国数字档案管理规范的统一[3]。

（四）信息化人才的引进和培养

首先应当做好专业人才引进工作。打造一支专业化的数字档案管理人员队伍是确保信息化建设目标实现的基础保障。因为信息技术自身表现出的专业性需求，仅仅依靠目前已有管理人员难以符合信息化建设的要求，所以要积极引入专业人才，制定人才招聘计划方案，将更多信息技术人才充实到档案管理隊伍中来。其次应当开展好培训教育活动。对已有档案管理人员和新入职人员实施定期培训教育，组织开展讲座交流活动，主要针对信息技术专业知识和档案管理专业知识着手培训，促进档案管理人员实践能力与专业技术水平的提升。最后要结合档案馆内部不同科室的具体需求，坚持每年有组织有步骤地从不同科室选拔优秀的青年人才，给予其外出学习深造的机会，同时注重对他们综合素质能力的培养，为档案馆信息化建设工作提供人才储备。

三、结语

总而言之，档案材料属于重要的基础信息资料，在当前这样一个互联网时代下发挥着十分重要的作用。档案馆必须要始终坚持与时俱进，基于实际需求着手，灵活运用各种现代技术，对档案管理和开发利用工作模式予以优化创新，不断推动档案馆信息化建设水平的提升，确保各项工作能够有序推进，为社会和群众提供更加科学高效的档案服务。

参考文献

[1]安辉.信息化对档案馆管理模式的影响[J].黑龙江科学，2019，10（21）：110-111.

[2]杨来青.再信息化：档案馆发展战略的思考[J].浙江档案，2019（09）：15-18.

[3]刘国伟.对县级综合档案馆信息化建设的若干思考[J].兰台内外，2019（21）：37.