大数据背景下地方本科院校智慧档案馆构建措施试探

王鹏翥

摘要：随着现代信息技术飞速发展，构建智慧校园成为了地方本科院校发展研究的重要方向。本文就是在这样的背景下，依托我国逐渐成熟的大数据技术，详细阐述了在RFID技术、云计算技术与大数据技术支持下智慧档案馆的主要特征，并提出了地方本科院校智慧档案馆构建措施与方法，希望能进一步推动地方本科院校智慧档案（馆）的建设，全面促进学校智慧校园的建设进程。

关键词：大数据;地方本科院校;智慧档案馆;构建措施

现代信息技术的飞速发展，为诸多行业注入了新的活力，更为地方本科院校档案馆发展提供了变革方向。在大数据技术支持下，档案信息管理逐渐向数据化、网络化迈进。自2016年国家档案局针对我国档案事业“十三五”规划纲要发布以来，各地方本科院校积极探索智慧档案馆建设，力求抓住发展机遇，实现档案馆智慧化改革建设。

一、智慧档案馆的主要特征

地方本科院校档案馆实现智慧服务，做好基础资料、档案、网络以及用户的统一，并深入挖掘其潜藏价值，更好地为学生提供优质参考资料，为学生成长整合有效互动要素，并结合相关数据，实现人才的综合培养，这就是本科院校智慧档案馆智慧服务的根本所在。因此，本文认为大数据背景下，地方本科院校智慧档案馆存在以下几点特征。

（一）档案信息采集智慧化

在传统档案馆中，一般的档案信息都是以纸质的形式保存，电子档案与其他载体档案则很少。此外，档案馆一般只注重对档案信息的储存，对于其资料利用不够充分，而且保存的纸质档案过多，导致在使用的时候，容易出现不易找到或丢失的情况。在现代信息技术的支持下，档案馆不仅拥有大量纸质档案，还存储了大量的电子档案、电子档案、音像资料，部分高校现在除了机密文件外，网上还可以查看其他电子档案。充分运用电子档案，并服务于各项运用，不仅提高了信息数据使用率，更能对信息数据进行有效保护[1]。比如，可以有效防止频繁使用造成损坏、丢失等情况，也能运用数据信息，广泛采集含有文字、音频、视频等信息，丰富档案储备。此外，还能通过智慧档案平台对档案数据信息进行综合分析，并深入挖掘其潜在价值。

（二）档案信息管理智慧化

当前，许多地方本科院校形成了共同管理档案信息的平台，可以对学生个人档案信息实现精准管理。在档案信息管理过程中，可以运用档案智慧管理平台，对学生以往的学籍、成绩、信息、就业等进行综合分析、分类、编目记录，并且将采集到的信息集成档案管理系统后，可以记录档案的库存、管理和使用次数。它还可以设置访问权限，防止机密文件的传输，也能控制储存室的温湿度，优化存储环境，延长纸质档案保存寿命。

（三）数据信息管理智慧化

在智慧档案平台中，可以对学生的档案信息进行精准化管理，当用户需要使用档案数据的时候，可以直接通过用户名进入档案信息管理，从而提高了档案使用率，实现了档案与个人、管理、机构之间的互通;通过互联网传播，管理人员通过网络链接可以接受与采集学生个人信息，并能综合分析、整理相关数据，分析学生对档案的使用频率，预测学生的档案偏好，从而提高档案馆管理效率，并提高对学生的服务度。

二、地方院校智慧档案馆构建思路

地方本科院校智慧档案创建应以数字档案为基础，坚持“深化、整合、引进”的理念。地方本科院校智慧档案主要是数字档案的现代化和发展，因此，地方本科院校应当深入研究数据档案资源，深入开展建设技术和数据资源的研究，全面结合当前实际情况及需求，开发并运用大数据技术、云计算技术、网络技术等，实现现代化校园建设，推动档案管理转型升级，为智慧档案馆建设提供基础保障，使之更好地为科研、教学、学生管理等方面提供优质的服务。在建设智慧档案馆过程中，要充分利用校园基本建设和其他可负担的资源，建设智慧校园，让档案信息与智慧校园建设协调发展，促进地方本科院校档案的管理和服务[2]。另外，在智慧建设的其他领域所获得的推广经验将引领与推动地方本科院校智慧档案建设，但是，目前智慧建设尚处于探索阶段，并没有一个成熟的成果或经验可以參考。所以，有必要引进智慧校园、智慧图书馆等方面的经验，以推动地方本科院校智慧档案馆高质量发展。

（一）完善地方本科院校智慧档案馆基础建设

完善基础设施是档案正常运行的基本前提。地方本科院校智慧档案的基础设施包括地方本科院校档案馆的建设、档案馆内电气使用、中央空调智能控制、智慧环境控制系统、智慧消防系统、封闭柜、底图柜、光板柜、防磁柜、消毒柜等存储文件等档案馆内各种基础设备与工具。狭义的档案基础设施是指在建设智慧档案过程中，与传统档案馆不同的软硬件设施，包括大数据技术、RFID识别技术等的应用;包括硬件基础设施建设、信息网络建设、信息共享平台建设、智慧文件管理系统建设和智慧文件安全平台建设[3]。

（二）加强地方本科院校智慧档案馆“软实力”

地方本科院校智慧档案馆的建设过程中，不仅需要加强基础建设，更应当引进先进的管理系统，尤其是制定标准体系、专业人员管理、人才培养基础、服务模式等方面的设计工作。

1.创建良好标准体系

地方本科院校智慧档案馆作为档案信息资源交换的关键阵地，在信息流通中有着不同替代的作用。针对地方政策标准体系的建设，国家档案局于2017年发布了相关的12项标准，为地方本科院校智慧档案馆标准体系建设提供了参考方向，切实推动了档案数字化向科学化、标准化方向发展。面对不同标准的规定与操作实际，应尽力创建与国际（内）标准相兼容或一致的行业标准。

2.加强专业人员管理

地方本科院校智慧档案馆的建设是建立在教育行政、科研、学生管理等多部门、多管理系统的智慧校园的基础上的。所以，地方本科院校应针对智慧档案馆的需求成立专门领导小组，以协调各部门之间的工作从整体战略层面统一管理，科学规划，从协同管理的角度，使大数据技术、RFID技术等更好在智慧档案馆建设中体现出价值，可以充分调动相关人员的积极性，积极参与院校智慧档案的创建。

3.奠定良好人才基础

地方本科院校智慧档案的创建对人才提出了更高的要求，时代也赋予了档案工作者新的要求。地方本科院校档案馆应积极完善人才管理机制，为人才培养创造良好的环境。档案馆自身也要改变工作方式，积极参加多层次、多形式的培训，提高网络信息运用能力、智慧档案管理能力等。

4.完善智慧服务模式

地方本科院校智慧档案建设的最终目标是为智慧校园和档案用户服务。因此，需要较为准确地了解用户需求，有效整合智慧档案的新技术、新资源、新智慧，实现学校人与物的联动，提高档案校内外服务水平和利用率。通过“一站式”信息集成，促进学校档案资源的整合与智慧档案馆的建设同步发展。

三、结束语

地方本科院校智慧档案的创建，可以为地方本科院校档案管理提供更多的便利，为智慧校园建设提供更加全面、优质、智慧的服务，进一步提升地方本科院校档案资源的价值及学校实力。但是目前智慧档案馆的建设多处于概念和理论研究阶段，还有许多方面需要进一步探索。

参考文献：

[1]于莎莎.“互联网+”时代高校智慧档案馆顶层设计研究[J].办公室业务，2020，（01）：134+140.

[2]郭艳.智慧校园视域下的高校档案馆创新服务研究[J].科技创新导报，2019，16（14）：244-245.

[3]张华.高校智慧档案馆建设的理论研究与实践探索[J].大连大学学报，2020，41（06）：68-72.