基层疾病预防控制中心档案检索制约因素分析及解决对策

王小林

摘 要：本文探讨基层疾控中心档案检索现状，分析制约检索工作效率的因素，提出相应的检索工作对策，以更好服务疾控业务发展。本文分析了当前基层疾控中心档案检索工具类型，以及制约基层疾控中心档案检索的主要因素，提出了解决举措，具有积极的参考应用价值。

关键词：档案检索;制约因素;疾控中心

概述

档案检索是指对档案信息进行系统存储及查找工作，主要涉及档案管理两个环节：存储与查检。档案检索主要经历了自然检索、人工检索、计算机辅助检索到计算机智能检索四个发展阶段。但每一个阶段来看，档案检索的操作流程大体为：第一步：分析档案特点及需求;第二步：选择相应检索工具，并确定选择主题、分类、全宗、责任者、时间及其他等检索方式;第三步：根据选定的档案检索方式及主题词、关键字、分类号等检索标识查取所需档案;第四步：通过拷贝或复印等，将检索到的档案提供给档案检索者[1 ]。近年来，随着基层疾控事业的快速发展，尤其是遇到突发公共卫生事件时，需要在极短时间里检索到所需档案资料，为基层疾控提供决策参考。

1 基层疾控中心档案检索工具类型

疾控中心档案检索发展是与科技、社会、疾控事业发展以及人文动因相互交织的结果，这些动因共同推动着疾控档案检索发展。根据长期以来疾控中心档案管理经验总结[2 ]，常见的检索工具包括：

1.1 编制方法检索工具

1.1.1 目录。在整理归档时，将性质相同的档案归为一类，并按一定次序排列，生成“目录”检索工具。如，疾控中心将学校、食品、环境、放射等“卫生”类监测和调查报告归为一个目录。

1.1.2 索引。记录疾控档案档号、馆藏位置、内容，并将其按规则排列。

1.1.3 指南。根据疾控馆藏档案资源，编纂的、介绍疾控档案信息的书面资料，也是查询档案的重要工具书，是疾控档案检索的重要工具。

1.2 疾控档案检索范围检索工具

1.2.1 一个全宗。即，疾控档案中介绍与检索对象均为全宗的某一部分档案或全宗档案。如，疾控中心计量认证全宗档案。

1.2.2 若干全宗。即，疾控档案中介绍与检索对象为某一个档案室（馆）或多个档案室（馆）的疾控档案信息。

1.2.3 专题。即，疾控档案中介绍与检索对象为某一专题相关的档案信息。如，疫情防控专题档案。

1.3 载体类型检索工具

1.3.1 计算机检索。将疾控档案信息存储于计算机磁盘，根据疾控档案利用需求，提供关键词、主题、分类号、全宗等信息进行检索。计算机检索效率高、速度快，尤其是智能化时代，智能+计算机检索成为疾控档案检索工具发展趋势。

1.3.2 书本式检索。即，将疾控档案信息分为若干类别，并制定对应的类别目录，将类别目录记载于纸张，制成活页式书籍，这也成为疾控档案检索的重要载体工具。

1.3.3 卡片式检索。即，将疾控档案信息制成卡片，卡片中记录相应的条目内容。

2 制约基层疾控中心档案检索因素

新的档案检索工具通過不断突破传统档案检索瓶颈，推动档案检索向前发展[3 ]。但在数字化、信息化背景下，制约基层疾控中心档案检索的因素依然存在。

2.1 档案信息不完全

档案检索基于档案而生。大数据、云计算时代，基层疾控中心数字化档案检索方式需要建立在相应的数字化档案基础之上。但由于受经费保障、人员配备和软硬件设备等因素制约，基层疾控中心馆藏档案资源数字化进展缓慢，制约了基层疾控档案数字化检索工作[4 ]。目前，一些地区基层疾控中心采取“数字化目录+纸质档案”模式，但这一模式管理下，因疾控中心档案未能完全实现数字化管理，使得档案检索因档案信息不完全难以实现预期检索效果。

2.2 检索标准不完善

档案检索对标准化要求极高，目前，基层疾控档案检索主要依据《档案著录规则》《中国档案分类法》《中国档案主题词表》等，在信息化、数字化背景下，缺乏相应的标准和依据。档案检索集中于传统著录标引、检索语言、检索工具等，关于电子文件、音像制品的档案检索标准缺失，区域性疾控档案信息共享平台尚未完全铺开，不同地区的档案检索标准化、兼容化依然存在较大短板[5 ]。

2.3 业务水平待提升

大数字时代，档案检索的理念、方式、方法发生了巨大变革。但基层疾控中心档案管理者思想理念、知识储备、年龄结构、工作经验等存在较大短板，成为制约档案检索转型发展的重要因素之一。

3 改进基层疾控中心档案检索措施

3.1 有重点地加快档案数字化进程

针对基层疾控档案信息化不完全影响档案检索的问题，要针对馆藏疾控档案现状，有重点、有选择地加快馆藏档案数字化进程。改变传统“扫描+后期+存储”的数字化模式，紧紧围绕基层疾控中心主要业务，根据现实需要，从档案室（馆）中走访调研，将日常查询需求量高、服务对象需求密度和价值集中的疾控档案，先行进行数字化，改变传统存储模式及内容，突出基层疾控馆藏档案特色，将疾控档案目录数字化作为首要任务，再根据形势需要，逐步扩展至馆藏疾控档案正本数字化[6 ]。即，根据疾控档案查询、利用频率、档案服务现实重要程度，压茬、递进式地进行全文数字化。

3.2 有目的地改善档案检索方式

随着经济社会的发展、科学技术的进步、疾控职能转变，以及疾控档案载体的发展变化，纸质、光盘、磁盘、软盘、云盘等载体在疾控档案管理中得到了广泛应用。档案形态有纸质档案、数字档案、电子档案、照片档案、视音频档案等，载体及形态的多样化，就要求基层疾控档案管理部门积极探索多样化档案检索方式（见下图），以满足当前检索需要[7 ]。以疾控视音频档案检索为例，需要根据帧定位、帧检索和帧播放，结合图像检索和语音检索等技术，直接精准地检索并定位视音频疾控档案。