基层党校提升档案管理水平的关键环节

周玉华

摘 要：本文重点分析了基层党校档案管理工作的现状，以及档案收集、整理、保管和利用等几个环节存在的问题。提出了提升档案管理水平的对策，论述了抓好档案的收集、整理、保管和开发利用等工作环节的方法。

关键词：党校;档案;管理;水平;环节

档案工作是党校工作的重要组成部分。党校档案是党校教学、科研等工作实践的真实记录，是党校实行科学管理、提高教学质量、培养领导干部和优秀中青年干部的必要条件和依据。提升基层党校档案管理水平，是目前基层党校档案管理工作的重要任务。

1 基层党校档案管理工作的现状

1.1 档案工作没有纳入党校规划

首先，很多基层党校没有建立健全档案工作管理体系和管理规范，没能建立起符合信息化需要的档案管理模式。其次，没有将档案管理工作纳入党校发展规划和领导年度工作目标责任制，没有纳入有关部门和有关人员岗位责任制，档案工作没有驶入规范化管理的轨道。

1.2 档案及归档材料收集不全

档案人员不能主动深入各教研处室收集档案，每年都是坐在档案室被动接收移交来的档案。每年接收的基本都是文书档案和会计档案，声像档案、教学档案、学生档案等都是没有规律接收的。已经接收的档案，存在归档材料严重不全的问题。

1.3 档案信息化管理水平较低

一些基层党校还是采用传统的档案管理工作模式，档案的整理和提供利用都是手工操作，档案信息化程度远远滞后于办公自动化的整体水平。使用的档案管理软件没有遵循国内统一标准，功能单一、标准化水平低、数据不齐全，大多数档案数据共享性较差。

1.4 档案安全保管存在安全隐患

一些基层党校档案安全风险防范意识较弱，存在着重技防、物防，轻人防的情况。在档案实体归档、保管和计算机网络利用方面的安全隐患很多，档案没有实行集中统一管理，档案库房简陋，达不到档案保管“八防”的要求。档案信息与网络安全的防护能力很弱，许多档案应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性。

1.5 档案开发利用手段落后

多数基层党校档案查询以手工为主，手段单一，应用计算机管理档案的单位，只有文书档案实现了计算机目录，检索需求者想要查档案信息必须亲自到档案部门进行查找。多数基层党校没有开展档案编研开发工作，档案开发利用效率较低，不能最大限度满足行政管理和教学管理的需求。

2 提高基层党校档案管理水平的几个关键环节

2.1 档案管理体系的建立

档案工作应纳入党校发展规划，纳入管理制度体系，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导。建立档案管理机构网络，形成以档案室为中心，各部门共同参与的管理网络。逐步建立健全统一领导，分类建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。党校各部门必须有1名负责人分管本部门的档案工作，并配备兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理和归档工作。党校档案室负责收集、整理、保管和提供利用党校及各单位、各部门形成的档案。

2.2 档案收集工作环节

2.2.1制定归档范围和保管期限表。档案人员要制定各类档案《归档案范围和保管期限表》、档案移交办法。做好各类档案收集工作，专职档案员不能被动等待，而应主动前往各教研处室，做有心人，注意党校每个阶段各职能处室开展活动情况，抓好各项活动过程中形成的文件材料收集归档。

2.2.2 注重校内外重点材料的收集归档。校内外重点材料包括：党校领导及著名教师在校外公务活动中形成的有重要价值的文件材料;基建工程竣工向综合档案室移交后，在改建、维修中所产生的基建材料;科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研材料。这些材料要及时移交，保证党校有特色、有意义、有利用价值的重点材料得以保存。

2.2.3 严格执行各类档案归档时间。文书类、出版物类和外事类档案应在次年6月底前归档;教学档案中的综合管理文件材料应在次年6月底前归档;其他各类材料完成一个培养周期当年寒假前一次性归档;科研、基建类档案应在项目完成后2个月内归档，周期长的科研或基建项目可分阶段归档;设备类档案应在2个月内将随机全套技术资料整理归档;会计档案可在会计年度终了后暂由财务部门保管1年，期满后的次年6月底前归档;声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档。

2.3 档案整理工作环节

2.3.1 制定档案整理工作方案。在档案整理方案确定中，有两个工作是非常重要的，一是档案整理的原则的确定。因为在档案整理过程中会有很多突发的问题暴露出来，所以，在整理方案确定过程中，制定对一些相同问题的处理原则是必要的，避免在后期针对有些问题重复、反复沟通，导致方案被拆解。二是重要的档案整理细节的预测和判定。档案整理小组可以根据以往经验，对于一些在档案整理过程中的细节做事先的规划，并拿出整理流程和控制方法，这样，在档案整理实际过程中，整理人员才有明确的整理依据，从而使档案整理方案自始至终统一标准。

2.3.2 明確各职能科室工作职责。档案案卷整理工作主要由形成档案的各处室完成，档案整理流程主要有：分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒，整理完毕后向党校综合档案室移交。综合档案室负责对接收的档案进行分类、整理、编号、排架。档案实体按档号顺序排架，档案分类、编号、排架一经确定，不可随意变动。档案室除接收各教研室移交的档案外，还要负责对征集、代管、捐赠等方式获得的档案及资料进行整理。

2.3.3 编制各类档案检索工具。档案室负责建立党校档案的检索体系，编制配套的检索工具。检索和参考工具包括：案卷目录、档案室指南、全宗介绍、分类目录、资料目录等。同时构建完善的电子档案信息管理系统，方便查询和利用档案信息，扩大利用率，利用计算机网络，真正实现档案信息资源的高度共享。