档案管理在交通运输管理中的作用

张颖

摘 要：交通运输事业是国家现代经济的支撑力量，在助推社会经济繁荣发展和践行国家战略方面有着不可替代的作用，是国家各项事业稳定长效发展的助推力量，所以国家高度重视交通运输事业的发展，并加强对交通运输的管理，从而为整个行业的进步提供更加规范有效的支持。档案管理是交通运输管理的基础工作，是其中不可分割的内部管理组成部分，在档案信息的保存、保管和开发利用服务等方面发挥着重要功能。正确认识档案管理在交通运输管理当中的作用，并在交通运输档案管理当中把握正确的原则和方法，可以有效支撑交通运输事业的进步，也能够进一步完善国家的档案信息系统。

关键词：档案管理;交通运输管理;作用;方法

中图分类号：F512.6;G270.7 文献标识码：A

0 引言

在交通事业的发展建设当中，随着时代的进步和社会的发展，不管是需求方向还是诸多硬性指标的设置，都发生了翻天覆地的變化，要想维护交通运输工作的整体能效，就要凭借有效的档案管理力量，确保交通运输管理规范性和有效性。在这样的背景之下，需要做好对交通运输管理中档案管理价值的有效分析，同时根据档案管理需要提出科学有效的档案管理准则以及实践方法，进一步完善档案体系，为交通运输事业的长效进步提供支撑，带动社会经济事业的整体发展。

1 交通运输档案管理的特征

档案是非常宝贵的信息资源，在各行各业的发展当中有着至关重要的作用，不同的领域有着不同类别的档案信息和对应的收集管理方法，交通运输管理当中的档案管理同样如此，其整体特征表现为：第一，大规模特点鲜明。交通运输管理有着明显的复杂性、专业性，同时对工作的细致性提出了很高的要求，其原因在于交通运输事业的发展过程中会生成各种各样的文件，文件往来非常频繁，不管是运用哪种依托方法开展文件交互，实质上都有着极高的关联度，特别是在交通运营高峰阶段，文件总量更是非常庞大，从而增加建档工作的难度与实际管理工作的强度。同时交通运营工作的覆盖面广，分支多，除了业务范围会随经济发展而不断拓展之外，还在管理阶层方面逐步扩大纵向跨越度。另外，在交通运输管理当中，档案管理内容以及业务系统都有对应的标准界限，使得档案管理体系建设越来越重要，而且需要进行信息的大规模整合与利用。第二，逐步形成综合档案利用体系。交通运输管理所涉及到的档案管理任务非常多，要求相关部门提高默契配合度，使得管理工作的落实可以以主次相交的方法逐步延伸拓展，满足日益增长和变化的工作需要。为了充分满足当下交通运输管理综合化和规范化的实际需求，让档案管理的能效得到最大程度的发挥，就必须建立档案信息化管理系统把纸质档案转变成数字档案进行有效管理，同时还需要针对内部管理各个项目进行细化探究，在归纳成功经验与方法的同时，持续完善业务类别，扩展项目涵盖范围，使得每个管理系统得到长效运行。

2 档案管理在交通运输管理中的作用

交通运输事业是影响国家经济发展全局的事业，在国民经济发展当中扮演着重要角色，新时期为了有效适应经济建设需求，需要进一步重视交通运输工作的开展，并为推动该事业发展采用更加科学有效的管理措施。在交通运输管理工作的实施当中，档案管理作为基础内容，发挥着至关重要的作用，主要体现在：

一是便利于做好交通系统的管理。交通运输管理难度大，要求高，只有对交通运输事业发展过程的各类信息进行有效收集与掌握，才可以满足交通系统科学管理的实际需要。于是要求基于标准化和规范化要求助推建档工作的开展，在交通运输管理实践当中形成各种各样有价值的档案资料，实现对各类信息的全面记录，防范信息遗漏或丢失。利用这样的方法可以便捷有效查询所需档案，并通过档案整理利用，方便交通运输管理部门，从整体上把握交通事业的发展现状，为整个交通系统的稳定运行与科学管理目标的达成提供支撑力量。二是通过开发利用交通运输档案资源，助推交通事业长效进步。交通运输档案资源在交通线路建设、养护、维修、管理等诸多方面都发挥着重要作用，记录了这些工作环节的各类信息，能够提升管理人员对交通设施和路线情况的了解，并依托有效的档案管理，发现其中存在的问题和不足，进而提出针对性的应对方案，优化交通运输监管，保证交通事业的稳定长效发展。三是依托交通运输档案管理，提升经济与社会效益。经济效益是用尽可能少的劳动消耗获取最大化经营成果。社会效益是最大化利用有限资源，从而满足人们不断增长和变化的物质文化需要。交通运输档案管理当中的各类信息资源，可以在服务大众和满足生产生活方面发挥积极作用，产生强大的社会以及经济效益，为全社会创造出更多财富。

3 交通运输管理中档案管理的实施策略

3.1 把握档案管理内容

在综合考量交通运输档案管理现状和交通事业发展的特点之后，首先应该明确档案管理的内容，目的是指出确切的档案管理实践方向，有效弥补以往档案管理的漏洞，确保档案管理资源的开发利用有效性。总的来说，交通运输档案管理的内容主要包括：一是档案收集。交通运输的工作量大，内容丰富多样，需要收集各类重要档案信息，以便为后续工作开展提供参考，维护档案资源的完整性与安全可靠性。二是档案整理。交通运输档案管理内容有着不同的形式，而诸多复杂档案混合起来会给部门运转带来很大压力。为了有效弥补这样的问题，必须做好档案的管理，尤其是遵循原则进行档案信息的整理，确保各项管理策略的选择具备适用性，让档案管理条理清晰。三是档案鉴定。为了迎合档案信息使用者的多元，需要应对各类突发问题，应该对不同类别档案资源的作用进行发挥。除了要做好基本的收集与整理工作之外，还必须重视档案信息，鉴别发现档案资源的真伪，维护档案管理科学性。四是档案保存。在交通运输档案管理工作当中，涉及到不少保密性要求高的档案信息，更是要做好有效的档案保存保管工作，从而维护档案的完整真实。五是档案利用。档案管理的最终目的是在实际应用当中发挥应有价值，所以应该改变过去只重保管不重利用的情况，积极提出有效的档案开发利用标准和要求，体现档案资源的应有价值。

3.2 加强现代技术运用

运用现代科技手段改革交通运输档案管理是确保档案事业稳定落实的必要保障，也是有效弥补以往档案管理缺陷的重要措施，因为传统人工化和纸质档案的管理模式，给档案工作的处理带来了不少问题和隐患，除了无法维护档案管理的质量与效率之外，还出现了各种风险不利于交通运输事业的发展，也影响决策制定的有效性。新时期在信息化时代背景下，运用现代科技手段改革交通运输档案管理已经成为当务之急，尤其是要用信息化手段来替代人工以及传统的管理方法，维护档案管理，规范科学以及安全。首先应该对信息化档案管理设备进行完善化配置，淘汰落后的设施设备引进先进的软件和硬件设施，同时完善网络系统，以便为档案信息的交换与共享提供保障。其次加强对电子档案的管理力度，促进纸质档案的电子化档案的转化，构建完善化的档案数据库，并且保证系统的稳定运行。最后要对档案安全性进行维护，既要看到信息化手段和档案管理结合的好处，又要把关注点放在网络安全的维护层面，构建专门的安全管理机制，加强对网络安全技术手段的运用，防止出现信息泄露问题。

3.3 重视档案开发利用

档案管理是一个非常专业复杂的活动过程，为了体现档案管理的价值，不能够只将关注点放在档案的收集和保存層面。因为简单的档案收集归纳，并不能发挥出档案资源的应有价值，只有通过对档案进行开发利用，才能够让档案的潜在价值得到深层次挖掘，进而为交通运输事业的长效发展打下基础。站在国家档案资源管理视角进行分析，档案资源闲置会造成资源的浪费，同时也会影响覆盖全民档案体系的构建。所以在交通运输档案管理工作当中，应该把开发利用作为当前的工作重点，从而为交通运输事业的发展和战略运行提供动力支撑。一是要运用规范化方法进行档案信息的收集整理与存储，保证收集过程规范有效，为后续的资源开发利用打下基础。在收集过程当中要严格把控，确保最终得到的档案资源是具备开发利用价值的，否则档案管理的意义也就不复存在。二是要善于运用信息化手段满足档案利用的需要，充分考虑信息需求者的档案信息使用需求，提供更加方便快捷的信息检索和支持服务。

3.4 完善档案管理制度

制度建设是所有工作得以稳定规范运行的基础制度的保障作用是不可忽视的，不管是推动交通运输事业的发展还是促进档案的管理，都需要加强制度建设，维护制度的规范性。在制度建设当中要特别注意完善支持保障机制，特别是要加强和确立有效的组织领导，坚决贯彻执行管理责任制。领导需要认清档案管理的价值，做好档案部门综合建设给予资金资源层面上的支持，同时通过宣传引导的方式，确保上下一致，合力助推档案管理规范性，不断进行创新与完善档案管理制度。

4 结语

档案管理在交通运输管理当中发挥重要作用，如今已经成为内部管理体系当中不可分割的一部分，档案管理不仅仅可以体现交通运输经济运行水平，还可以为后续管理工作的开展提供强有力的工作依据。不过在实际工作的开展当中，档案管理往往会被忽略，从而影响到档案管理的质量与应有价值发挥，也威胁到交通运输事业的进步。在这样的情况下，为了满足新时期交通运输工作的发展需要，要满足交通运输科学管理的需求，就要认清档案管理在其中的重要作用，正确把握档案管理的特点与要求，提出现代化和科学化的档案管理措施，有效服务交通运输事业的改进与发展。

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