ERP供应商管理系统的设计与实现

江苏自动化研究所 黄 沈

供应商管理的根本目的是通过提高供货产品和服务质量及交付能力，缩短企业采购周期和生产成本，从而提升产品核心竞争力。在建立合作关系之前，企业采取各种方式对潜在供应商进行考核评估，并在合作过程中不断跟踪及反馈，确保整个供应链的稳定运行。《“十四五”规划》明确指出推动数据赋能全产业链。企业通过信息化手段提升供应商管控能力，实现供应商资源的有效整合，加强生产制造各环节的数据应用。本文在对企业供应商管理问题深刻剖析的基础上，构建企业供应商管理系统功能架构，并详细介绍其主要功能模块，应用效果表明，该系统一定程度上解决企业的供应商管理问题，为其它信息系统提供有效数据支撑。

1 供应商管理问题分析

由于客户需求的多样性、生产周期的不确定性及生产过程中大量插单或变更等现象，导致物料采购品类繁杂，业务额度小，物资采购计划制定难度很大，而供应商供货产品质量及准时交货率直接影响企业生产周期。受技术约束或客户个性化要求，还存在单一来源供应商。因此，企业通过制定各种规章制度和考核办法约束企业与供应商间的各项活动，一方面指导供应商选择，快速从供应商处采购原材料并按客户订单要求如期完成生产交付，确保企业高效运转；一方面促进与供应商合作模式的升级，通过设计不同评价指标进行考核，根据考核结果进行供应商分类，不断探索与优秀供应商新的合作方式。实际执行过程中，存在以下问题：

（1）供应商准入审批手续滞后。采购时优先选择供应商优选名录中的供应商，当名录中的供应商无法满足供货条件时，选择新的供应商需办理供应商准入手续，方可进行采购相关业务，但在实际过程中准入手续常常事后补办。

（2）缺乏有效的供应商评价管理手段。在组织评价过程中通过邮件、电话等方式跟踪进度，工作量大，且评价结果靠人工收集、统计，极易出错，急需通过信息化手段实现供应商评价过程管理。

（3）供应商信息更新不及时。一般情况下，供应商信息更新发生在供应商定期评价或是在某个部门发生采购或是付款业务时，但更新后无法及时通知其它部门，导致其它人员在不知情的情况下使用了“不合格”的供应商或者临时办理更新手续。供应商资质信息有效期管理缺乏有效手段，资质过期的供应商不允许发生采购业务，缺少相关提醒机制。

（4）供应商管理职能分散，数据不规范。一是缺少信息化手段，导致供应商准入手续重复办理的情况；二是质量管理部门和财务部门对供应商关注点和管理范围不一致，部门间供应商数据存在较大差异，数据不规范；三是在付款时，财务人员在财务管理系统中使用的供应商缺少有效校验，同一家公司因简称输入、更名等原因存在多条记录，十分混乱。

2 系统功能设计

供应商管理系统功能架构如图1所示，主要功能包括供应商档案管理、供应商准入管理、供应商信息变更管理、供应商评价管理、投诉建议管理和黑名单管理等。通过供应商管理系统建设，打造统一的供应商维护入口，解决企业内部供应商信息“一物多码”问题，规范企业供应商管理流程。

图1 供应商管理系统功能架构

2.1 供应商档案管理

供应商档案管理主要用于查询和展示系统中所有供应商信息，包括供应商编码、供应商分类、供应商名称、纳税人登记号、开户银行、法人代表、联系方式、公司地址、合格供方编码、管理部门、供货范围、资质信息等。供应商档案模块存储供应商所有的信息，包括基本信息和管理信息。该模块只对用户开放查询权限，支持用户查询所有供应商信息，主要的数据结构设计如表1所示。

表1 供应商档案数据结构

2.2 供应商准入申请

供应商准入申请分为合格供方准入申请、名录外准入申请和业务往来准入申请。根据不同采购业务的管理要求，填写供应商准入申请单，系统根据准入类型，启动不同审批流程，审批通过后供应商信息写入供应商档案。

软件流程如图2所示，在供应商准入申请界面中，点击新增按钮时，软件调用CardBodyBoforeEditEvent创建申请单，当用户录入基本信息，点击保存时，软件判定供应商的统一社会信用代码是否已存在，若不存在，则保存申请单，若存在，则提示用户修改。当申请单保存成功后，点击提交按钮时，触发CardBodyAfterEditEvent，执行审批流程，当审批通过时，更新申请单状态，同时将供应商信息更新到档案中，以供用户查询和使用；当审批不通过时，只更新申请单状态。

图2 供应商准入申请软件流程图

2.3 供应商信息变更

当供应商发生更名、法人变更、资质变更等情况或企业内部考核评定结果需重新评级时，需要根据实际情况更新供应商信息。根据企业对供应商变更的管控要求，设计了基本信息变更和管理信息变更两种类型，并根据不同变更类型设置不同审批流程。

2.4 有效期管理

系统对供应商信息进行有效期控制，及时提醒管理人员及时更新系统中供应商信息，包括名录外供应商状态有效期控制和供应商资质有效期控制。名录外供应商状态有效期控制是指通过名录外供方准入手续进入系统的供应商，生效期即将满1年时进行提示，重新办理准入手续，否则该供应商信息自动失效。供应商资质有效期控制是指在办理合格供方或名录外供方准入手续时，在提交的供应商资质信息中设置失效期，当失效期临近时进行提示，通知供应商提供新的资质信息，办理供应商信息变更手续。

2.5 供应商评价管理

供应商评价管理用于对供应商的资质、质量保证能力和产品/服务绩效等方面进行评价，根据评价结果进行供应商等级分类。评价结果为“基本合格”及以上等次的供应商纳入合格供应商名录，评价结果为“不合格”等次的供应商取消合格供应商资格。供应商评价管理模块主要包括评估方案、评估表、评估报告等功能。

2.6 投诉建议管理

投诉建议一般有如下两个使用场景：一是在产品使用过程发现严重质量问题，向供应商反馈但供应商不响应；二是根据单位管理制度，质量部门定期集中收集供应商投诉建议信息，业务人员提交投诉建议单，审批通过后，由采购部门从商务角度要求供应商履行响应，根据供应商反馈结果对供应商进行处理。

2.7 黑名单管理

当出现供应商多次供货合格率过低，质量问题整改响应不及时、交货履约率过低等情况时，业务人员随时可发起供应商黑名单申请，采购、管理人员进行相关确认，审批通过后更新供应商档案，纳入黑名单的供应商不会直接从系统中删除，但在其它信息系统中无法使用。

2.8 供应商统计及智能分析

根据不同用户的使用诉求，设计供应商信息分析模型，对供应商类型、供货类型、合同履行情况、供货产品质量情况、采购次数、采购合同额、催请记录等信息进行多维度、多层次的统计及展示，为企业制定科学的采购策略和付款策略提供数据支撑。

本文深入分析企业供应商管理的存在问题，构建企业供应商管理系统，规范供应商准入、变更、评价、投诉建议等管理流程，提高供应商信息更新及时性，减少不同系统重复录入和手续重复办理等工作，大力提高企业的数据标准和供应商管理水平，通过探索供应商、采购等信息综合智能分析，不断提高供应商评价水平，建立更加完善的供应商奖惩机制，建立牢固的供需关系，促进企业的可持续发展。