对我国档案信息化建设实施的理论思考

高慧

摘 要：随着信息时代的到来，我国的信息技术也一直在高速发展，档案管理也由最初的文本档案库管理逐步进行改革，形成了顺应时代潮流发展的数据档案信息管理系统。信息资源的主要来源之一就是档案信息，而档案管理的信息化相较于传统的文本档案库管理来说更是提高了信息保密的安全性和信息检索、分类及使用的便捷性。本文在介绍了我国档案信息化建设的意义和主要内容的基础上，分析了我国目前档案信息化建设存在的主要弊端并提出了相应的对策及建议，希望能够为我国未来的档案信息化建设的发展提供一定的理论支持与实践帮助。

关键词：档案建设;信息化;理论与实践

在网络信息高速发展的今天，电子信息技术和计算机网络技术也得到了进一步的传播与普及，这些技术打破了传统的产业结构，并在各个领域中被广泛使用以推动各种产业结构的发展。档案信息的作用就是帮助人们记录人类和社会的进步发展，对于人类历史长河中的各种变化发挥着重要的作用，因此需要采取科学合理的管理措施来对其进行管理。以往的档案管理模式主要是以人工操作为主，需要人为地对档案进行归纳整理，不仅效率低下，而且还很容易存在管理漏洞，造成丢失了档案信息真正的价值。事实上，档案信息化就是将档案工作领域的内容合理的运用现代化信息技术来进行高效的处理，以档案信息资源为指导，以实现共享档案资源为目的来更好地推动档案管理的发展。档案管理的信息化建设一般包括以下流程：通过使用最新的信息技术去合理地开发档案工作的技术应用流程。通过采取合理的手段和方法来开发并整合档案信息化所提供的信息资源，使其成为整个社会能够利用的资源，在整个社会的发展过程中逐步实现各个方面的档案信息化。总之，档案信息化实际有两层含义：首先是社会发展的形式之一，它概括了社会整体的发展过程，而不是特定时刻的某个结果。档案信息化建设在这个过程中必须在社会的所有领域都充分发挥作用，因此就有必要将档案信息化的建设看成是社会进步的一个层面，并不断地对其进行探索与研究。其次，档案信息化的建设过程实质上也是一个持续改进不断完善的过程。在这个过程中，信息技术需要不断地提高，同时也要不断地去实践应用，及时发现问题与不足并及时改进，从而更好地为档案信息化的建设提供源源不断的资源和动力，并最终促使档案信息化建设能够达到资源共享的目的，这也意味着需要更好的档案管理条件以及更多的社会力量来推动档案信息化的建设。档案信息化实质上是一个动态的过程，其含义会随着社会的发展而发展，社会的变化而变化。信息化的档案管理模式不仅能够提高工作效率，实现信息的同步更新和永久留存，而且在管理中不会出现人为错误。因此，对于档案管理的信息化建设对于社会的发展起着不可或缺的作用。

一、档案信息化建设的核心

1.档案信息化建设的意义

当今社会对于档案信息化建设最常见的解释之一就是部门员工在工作中通过不断的使用现代互聯网技术，并在其管理中有效地对信息进行整理和运用的过程就是档案信息化的建设，通过这种方式在提高档案管理效率的同时还能够使信息管理更加具有意义。这是因为与其他行业相比，我国的档案信息化起步较晚，然而其涉及的管理过程和领域却相当广泛，并且所需专业知识及理论也较为复杂，因此还没有明确的定义。随着我国社会的不断进步和发展，信息化已成为社会发展的主要标志之一，特别是对于信息化高速发展的现在来说，信息化的建设就显得更为重要。因此，在信息化建设的过程中，应当引起各个行业的充分重视，档案管理行业也不例外。在档案管理行业发展的过程中，其基础业务需要向现代化和计算机化方向逐步靠拢，加快档案管理信息化建设的脚步，这也是档案管理行业不可避免的发展趋势，符合时代发展潮流。信息化建设现已成为社会发展和经济建设的重要组成部分。在社会发展的过程中，需要充分意识到档案工作信息化的重要性，以便将与其相关的工作同时代发展的要求结合起来。我们需要先总体规划出切实可行的档案工作的实施方案，并对档案信息化的任务和目标进行严格的保密，只有这样才能够执行好档案信息化建设的基本任务，从而更好地实现档案信息化建设这一根本目标。

在建设档案信息化的过程中需要注重归档电子文件和电子档案，以确保整个操作流程的标准化。基于此，建立一个档案管理数据库就是极为必要的，该数据库需要有着一定的示范性，比如：可以在一些中心城市中建立一些具有示范性的数字档案馆，以便其能够实时的发布档案信息，使公众能够随时通过网络来搜集到相关信息，促使档案信息化的建设能够更加规范。除此之外，档案管理还需要注重利用信息化，可以通过将信息化融入档案管理的工作过程中来对信息资源进行有效的管理。想要充分利用社会信息资源，就需要有效地将信息资源的发展价值进行有效开发，只有充分开发这些资源，才能够真正实现信息资源的社会效益，才能够在经济发展的过程中去有效地开发信息资源。档案信息化管理模式相对于传统的档案管理模式而言能够扩展档案工作服务的范围，并能够允许对系统内各种存储的信息来进行网络处理，从而使系统内部都可以使用这些资源，这在一定程度上还可以节省大量的资源。档案信息化建设还可以降低许多传统的档案管理模式中所存在的弊端，促使档案能够实现在信息采集、信息管理和服务职能等方面的转变，确保在资源分配的过程中能够及时地对档案中所存在的问题进行更改，使其更为合理化。简而言之，社会各界人士均认为档案管理的信息化建设是十分必要且有价值的，虽然我国目前对于档案信息化管理的过程仍然存在一些问题，但是也依然不能够忽视信息化对于档案管理的重要作用。因此，有必要将计算机网络信息技术和电子技术合理地整合并运用到档案信息化建设之中，从而来持续有效地提高各级档案信息管理的能力。

2.档案信息化建设的主要内容

（1）数字化转变。数字化是实现档案信息化建设的基本条件之一，同时也是实现档案信息化目标的前提条件。在过去传统的档案管理中，统计信息主要依靠纸张来进行记录，以及偶尔会用到的少量音频或视频文件。所谓档案信息数字化，就是将原先传统的记录方式转换为电子数据并创建相应的目录和表单数据库。这不仅能够方便使用者随时进行查看而且占用空间较小、使用方便、存储简单，还可以有效地进行备份，不易损坏和丢失，并且提高了存储的安全性。