大数据时代企业档案管理探析

任丽隔

摘要：近年来，网络信息技术与计算机工程行业呈现出了上升趋势，这无疑为大数据、云计算、信息化发展奠定了坚实基础。在大数据时代背景下， 企业为了谋求生存和发展，往往需要从海量的、低价值的数据信息中提炼出有价值的信息。为此，只有直面大数据时代所带来的机遇和挑战，才能帮助企业实现既定的经济效益和社会效益。本文着重探讨了大数据应用于企业档案管理方面的情况，并针对应用中存在的问题，提出了应对措施。

关键词：大数据时代;企业档案管理;管理效率

1当前企业档案管理工作的现状分析

1.1企业档案信息资源的管控

大数据时代，海量数据成为常态，为企业档案信息资源的日常管控带来挑战。传统的企业档案管理，主要通过整体管控系统中已归档的档案数 据，实现一种基于结果的控制。大数据时代的到来，对档案的实时生成、实时流转、实时处理提出了具体要求。借助大数据技术和平台，能够充 分挖掘档案信息之间的有机联系，将档案资源的整体管控贯穿于企业档 案的全生命周期，贯穿于形成、收集、整理、归档、处理、利用的全过 程环节。通过对归档时间、归档数量、责任者和归档部门等档案生成规律、流转规律的把握，连接起档案管理活动的每个关键节点，建立起全过程受控的文件档案控制体系。与此同时，在管控活动的全过程中，大数据技术既可以实现实时数据流的捕获、推送，也可以从海量数据中快速获 取对企业有价值的信息，甚至通过分析档案数据生成规律，预测和发现企业经营管理过程中潜在的问题，对企业档案的管控将成为一种基于过程和 价值挖掘的管理。

1.2对档案管理者的能力提出了更高要求

过去档案管理者的工作对象都是纸质版资料，但是随着信息化技术的完善和普及，特别是大数据时代的到来，使得档案管理者的工作方式已从传统的纸质文件存档与整理逐渐向更多地使用计算机运用模式转变。但在实际工作中，还有部分档案管理者没有从传统观念中转换过来，对应用计算机技术从事数据整理、數据编排、数据备份以及分类等工作还不是很了解。因此，大数据时代对档案管理者的能力提出了更高要求。

1.3重视传统档案静态、滞后数据的维护和管理

大数据具有实时动态性特征，已给企业档案管理的模式转变带来了机遇和挑战。但是，这并非意味着传统的企业档案管理不再有存在的必要， 相反，传统的档案处理模式可以为将来企业通过大数据技术挖掘信息提供更为优质可靠的信息资源。同时，正因为大数据具有的实时信息与积累信息的聚合作用，传统档案业务更需要加强基础工作建设并不断研究如何通过传统的企业档案管理手段，最大限度地发掘具有归档价值的各类电子文件并做好归类整理和有效利用工作。

2大数据时代下企业档案管理工作的创新思路研究

2.1紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念

在企业运转和发展的过程中，会产生大量的数据信息，不论是工程项 目信息，还是人事档案信息，这些信息都是一个企业最宝贵的财富，对于企业的持续发展具有至关重要的意义。而传统档案管理模式，大都采用纸质材料、档案盒和档案柜的组合进行保存，这样的方式虽然可以起到一定的保存效果，但是场次以往并不能保障信息的安全与稳定。并且，当前大 数据时代的不断深人，数据信息储存的安全性、稳定性、动态化、便捷化的优势，对于企业档案管理工作来说是尤为关键的，不仅可以有效提升档 案管理的效率和质量，还可以提升企业档案管理的服务性能。但是在实际应用过程中，大部分企业还未能转换传统的档案管理观念，大都延续传统 档案管理模式进行，使得企业档案管理过程中存在很多弊端，对于企业档 案管理的效率和水平影响极大。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新思路进行研究时，可以针对这一问题，通过紧跟时代潮流， 改善自身档案管理观念的方式，进而在提高档案管理效率的同时，有效促 进企业档案管理工作的优化和发展。

2.2完善企业档案管理队伍整体素质水平

企业可以根据自身的实际情况，加强对档案管理工作的重视，通过培训和交流等方式，有效提升自身档案管理人员队伍的综合素质，从而为大数据时代下企业档案管理工作的开展提供基础和前提。首先是自身档案管理人员队伍的整体建设方面，企业要提高思想认识，对档案室、档案管理设备以及档案管理人员进行科学合理的配置，尤其是档案管理人才招录， 在进行招录过程中，要注意迎合大数据时代的时代特点，加强对招录人员大数据时代下信息数据的了解，以及计算机和互联网络的运用，从而为后续大数据时代下企业档案管理的设计和完善提供基础。其次，是对 现有档案管理人员的素质进行完善和提升，可以通过设置培训交流的形式， 对当前先进的档案管理模式企业进行合作，派驻自身的档案管理工作人员 到优秀企业派驻学习，再结合自身企业的实际情况，对企业档案管理工作进行完善，进而利用人才带动工作的进步和发展，有效提升企业档案管理的水平。

2.3加快企业档案管理信息化建设

实现档案管理信息化已经成为行业发展的共识，在具体的实践环节， 应着重做好以下几点工作。首先，需要了解档案管理工作的设施设备，提 高硬件设施的技术程度，将传统老旧的纸质版管理模式转换为现代新型大数据存档管理模式。其次，要将档案管理工作的硬件设施进行全方位的升级，加快基础建设进程，尽快实施现代化档案管理模式，整理现存的各种档案资料，为新模式下的档案储存工作做好准备。最后，需要对相关管理 工作进行创新，从当今社会需求角度出发，加大对系统软件的研发工作， 多方位考虑客户的多种需求，更新管理理念，汲取当今先进管理思想，应用最新科研成果，提升档案管理的整体技术水平。

2.4进一步规范企业档案管理工作

大数据时代为企业档案管理工作提供了便利，简化了流程、降低了成本，加大了信息化的管理进程。但需要注意的是，因行业和企业间存在个 体差异性，所以一定要按照企业自身的实际情况制定标准。同时，不同的 档案管理部门也有着不同的实际情况，选取适合自己特点的管理模式尤为重要。另外，企业还需要将档案管理平台与其他相关平台进行关联，重视 对档案资料内容隐私的保护工作。尽管档案管理工作可以通过信息化的模式进行快速分类存档，但一定要确保网络的完全性。

2.5加强大数据相关理论和实践学习

大数据时代档案管理人员除了要精通传统档案管理方法，还要充分了 解大数据时代信息产生的特点，实时捕捉有价值的数据信息。在人才队伍 建设方面，一方面要注重培养现有档案管理人员的大数据思维，适应大数 据时代给档案管理带来的变革;另一方面要引人具备数据挖掘、数据安全、数据分析、数据存储能力的技术人才，他们的加人必然能够使企业数据信 息的收集、整理、应用焕然一新。

结束语

在对大数据时代下，企业档案管理工作要在把握当前档案管理工作不足的基础上，结合大数据时代的优势和特点，通过转变观念、发挥优势、 完善素质、改善设计等方式，进而有效促进企业档案管理工作的优化和升级，为企业的快速发展和平稳运行提供有力保障。

参考文献

[1]刘春凤 ." 大数据" 时代的企业档案工作模式转型[J].兰台世界 .2020（s1）：136-137.

[2]刘维红.大数据对企业档案管理工作的影响及完善建议[J].企业改革与管理 .2020（01）：42-43.