5G时代外贸英文函电写作的实用技巧探究

涂晓韦

摘 要：外贸英文函电是一种主要用于沟通国内外商业信息、联系跨国商业事务的国际通用交流媒介。5G时代背景下，外贸英文函电显示出较强的智能化、即时性、生动化特征。然而在当前外贸英文函电写作实践工作中，受机器翻译准确性不高、智能录入工具易造成依赖、数据分析结果存在适用性问题等原因影响，函电写作存在表述不专业、遗漏观点想法和业务性错误等问题。基于此，提出5G时代外贸英文函电写作的实用技巧，包括使用专业词汇翻译工具、运用智能语句筛选系统、借助句式自动转化技术、利用数字化检测手段，提高函电写作专业性、准确性、礼貌感和完整性，推进对外贸易活动稳步高效开展。

关键词：5G时代;对外贸易;英文函电;常见问题;写作技巧

外贸英文函电的沟通内容多样，包括询价、报盘、签约、订货、装运、保险、支付、索赔。在跨国贸易活动顺利开展过程中，外贸英文函電发挥着重要沟通作用。随着现代信息技术的发展与应用，跨国贸易合作沟通方式开始实现数字化、信息化，外贸英文函电写作也开始运用先进信息手段。尤其是2020年全球新冠肺炎疫情以来，跨国贸易数字化沟通方式进一步加速。然而在当前5G时代背景下，很多外贸企业在英文函电写作时，常会因机器翻译、智能录入、数据分析等方面的问题降低函电写作质量，进而影响企业与国外合作方的沟通效率。因此在实践业务操作中，企业外贸英文函电写作需要结合5G时代的多样化信息技术手段，有效解决外贸英文函电写作问题，从总体上提高双边业务沟通效率与质量，推进跨国合作长期稳步开展。

一、5G时代外贸英文函电的特征

（一）智能化与便利化

随着计算机文字处理技术的普及应用与更新换代，外贸英文函电内容的撰写方式也先后实现多次“换笔”，即由手写转变为键盘输入，再转为扫描输入以及语音输入。在此过程中，外贸英文函电的数字化水平逐渐提高，呈现出典型的智能化特征。具体而言，5G时代背景下，外贸英文函电的文字可借助先进技术手段实现智能录入，大幅提高写作灵活性。例如，写作人员可以利用智能获取软件，复制、添加或删除外贸英文函电中的开头寒暄与介绍背景等不重要介绍性内容;对于函电的主体部分内容，如产品单价、技术支持、运输方式和索赔流程等，可运用智能扫描、语音输入、数据板输入技术等人机接口技术，进行详细准确描述;对于函电中专业性较强、记载贸易交易的实质内容，则可借助机器翻译技术或“眼球跟踪器”等电脑视觉系统进行输入。通过多样化智能技术的联合运用，外贸英文函电写作智能化水平得以大幅提高。

（二）即时性与实效性

外贸英文函电的主要作用是传递信息，而5G技术改变了信息传递形式和工具，使外贸英文函电凸显出即时性特征。具体而言，5G时代，电子邮件与即时通讯软件等现代网络技术的运用，使得传统外贸沟通方式进一步多元。外贸英文函电借助多样化的现代沟通方式，能够实现合作意愿的即时沟通，快速推进跨国企业合作。并且，外贸企业利用计算机中超文本结构，可帮助函电写作人员快速筛选关键信息，加快外贸英文函件的核对与处理效率。例如，外贸企业借助计算机中超文本结构，可以凸显外贸英文函电内容的核心“关键词”或“关键部分”，从而明确写出函电发送的主旨内容。对于海外合作企业而言，其运用超文本结构分析外贸英文函电，可直接跳过开头寒暄、原因说明等部分内容，快速挑拣主题表达内容进行阅读，从而有效节省时间和精力，加快信函处理效率，精准把握商机。

（三）生动化与场景化

5G时代，各类信息泛滥，数据海量。为了让海外合作方在短时间内从海量信息数据中快速跳出，受到自身吸引，接受跨国贸易业务合作意愿，外贸企业开始运用多样化5G技术撰写生动形象的函电。例如，部分外贸企业开始在外贸英文函电中加入行业专业符号，在索赔流程方面配有具体流程图，供海外合作方直观了解;艺术与先进制造业外贸企业开始在外贸英文函电的产品介绍部分，加入产品展示三维动画、声音以及视频。这种生动化的“多媒体”表现形式，一方面可以充分展示外贸企业产品细节与特色，另一方面可以展示外贸企业自身技术实力，使海外合作方充分了解外贸企业与产品，进而加速推进双方贸易合作效率。

二、5G时代外贸英文函电写作的常见问题

（一）智能化工具缺乏人性化和准确的专业化表述

5G时代背景下，不少外贸企业为提高效率，均在采用翻译机器进行外贸英文函电撰写，常用翻译机器有谷歌、百度、微软。然而现阶段，翻译机器在对外贸函电内容进行英文翻译时，时常出现翻译不准确问题，主要表现为外贸业务用词不专业、中式英语、语言啰嗦等。产生这一问题的原因主要有两点：一是在于翻译机器中的词汇、内容均为事先设定好的固定词库内容，其对于简单词汇、固定短语、常见对话的翻译较为准确，却无法识别行业专业性词汇与复杂语句。因此当面对外贸英文函电中的专业用语与长句时，机器翻译出的内容往往会出现许多低级错误。二是在于中国与海外其他国家与民族的语言、文化存在较大差异，但当前市面上常见的翻译软件主要为中国发明，翻译中常会受汉语思维方式、文化背景的干扰出现“中式英文”，造成句法错误。如在还盘时，机器翻译出的高价表述是“I am afraid that the price of your products is too expensive”，而在英文中则不能用expensive表示价格高，应该使用high/unreasonable等词汇，与expensive搭配的名词大多是物品。外贸英文函电内容不准确会影响海外合作方对发信人及贸易合作的客观感受，拉大合作双方的心理距离，影响双方商务贸易活动顺利开展。因此为了避免这一问题，外贸企业还需要将机器翻译好的函电内容进行人工核验，而这又进一步增加了外贸企业的人工成本和时间成本。

（二）智能录入工具缺少针对性和灵活性

外贸英文函电写作属于言语交际范畴，因此需要在书面交流中清晰、准确地表达出自身意图和想法。现阶段，许多外贸企业已经开始运用5G时代的智能扫描、语音输入、数据板输入等人机交互技术工具，录入外贸英文函电的主要内容与事项。以语音输入为例，外贸企业工作人员为了提高函电撰写效率，会根据以往撰写经验，自己用英文表述其他外贸函电的内容，并使用语音识别工具记录、自动生成外贸英文函电内容。这种智能录入方式虽在一定程度上减轻了函电撰写工作人员的工作量，提高了外贸合作沟通效率，但也容易造成依赖。一方面，外贸英文函电撰写人员可能会过度依赖以往经验，遗漏企业对新合作项目的新观点的想法;另一方面，外贸企业会过分依赖互联网技术，不注重合作信息传输质量与效率，导致合作内容想法表达出现遗漏。例如，很多外贸英文函电如国内装运通知中，会根据过往惯例自动录入“The glassware was dispatched yesterday”。这句话虽告知了买方货物已发运，却并没有清晰地表达出到底有多少数量的玻璃器皿被运出，没有注明玻璃器皿的订单、合同，没写清楚发货时间、预计到港时间，没明确装运港位置等内容，一定程度会影响跨国贸易活动的稳定开展。

（三）数据分析结果适用性问题易造成业务性错误

作为外贸企业与海外合作方沟通的书面形式，外贸英文函电中必然会涉及各方面的实务专业知识，如国际惯例、贸易程序与操作规范。而当前在运用现代信息手段分析数据，并根据数据分析结果进行外贸英文函电撰写过程中，常出现分析结果与实际外贸业务不适用的问题，即写作出错误的专业、实务知识。这一错误主要表现为信用证函中的业务性错误。例如，很多企业在外贸英文函电写作过程中，会借助大数据、云计算等信息技术，分析海外合作企业的需求特征，并为了给不同企业提供个性化的信息，对外贸英文函电进行修改，包括将保险索赔地点由国外改回国内，受益人由卖方改为买方，付款银行从开证行改为出口地银行，汇票金额由发票金额的100%改为110%等。但其中许多修改均较为多余，不仅增加了双方合作复杂性，还显得外贸英文函电写作人员贸易实务知识不扎实、不专业，一定程度会影响海外合作方的合作意愿。

三、5G时代规避外贸英文函电写作问题的实用技巧

（一）使用专业词汇翻译工具，提高函电写作专业性

正式规范的语言表达可以凸显外贸英文函电发送方的专业性、规范性，体现出外贸企业对海外合作方的尊重。因此，在外贸英文函电写作时，外贸企业相关工作人员应结合5G时代特点，使用行业专业的英文词汇翻译工具，增加正式规范的语言词汇使用。如offer（报盘）、insurance policy（保险单）、insurance coverage（保险险别）、clean bill of lading（清洁提单）、d/a（承兑后交单）、b/d（银行汇票）、f.o.b.（船上交货价）。通过这些专业词汇翻译工具翻译出的外贸专业术语，准确描述跨国合作双方的责任与权利，提高外贸英文函电写作的专业性，为跨国贸易合作开展打下良好基础。

（二）运用智能语句筛选系统，提高函电写作准确性

外贸英文函电中任何一个词语的使用，都涉及贸易双方的权利和义务，关乎利益归属方面诸多问题。错误的表述不仅会造成海外合作方误解，还会引起各种不必要的纠纷。而严谨、专业、准确的表述会给海外合作方一种踏实、靠谱的感觉，有利于推进双边贸易合作业务开展。因此5G时代，在进行外贸英文函电写作时，相关人员需要运用智能语句筛选系统，对智能录入和翻译工具写出的英文函电中各种细节问题进行严格审查。如审查函电内容是否用“with regards to”代替“about”、“inquiry”代替“ask”、“duplicate”代替“copy”、“deliver”代替“send”、“in reply to”代替“answer”。在運用智能语句筛选系统时，尤其是要核查函电中关于商品的价格、尺码、颜色、到港时间等问题，以此保护贸易双方权益，推进跨国商品交易稳步开展。

（三）借助句式自动转化技术，提高函电写作礼貌感

被动语态有三大优势，一是可以丰富外贸英文函电的格式，避免单调问题;二是可以显示出委婉的语气，体现对合作方的尊重;三是可以突显出要说明对象的重要性。在5G时代外贸英文函电写作中，相关工作人员可以借助句式自动转化技术，将主动语句转换为被动语态表达形式，提高函电写作礼貌感。如运用句式自动转化技术将催收欠款的时间、金额和方式，转换为更加委婉、容易让收信人接受的表达方式，即“The unpaid balance of US $ 2000 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November 15”。此外，相关工作人员在写作时，需要借助句式自动转化技术，将多个小短句转换翻译成完整语句以及带正式语体色彩的语言，如介词短语、后置定语、非谓语动词，以此凸显函电内容重要性，促进交易活动顺利完成。

（四）利用数字化检测手段，提高函电表达完整性

精简凝练、直奔主题的语句符合西方人思维方式，可以帮助海外收件方准确理解函电内容。因此在外贸英文函电写作时，相关工作人员应运用数字化检测手段，对函电语句进行严格审查，提高函电表达完整性。一方面要通过数据检测手段核查、压缩长篇累牍的句子，尽量直奔主题，完整表达合作观点和意图。在此方面需要注意的是，要重点核查不加任何标点和停顿的长句。另一方面要运用数据检测手段检测并删减函电中重复性、原因类型的语句，尽量在完整表达基础上做到简洁明确。此外，在表达礼貌且表述完整前提下，企业相关工作人员应尽量在外贸英文函电中使用简单句子和简短词语，如Free on Board用FOB代表，在缩短写作时间的同时，减轻海外收件人的阅读压力，减少长句带来不必要的麻烦。

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