信息技术在学校档案管理中的应用价值分析

朱小妮

摘  要：中国蓬勃发展的背景下的信息技术，信息技术在档案管理中的应用，已经实现学校档案管理工作的信息化，这是发展学校档案管理的必要要求，也是社会发展的总趋势。使用信息化档案管理，既可以提高服务质量、监督效率，还可以让档案管理减少人为的干扰。本文就学校档案室管理工作的现状分析以及学校档案管理工作中的信息化技术应用进行阐述。

关键词：信息化;学校档案管理;应用

高校档案管理工作对于规划学校档案工作、整理和核算整个学校的档案及相关资料极其重要，而判断学校的质量，可以通过档案准确地保存、整合以及更新等重要因素。而随着时代的发展，各行各业的人们对高技能、高质量的人才的需求逐渐增加，所以学校也需要紧跟时代的潮流，加强自身的管理和建设，在一些管理中，使用智能化管理，达到降低成本以及管理的难度，提高效率。在学校档案管理中使用信息技术，可以让学校的内部管理更加职能化，方便为师生提供更大量、更准确的相关资料。

一、学校档案室管理工作的现状分析

随着时间的推移，人们越来越重视创新能力和逻辑能力，而不是思维定式。而信息技术可以有效的培养人的逻辑能力和综合把握能力。所以使用信息技术可以有效的对整个学校的信息进行全面梳理，将不同分类应急排序的能力以及综合掌握档案的能力进行提高和锻炼。在学校信息中，档案资料是极其复杂，覆盖面广的一种资料，很多档案信息整理工作都面临着时间和海量信息的压力，所以无法进行有效的组织和展示。而信息技术可以将这些问题轻松的解决，这主要是因为信息技术本身就是一个巨大的信息网络，其最大的作用就是总结了所有的数据以及信息，为人们呈现出结构化，逻辑性强的知识网络，这个知识网络可以随时的找出所需要的信息，并且对知识进行全面的掌握。而且在学校的档案管理中，制定合理的规章制度来对工作进行指导，并且将工作行为进行规范。想要是信息化的档案管理工作可以更有效更专业的进行，就需要建立一个涵盖着工作各个方面的规章制度，让所有的工作人员在平时遵守系统管理，杜绝基础系统问题的萌芽，杜绝危险行为和违纪行为的发生，这样才可以高效的并且合理有序的进行日常工作。

二、学校档案管理工作中的信息化技术应用

为提高学校档案管理的通过率和质量，保证学校档案的绝对安全保密，有效提高员工阅读和维护学校档案的整体效率，提出以下策略：

（一）提高重视程度

俗话说：对工作的态度会决定着工作的质量。学校档案管理意识决定了学校发展的方向和速度，并且影响着学校的整体教学质量和教师队伍的能力水平。学校档案管理想要实现自身的价值，就要有学校领导的支持和认可，而档案管理工作的领导者和管理者必须明确档案管理的意义和价值，提高每一个人的关注力度，这样就可以让档案管理的价值发挥到最大。为了有效加强管理者档案管理水平，学校档案管理需要由专职人员负责，并且进行定期的档案管理培训。

比如，学校的领导对教师及相关的工作人员讲述关于档案管理的重要价值，让教师及职工认识到档案管理的重要性，这样，在之后的工作中，可以将相关的档案信息建立进行落实并实施。

（二）加强信息化管理水平

学校档案管理的作用和价值是在共同合作和有效协调的基础上进行的，所以，学校档案管理与信息技术的结合时整个学校共同的工作，而不是一个档案管理部门的工作，只有全体教师与员工齐心协力，共同为促进信息化学校档案管理的发展與落实而努力，进而创建一个信息档案管理数据库。

比如，在学校档案信息库奖励之后，管理者要对每一个档案的拥有者进行身份鉴别以及保存，将其验证身份的方式随时更新，来保证避免档案丢失或档案信息发生错误。

（三）科学分类

如今，已经进入了“互联网+”时代，所以在使用计算机来构建档案数据信息，并且为其进行分类，这样才能为师生提供方便、数字化以及人性化的体验，还促进师生的工作方式和工作效率都得到提高。同时充分利用先进的计算机技术和其他科学技术进行信息管理，对学校档案信息管理进行科学的整合、分类、管理以及保障，这样才能够有效的提高学校档案管理的效率，并且使档案管理成本降低。

比如，在建立信息库时，学校的工作者可以通过目录进行编写，而且还要留出特殊档案管理的空间，这样可以快速的搜索档案。

（四）对档案资料分级管理

档案内容广泛，内容丰富。而学校档案包括学生的学籍档案、教师的教学业务档案和教职工的人事档案。因此，在管理方面，想要实现便捷高效的管理，就需要对档案信息进行简化和分级。在分级时，学生的档案可以按照不同的年级、班级、地区和性别等进行分类;教师与教职工的档案可以按照教师的学科、性别和班级进行分类;学校行政人员档案可以按照行政管理人员的部门、职务和职称进行分类管理。同时，学校还可以将学生的档案按照农村户口和城市户口的管理方法进行性质方面的科学分类;教育工作者可以按照党群档案进行管理，这样，在将各部门的档案完善的同时，还可以加强对党员队伍的管理。

比如在查找档案时，可以按照分类的方式进行查找，这样可以极大程度的减少管理人员的精力，还能明确不同类型的人群。

三、结束语

简而言之，在学校档案管理中，有一个重要环节是档案的数据处理，这主要是因为其决定了学校档案管理信息的准确性和管理工作的及时性。想要保证学校档案管理可以满足学校建设和发展的需要，实现学校档案信息的管理规范化，建设规模化，就要加强信息技术在学校档案管理中的应用，加强了学校档案管理与学校各部门办公自动化系统的有效衔接，这样才能有效提高学校的全面创新管理模式和教育模式。

参考文献：

[1]杜林，张巧灵.信息技术在高校行政档案管理中的应用研究[J].中国教育技术装备，2020（19）：32-33.

[2]张俊福.信息时代学校档案管理服务模式创新路径[J].黑龙江档案，2020（04）：68.

[3]王敬.学校档案管理工作中的信息化技术应用[J].东西南北，2020（04）：117.