“智能财务时代”高校财务报销模式的演变与探索

黄弦和 姚小玲 汪茹 解新

【摘要】近年来，随着我国高等教育的飞速发展，经济业务的复杂化、经费来源的多元化和新《政府会计制度》的实施，都给高校财务管理带来了巨大的冲击。文章介绍了高校财务报销模式的演变过程，并以W大学为例，分析当前高校财务报销模式的特点与不足，提出了在“智能财务时代”，通过“大智移云物区”等新技术，实现高校“业财一体化”，构建高校财务报销新模式的设想。

【关键词】高校财务；报销模式；智能财务时代

【中图分类号】G647.5

★本文系浙江省教育厅课题《“智能财务时代”高校财务转型研究》（项目编号：Y202044274）阶段研究成果。

习总书记指出：“我们对高等教育的需要比以往任何时候都更加迫切，对科学知识和卓越人才的渴求比以往任何时候都更加强烈。”近年来，随着国家不断重视高等教育事业，我国高校进入了一个全新的发展时期。在这样的背景下，高校事业收入和经费来源更加多元化、经济业务更加复杂化、预算管理也更加精细化，高校财务管理面临着更大的冲击和挑战。而财务报销工作作为高校财务管理中最基础和最核心的环节，如何顺应时代的变化，转变固有的报销模式，适应更庞大的资金规模和更复杂的业务，也成了高校财务管理中矛盾最突出，亟待解决的问题。

一、高校财务报销模式的演变

（一）传统报销模式

在很长的一段时间内，高校一直采用的是全程线下的财务报销模式（图1），即：对于已经发生的经济业务，报销人先整理并粘贴报销单据，如发票、刷卡记录等，填写审批单，根据经费审批口径由各相关级别负责人审签，审批完成后再去高校财务部门，通过排队或者取号的方式办理报销业务；而财务人员收到报销单后，当场审核原始票据和审批记录，初审无误后手工录入财务系统，再通过复核人员审核后，由出纳完成支付。这种全程线下的财务报销模式简单直观易操作，报销过程中碰到的问题能够面对面沟通解决，材料缺失或者审批不到位也可以当场退回，时效性较高，风险较小，但面临的最大问题就是“排队难”，特别是临近期末，财务部门往往一号难求，报销人员拿着一堆的发票无法排上号，而财务人员每天面对拥挤的人群和嘈杂的环境，加之繁杂的报销单据，也是焦头烂额，分身乏术，这种报销模式既降低了双方的工作效率，耗费了大量的时间成本，也激化了财务人员和报销人员之间的矛盾。随着高校资金量和业务规模的不断扩大，这种全程线下的财务报销模式已经逐步退出历史舞台。

随着互联网技术的发展和网上办公系统（OA）的普及，高校将线下排队改为线上约号（图1），即：整理发票和经费审批还是通过线下完成，但在前往财务部门报销之前，报销人需要先在财务系统预约相应的报销时间段，初步填写需要报销的内容和金额，并按预约时间前往财务部门报销；财务人员根据报销人的预约信息，对照原始票据和审批记录完成审核和支付。这也是后来无等候报销模式的雏形，报销人员从线下排队取号变成了线上抢号，实际上仍未能解决高校师生“排队难”的困境。

（二）网上预约无等候报销模式

网上预约无等候报销模式是以互联网技术发展为基础的一种新型财务报销模式。在该模式下（图2），报销人根据经济内容分类整理并粘贴报销单据，登陆网上预约系统填写并打印预约报销单，根据经费的审批口径交由审批人签字审批，将预约单和发票等报销单据递交至财务部门人工接单窗口（或直接投递至接单柜），经接单窗口工作人员初审后即可离开。财务人员将初审后的预约单扫描进入物流系统，审核人员根据预约单号从预约系统中提取信息后审核生成凭证入账，经复核确认后，通过无现金系统或者国库网银系统完成支付。整个过程报销人可以通过预约系统查看该笔业务的流转和处理情况。网上预约无等候报销，可以让报销人随时随地进行网上预约，突破了时间空间的限制，交单后又无需等候，真正意义上解决了“排队难”困境，同时，财务部门也一改往日喧杂的办公环境，投单接单井然有序，财务人员可以在一定程度上自主安排工作任务，工作效率和工作氛围得以提升。

二、W大学财务报销模式分析

W大学是一所“省市共建”省重点综合性大学，涵盖十大学科门类，设有20个学院，教职工人数2000余人，本硕学生数20000余人，近两年各类经费年收支15亿左右。2016年10月，W大学财务部门开始全面推行网上预约无等候的报销模式。该模式仅实施一年（2017年），记账凭证数较2016年上涨近40%（图3），并在此后的几年中基本保持稳定上涨的趋势，网上预约无等候报销模式受到了全校师生的一致认可，财务部门也在近几年的考核中连续获得优职。

（一）W大学财务报销模式的核心要点

1.软件支撑：全流程网上预约财务报销体系

W大学无等候报销的实现是基于一套全流程的网上预约财务报销体系，主要包括财务管理平台、预约报销物流式管理系统、账务处理系统、薪酬管理系统、无现金报账系统等。财务管理平台是针对全校师生开放的综合门户网站，几乎所有与财务相关的业务都可以在上面办理，主要包括个人薪酬查询、经费预算信息和执行进度、项目授权和预约报销等。预约报销物流式管理系统与财务管理平台和财务处理系统实时相连，通过扫码完成报销单的接单、分配、查询和统计工作，让报账人可以在网上实时查询报销单的处理进度，跟踪报销单处理情况。账务处理系統是整个财务报销体系的基础，也是核心组件，主要完成报销单的账务处理，包括凭证制单与复核、项目的预算管理、资金来源管理等功能。薪酬管理系统主要是管理高校酬金的发放，而且能够与工资系统结合进行合并计税。无现金报账系统与财务系统和薪酬系统实时相连，支付信息由核算系统审核自动传递至银行系统，能够实现对私、对公的日常报销业务支付和批量的工资薪酬发放。

2.报销方式：双轨制

W大学目前采用的是“无等候报销+绿色窗口”“人工接单+自动投递”双轨运行的报销机制。对于日常的报销业务，均采用网上预约的无等候报销模式，但对于托收单据的入账、学生退费的处理及校外人员报销等暂时无法网上预约的业务，可到财务部门的“绿色窗口”来办理，这种“无等候报销+绿色窗口”并行的方式，既规范了日常业务的报销，又能结合实际情况，全方位满足了不同业务的报销需要。因财务制度较多且审批复杂，为避免大规模退单，W大学目前还是保留了人工接单窗口，人工接单窗口提供初审和咨询服务，同时在两个校区均设立了自助投递机，提供24小时×7天的全天候接单服务。

3.内控机制：授权与预算控制

在传统的报销体制下，财务的内部控制更多的是事后控制、人工控制。如项目能否开支特定的费用，项目经费的余额有无超支，只有在财务人员审核单据并入账的那一刻才能发现，而一个项目的经办人是否具有该项目的报销权限，财务人员也只能跟负责人核实，这种操作不仅工作量大，也存在较大的内控风险。在网上预约无等候报销模式下，内部控制可以通过财务制度嵌入报销流程之中来实现。首先，负责人需要在财务管理平台上对经办人进行经费授权，经办人才能获得报销的权限，避免了项目冒用冒签的现象；其次，财务部门根据项目的性质事先已经在财务处理系统中对项目的预算项进行了控制，并对每个预算项进行了详细说明，报销人在进行预约报销时，根据填报说明将不同的费用分类预约至特定的费用项中，对于无预算或超预算的费用项，则提示无法填列，从而做到了事前的有效控制，避免了预算与支出不相符的情况；通过财务管理平台，报销人可随时查询报销业务流程和进展，负责人也可及时掌握预算执行和经费支出情况，确保经费的合理开支和规范使用。

4.政策落地：全方位多渠道宣传引导

相对于传统的财务报销模式，网上预约无等候报销对报销人员提出了更高的要求。为了更好地实行网上预约无等候报销，W大学财务部门在此后5年时间里，做了一系列的推广和宣传工作。首先，先后对《W大学经费审批制度》《W大学财务报销管理规定》等十几个财务制度进行了全面的修订，提高审批额度，简化报销流程和审批程序；其次，建立“科级以上干部联系学院”的制度，通过与学院建立结对的密切联系，定时督促学院关注预算执行率，宣传财经新政策，积极解决学院反馈的问题，有效提升了财务的服务质量；与此同时，财务部门还对各种财务制度进行解读，汇编成《财务报销指南》《预算业务指南》等，通过微信公众号进行推送，《指南》介绍了财务报销的基本规范、预约系统的操作流程、各种业务的报销材料和注意事项、支出明细查询等各方面的财务内容，师生在报销时只要对照《指南》上的步骤操作，就能顺利完成报销；除了微信公众号和财务部门网站外，W大学财务部门还建立了微信群、QQ群、人工咨询窗口和电话等各种沟通渠道，第一时间解答师生的财务问题。通过几年的努力，网上预约无等候报销模式也越来越得到师生们的认可和肯定，报销人员预约规范，财务人员专业耐心，报销氛围井然有序。

（二）W大学财务报销模式的不足之处

1.审签手续繁琐

虽然网上预约无等候报销模式在线上完成预约单的填写，但实际上属于“线上预约+线下审批+线下投递”的模式，核心的审签环节目前还是在线下完成，由于不同业务涉及的审批流程不同，导致师生一方面难以掌握所有业务的审批方式，漏签重签的情况经常发生，另一方面，经常会碰到审批人开会或者出差的情况，一时间难以完成所有审批流程，报销进度受限。

2.信息孤岛现象严重

根据财政部的要求，高校自2019年1月1日起执行新《政府会计制度》，但就目前的高校财务管理系统而言，难以满足新《政府会计制度》的真正实施。原因是新制度执行的一系列前提，如按合同进度确认收入、对软件等无形资产计提摊销等，在目前各业务系统尚未与财务系统实现对接的情况下，无法真正实现。高校内部系统之间各自独立，数据无法实时共享，在财务系统中，无法取得合同管理系统、资产系统等核心业务数据，而在资产系统中已经入账的设备，但因尚未完成报销流程，也会严重影响资产的对账。

3.纸质资料管理效率低

目前财务报销所附的资料和预约报销单均为纸质资料，修改业务或退单后重新预约都需要重新打印，而电子发票的报销，也因相关的管理办法不够健全完善，仍需打印成纸质发票，并附上《报销业务承诺书》，单据的受理和归档工作量日益增大；而近年来，随着高校的巡视检查工作和科研经费审计工作的力度不断加大，往往需要提供大量的财务资料进行审查。因未实现电子档案管理，查阅人先申请在财务系统中查询并记录下相应凭证号，再到档案室进行现场查询，整个流程工作效率低下。

4.部门权责界定模糊

根据《W大学财务报销管理规定》，“经费负责人及具体经办人对财务报销事项的真实性、合法性、相关性负责，各类报销事项需符合校内各类业务的管理规范流程，需按相关职能部门的业务管理要求办理事前审批，方可报销。”因此，财务报销以单据完整和审批到位为前提的。但实际报销过程中，还是在一定程度上存在报销人随意填报和职能部门任意审批情况，导致在最后的财务审核环节，需要对前面几个环节的报销信息和审批信息进行重新梳理和把关，所以容易在财务部门激化矛盾，财务人员压力大。

三、“智能財务时代”探索高校财务报销新模式

“大智移云物区”等前沿技术的广泛应用和“业财融合”的内在发展需求，给财务转型提供了新的方向。在“智能财务时代”，高校财务可以顺势而为，打破原有的财务管理模式，借助新技术，优化财务流程，构建出符合高校自身业务性质和发展需要的智能财务报销模式。

（一）智能财务报销模式设计构想

利用“大智移云物区”等新技术，结合高校“业财一体化”的发展需求，本文构建了智能财务报销模式（图4）。智能财务报销模式下的报销业务可以简单划分为酬金发放业务（如工作、劳务费、奖学金等）和票据报销业务。报销人登陆财务一门式智能服务平台（PC端或者手机端），可通过拍照识别、电子发票导入、各种平台转入等方式录入票据，自动生成预约单，然后通过内置的财务报销审批机制推送给相应的审批人，全部审批流程完成后（通过PC端或者手机端审批）自动进入智能审核环节。在审核过程中，系统开启内控引擎，对比内外部的数据进行综合分析比对，对于异常的交易或事项作出预警提示，审核结果自动保存为凭证。同时，系统自动将该笔凭证和相关的电子附件进行关联，形成电子档案。

（二）智能财务报销模式要素分析

1.优化流程设计

基于业务性质，重新对流程进行梳理，优化系统设计，是改变财务模式的关键，也是工作量最大的环节。新模式下的系统设计应该简洁、清晰、明了，以确保报销人员能快速准确填选择业务类型和明细预算项；财务内部的系统之间以及业务系统和财务系统之间的对接要稳定，以便数据的顺利传输和转化；将内控的关键点嵌入业务财务流程管理之中，对于异常交易或者不合规发票，能自动发起预警，确保发生的业务真实合理。

2.线上审批

报销的线下审签是全流程中最费时的一个环节，目前很多高校都有比较成熟的办公系统（OA），可以将财务的审签环节嵌入到高校办公系统（OA）中，按照业务的性质设置相应的审批流程，只有所有的经费负责人及主管领导完成审签后，报销单才会被推送至财务管理系统中，这种方式既规避了线下冒签的财务风险，也彻底解决了报销人“签字难”的问题，还能督促审批随时随地及时完成审批，加速报销进展，提高报销效率。

3.从PC端到移动端

随着移动互联网技术的不断发展，高校财务也需将财务管理平台从PC端扩大到移动端，从而提高财务工作的智能化和便捷化水平。高校可以现有的财务管理平台为模板，构建具有同样功能的app版本，通过财务管理平台手机app，实现收入查询、经费授权、网上预约、电子审签和电子发票认证等功能，经费信息或者报销业务的进展都能通过app的提醒第一时间给推送经办人和负责人。

4.电子发票认证系统

电子发票目前采用“纸质化+承诺书”的报销形式，这既与国家大力发展和推广电子票据的初衷相违背，也存在一定的内控风险。随着电子票据的普及，在高校的财务管理平台上需要引入电子发票认证和识别系统，报销人在扫描票据后，系统能自动识别发票信息，并通过与税务系统的对接，对电子票据的真伪进行查验，查验无误后将内容、金额等信息导入预约界面，自动生成预约报销单，既减少报销人、财务人员的工作量，提高准确性，也能规避重复报销等财务风险。

5.科研财务助理制度

根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办〔2016〕50号），为了让“科研人员潜心从事科学研究，项目承担单位要建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务”。因此高校财务部门和科研部门应帮助学院、课题组配置科研财务助理人员，组建专业的科研报销队伍，并定期做好培训工作，从而提高科研经费的使用效率。

四、财务人员职能转变

就高校的基础核算工作而言，机器取代人是必然趋势，相应，财务的角色也已然发生改变。传统的财务人员只是在幕后默默无闻的“账房先生”，仅仅是对数据的简单汇总与统计，在这种状态下，财务人员对学校整体层面了解甚少，也没有参与学校决策的制定，在不断优化的无等候报销体系之下，财务人员从传统的大量重复性核算中解脱出来，有更多的时间和精力通过信息共享平台上的数据资源，能够参与学校层面的预测和分析，从而为学校制定发展战略提供可靠的财务数据支持，实现从“财务核算”到“管理决策”的角色转变。

五、結语

教职工理想的报销模式是能够手机预约和审批、操作智能简单、流程公开透明的财务报销模式，财务人员理想的报销模式是信息准确完整、符合内控需要、凭证自动审核的财务报销模式，是互联网技术的发展让这一切变成了可能。但是，智能财务报销模式的推行是一个系统性的工程，它需要硬软件设施的更换和升级，需要数据安全技术的保障，需要高校内外部各个部门打破陈旧的观念，更需要财务人员具备全新的财务理念和专业知识。财务报销模式的转变不是结果是过程，向数字化、智能化的“智能财务”进阶，是高校在不断改革发展中的必然进程。

主要参考文献：

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