做好不动产档案查询利用提升服务社会的效能

牛圣云

摘要：经济水平的提升促使我国不动产行业迅速发展，尤其以房地产行业发展最为迅速。各类型不动产档案的登记、查询以及利用等管理问题相继出现，很难满足群众对不动产档案查询与利用的需求，服务社会的效能偏低。因此，需要对不动产档案查询利用展开全面分析，在了解其特点和现状的基础上分析如何做好不动产查询利用工作，提升服务社会效果。

关键词：不动产档案;查询利用;服务社会;效能

中图分类号：G271 文献标识码：A   文章编号：1003-2177（2021）13-0125-02

0 引言

不动产档案的查询和利用主要是服务于社会，如果查询利用工作质量不高，那么其服务效能就会降低，影响不动产档案在社会工作和发展进步中的作用。从现阶段不动产档案信息查询与利用情况来看，需要结合社会的发展进步，制定完善且科学的管理措施，优化档案信息的查询与利用，提升不动产档案资料的应用价值，提升其社会服务效能。

1 不动产档案查询利用特点

不动产档案主要是指海域、房屋、土地、林地、建筑物等其他固定在地面上的物体的管理工作涉及需要存储的档案性资料。不动产的主要特点有不可移动性、个别性（即异质性，包括权利差异、利用程度差异以及位置差异）、耐久性（不受使用或者放置时间的限制而出现损失或者毁灭，并且可增值）、数量有限、保值增值等。不动产档案的查询和利用以不动产的特点为依据，以为社会服务为核心，制定科学且全面的措施，完善相关工作。从现阶段的不动产档案的查询以及利用情况来看，其特点主要表现为动态性、法律性、真实性以及专业性，由国家的专业部门进行管理，必须是真实可靠的证件或者证明性材料，并且具有法律效力，同时会随着买卖、继承以及交换等行为而发生动态性变化[1]。

2 不动产档案查询利用现状

不动产档案查询利用工作隨着社会的发展进步而变化，但是由于人们对档案管理工作的认识不足，导致档案查询和利用工作比较滞后，没有发挥出应有的作用。不动产档案查询利用现状可以从以下几个方面展开分析：

首先，信息资源比较混乱，对档案的查询和利用产生影响。随着不动产行业的快速发展，相关的档案数据资源越来越多，已经呈现出混乱的情况。目前这种混乱表现在产权人的身份信息混乱，登记之后身份证号码的变更，个人信息调整之后的变更，出现信息与不动产档案信息登记部门信息不一致的情况，甚至有的出现身份信息丢失的情况。同时，存在着使用代号登记姓名中生僻字的现象，导致用户信息难以查到，并且容易出现不动产落实信息失真，加上大量的工作利用扫描完成，容易出现识别错误等，导致档案中可查询的有效信息不足，从而影响不动产档案的查询与利用效率[2]。其次，管理系统比较落后，信息化水平不足。现在虽然计算机技术和网络技术比较发达，不动产档案的查询和利用在一定程度上已经实现信息化，但是由于没有展开全面的信息化建设，也就没有形成相对统一的管理系统，不动产档案的查询和利用也就受到影响，导致整体的信息化水平和档案管理水平比较落后。部分档案管理设备也需要随着信息技术的更新和设备的使用情况及时更新，但实际上设备存在更新不及时的情况，导致系统的维护难度加大，也就无法为相关人员提供可靠的不动产档案信息。多种因素的共同作用导致其查询和利用受到影响，为社会提供服务的效能无法发挥。最后，不动产档案管理人员的专业能力和综合素质偏低，对档案的查询和利用效率产生阻碍。管理人员的专业能力和素质会对档案的管理质量产生影响，进而影响档案的查询和利用，而管理人员的不足主要表现为缺少工作的积极性，责任心不足以及专业知识不扎实等。

3 做好不动产档案查询利用 提升服务社会的效能

3.1 优化不动产档案信息资源

针对目前不动产档案信息比较混乱的状态，相关部门的以及工作人员需要对档案信息资源进行清理，剔除没用的信息，对不动产档案信息资源进行优化。主要针对已经变更、修改过的信息及时进行相对应的变动、补充或者剔除，保证信息资源的可靠性与有效性。在优化信息资源的过程中，需要对著录实施规范化处理，不动产档案信息的形式进行统一管理，如产权人的姓名、户口、身份证号码等相关内容[3]。同时，还需要根据产权人以及相关部门提供的信息及时将其补充到不动产档案中，完善不动产档案信息，保证管理部门内部掌握的信息资源与实际信息资源具有一直性。不动产档案信息资源涉及的内容较多，且由于不动产档案本身具有动态性的特点，信息随时可能更新，其原本的信息就成为无用的信息，可以及时将其剔除。对此，不动产档案信息资源优化工作中，可以定期对信息资源进行整理，保证及时更新信息的同时，定期对无用的信息进行清理，提高其查询和利用效率，提升服务社会的效能。

3.2 加强不动产档案管理人员培训

不动产档案管理人员的专业能力与综合素质直接影响信息资源的查询和利用效率。因此，在做好不动产档案查询利用工作，提高其服务社会效能的相关工作中，需要加强对管理人员的培养。首先，从档案管理的专业角度对工作人员进行专业知识的培训，包括理论知识和实践。不动产档案管理人员普遍有一定的实践经验，但是受到社会背景和教育背景等因素的影响，管理人员运用所掌握的理论知识进行工作时存在一定不足，这就需要管理人员随着时代的发展进步坚持学习，掌握先进的管理理念，并将其运用在不动产档案的查询与利用中。同时，随着不动产档案查询和利用的信息化发展，管理人员需要掌握信息技术知识，以便满足基本的信息查询和利用需求，强化信息资源查询利用效率[4]。其次，对管理人员进行综合素养的培养。除专业知识外，管理人员还需要有较强的责任心和职业道德，在努力做好本职工作的基础上，不受外界利益诱惑，保护信息安全，避免不动产档案信息资源泄露。加强不动产档案管理人员培训，是做好查询利用工作的基础，有利于实现其服务社会的效能。

3.3 重视不动产档案管理信息化建设

在信息技术快速发展的社会背景下，各个行业都积极利用信息技术优化工作方法和流程，尤其是管理工作积极进行信息化建设。因此，不动产档案查询和利用工作中，要重视管理工作的信息化建设，以此强化查询和利用效率。信息化的不动产档案查询和利用系统需要配合强大的检索功能，提高信息查询与利用的效率;同时，不动产档案管理系统的信息化建设，可以为查询与利用工作的落实提供有力的支撑，使用户可以通过平台自主查询和利用信息资源，提高不动产档案的服务属性，为社会提供高质量的服务，发挥出不动产档案查询与利用的服务效能[5]。此外，在信息化建设过程中，还需要增加资金投入。无论是软件亦或是硬件的更新、维护都需要大量的资金，而由于不动产档案信息资源查询与利用的服务属性，其建设需要国家投入资金，保证不动产档案查询与利用符合人们对相关信息的使用需求。因此，各地政府部门需要结合不动产档案管理信息化建设需要投入资金，如果当地的资金不满足建设需求，可以上级申请，由上级部门根据实际情况在资金方面给予一定支持，以便保证信息化系统的建设质量。

3.4 创新不动产档案查询利用制度

基于不动产档案性质的特殊性，其查询利用制度需要从法律角度加以明确规定，除利害关系人、产权人、公、检、法等人员和组织可以在出示相关证件的前提下进行查询利用，其他任何个人或者单位不得随意查询和利用。不动产档案信息的查询利用个人和单位都需要严格履行保密义务，在没有经过产权人同意的基础上不得泄露相关资料;不动产档案信息的登记、共享单位以及信息的查询利用单位的相关工作人员需要做好保密工作，只有在正常办理相关业务时可以查询和利用信息资源，其他情况下不得随意调取，不能查询利用与本职工作无关的信息。同时，对于违法国家法律法规泄露不动产档案信息的情况，要依法进行严肃处理，降低信息安全事件的发生率，减少对产权人等相关人员的利益损害。

4 结语

总之，不动产档案是民生档案，由国家部门进行管理，受到国家的重视。为了满足群众对不动产档案服务的需求，需要强化不动产档案查询和利用质量，提高其服务社会效能，在社会的发展进步、和谐稳定方面发挥积极价值。从当前的不动产档案查询和利用角度进行分析，虽然实际工作中存在不足，但是可以通過优化不动产档案资源、加强工作人员的培训、重视信息化建设以及创新其查询和利用制度等措施，做好不动产档案查询利用工作，提升服务社会的效能。

参考文献

[1]蒋爱军.大数据时代下不动产登记档案管理信息化建设研究[J].山东农业工程学院学报，2020（10）：189-192.

[2]许晶晶.不动产登记档案利用服务研究：以防城港市为例[J].广西教育学院学报，2020（5）：42-44.

[3]肖劝治.互联网背景下不动产档案管理数字化技术运用路径研究[J].上海房地，2020（9）：16-18.

[4]孙影.数字化不动产档案管理利用发展平台建设思考[J].办公室业务，2020（16）：172+180.

[5]邱玉霞.浅析不动产档案查询：以山东省日照市不动产档案查询为例[J].办公室业务，2020（16）：54+60.

（责编：陈静姝）