医院档案数字化建设分析

李猷

摘要：随着数字技术的不断进步和发展，这种技术在很多领域都被广泛使用，给人们的生活和工作带来了很大的便利。医院还将数字技术引入到档案整理工作中，将音频、视频、纸张等原始档案资料转换成数字档案，有效提高了数据管理、获取、查询的效率，但是，数字技术的引用也存在几个方面的缺点。本篇文章主要分析了目前在医院建立档案数字化所发现的问题，包含档案数字化隐藏的奉献、存档管理人员业务能力不足等问题。基于此，作者提出了相应的解决方案。

关键词：医院;档案数字化;解决方案

引言：近年来，信息技术取得了快速的发展，信息数字化已为大众所熟知，成为人们生活和工作的有力工具。数字档案与传统档案相比，具有高存储空间、信息共享便利、存取方便、等特点，同时能够有效保护档案原材料，便于推进医院日常工作。但是，在医院建立数字档案还有一些缺点，值得深入探讨和调查。

一、医院档案数字化构建中遇到的问题

1.文件信息存在潜在的安全问题

很多数字归档信息都采用了可通过互联网传送及与他人实现资源共享的模式，因此信息和信息载体被分离，归档信息变得不稳定。另外，数字文件有编辑功能，操作方便的同时也有安全风险，可能存在违法篡改文件的行为。例如，有人会将医院的财务文件信息进行变更以谋取个人私利，会给医院造成不可估量的损失。

2.信息存储载体不稳定

在目前的情况下，大部分的信息都保存在光盘或硬盘上，但是这些信息存储载体如果受到灰尘污染、水渍、划伤等外部损伤，则会损坏内部存储的信息，结果会导致信息产生部分或者完全的数据损失。这些数据可能无法通过技术手段获取，结果导致医院存档信息不完整。

3.文件系统还需要改进

医院的数字档案建设不能一夜之间完成，需要长期优化和改善。如果想更方便更有效地使用档案数字化，则需要增加资金投入，促进存档系统的开发。但是，很多医院没有投入足够的资金来开发和改善系统，结果数字文件系统比较旧，没有及时更新，功能不全，使用非常不方便。

4.专业文件管理人员不足

因为数字归档是现代信息技术发展的产物，所以归档管理需要特定的专业技能人员。作为文件管理者，除了掌握文件管理的基本操作技能外，还需要具备正确判断网络趋势的能力。现在很多医院都没有意识到文件管理的重要性，没有配置专职的档案管理负责人，只是安排部门负责人或工作人员对此项工作进行兼任。由于工作人员专业性不足，未配备配相应的专业人才，对档案数字化建设造成一定的不良影响。

二、促进医院档案数字化构建的策略

1.开发多个安全保护对策

在医院建立数字档案需要注意计算机和互联网两个方面的安全性。现在，互联网环境非常复杂，各种各样的黑客技术不断出现，网络和计算机总是面临着很多威胁。现在，为了保护网络信息的安全，一般使用信息加密、防火墙、防病毒软件等方法。这些方法也适用于保护数字归档信息的安全性。同时，为了避免因紧急情况而造成的重要信息损失，需要备份归档信息。此外，为了避免个别负责人故意舞弊，需要组成专门的监督小组来检查文件信息的可靠性。在归档数字化过程中，所有程序都要仔细进行对接，并实施标准化的管理方法，以促进档案数字化的顺利实施。

为了提高工作过程的安全性，必须强化医院档案数字化监控机制，增加工作监督小组，在管理工作的所有环节都要设定负责人和监督小组。为了确保记录管理过程的正确性和标准化，负责人需要定期监督和检查记录管理工作。同时，监督员必须在每次检查后提出检查内容和特定条件，将记录整合到表格中，并向相应部门的负责人提交检查，以确保监督工作的严密性。为了确保监督的可信度，检查的各个环节必须由该环节的负责人进行个人签名。处理后的文档批检查和管理完成后，必须立即检查结果，及时发现问题，尽快提出解决方案。在确认文档检查项目的质量通过认证后，可以发送或保存文档，保证数字归档管理的质量。因此，在医院档案的数字构建中，应注意计算机网络信息的安全性，改进员工在使用计算机网络时的信息保护概念，并应用相关保护措施构筑计算机网络开发系统，有效地抵抗不利因素。

2.提高信息存储的稳定性

档案数字化信息存储载体的稳定性直接影响存档的匹配性和有效性。因此，选择存储载体时，必须充分考虑载体的功能、使用年限和稳定性，根据电子文档归档和管理标准可知，归档信息存储载体的稳定性由高到低分别是硬盘、可改写光盘、磁带、可写CD和CD-ROM。如果需要长期保存文件信息，则无法使用软盘进行保存。医院要仔细遵守上述管理规则，选择适合的信息存储介质。此外，归档室的环境必须严格控制，以使温度和湿度满足要求。另外，存档信息为了提高信息存储的稳定性，需要定期维护和传送。

3.进一步提高文件系统的功能

医院应在年度评估中加入数字归档的建设项目，以提高数字归档管理的重要性，确保存档的建设能够得到相应的设备支持。只有在专项资金可用后，才能进一步改善和升级档案數字化系统。医院常年积累了大量的纸质文件，短时间内转换成数字文件是不容易的，所以不能着急。归档数字化应建立在不同层次和阶段，形成专业技术团队，引进国内外先进的归档管理技术，研究其他医院的优异成果，在现有基础上持续构建和完善归档系统。

4.培养综合品质高的管理团队

在医院选择一部分满足要求的员工，建立一批专业技能和高质量的文件管理团队。定期向文件管理人员提供专业训练，熟练使用计算机和文件系统。此外，管理者必须严格按照文件管理规范执行工作，确认图形信息十分详细，并灵活收集和处理信息，能够冷静地应对各种紧急情况。另外，要提高管理人员的责任感和道德心，不要被卷入个人利益的文件欺诈中，坚决保持文件信息的可靠性。明确规定各自的责任，发生问题时，可以将责任追究到个人，可以在一定程度上限制管理者的行为。

结语：与传统的档案管理模式相比，数字档案更方便高效，同时医院也面临着更多的挑战。医院应结合自己的实际情况和社会发展趋势，合理安排归档数字化，引进最新的档案管理技术，进一步提高档案管理的有效性。档案管理人员必须认识到自己的责任和义务，认识到自己的缺点，不断提高专业技能，为提高医院档案管理水平做出贡献。

参考文献：

[1]于培迪.医院档案数字化建设分析[J].兰台内外，2021（19）：4-6.

[2]潘逸群.医院数字化档案建设面临的困境及消解方法分析[J].办公室业务，2017（17）：123.