试分析机关单位档案管理工作要点及优化策略

杨成伟

摘要：本文旨在通过三方面的叙述来对机关单位档案管理工作要点及优化策略进行分析，首先简述了现阶段机关单位档案工作的要点，随后分析了现阶段机关单位档案管理工作的优化策略，最后结束语部分对文章内容进行了总结和概括，为具体的工作实践提供了指导。

关键词：机关单位;档案管理工作

引言

档案管理工作是现阶段机关单位工作的重要部分之一，这一部分的工作内容关系到了整体机关单位信息材料的安全、具体的发展方向规划，日常的工作统筹等等问题，这些都是十分值得进行关注的地方，而在不断变化的时代背景之下，现阶段的机关单位内部的档案管理工作也需要进行对应的创新发展，这就需要从其工作要点和优化策略上进行对应的分析与探究。

1现阶段机关单位档案工作的要点

伴随着新时代到来，传统的档案管理工作中已经暴露出了一些值得进行关注的重点，这些重点在具体的工作中已经不再起到完全的正向作用，有必要根据时代的变化进行对应的优化和完善，最终促进整体档案管理工作的进步。

1.1创新发展现阶段机关单位档案管理工作

在各种新技术技术得到普遍应用的今天，原本需要大量人力物力去保存、获取数据的工作都迎来了春天，信息化技术、网络化管理技术都一点点的改变着这一行业的发展道路，但有一些问题仍旧需要被关注。在一些地方的档案管理工作中，仍旧存在着管理模式的落后与老旧。这样的落后主要可以归结为两个方面。一方面是管理人员创新意识的不足，比如在部分机关单位的档案管理工作中使用的依旧是十几年前的管理模式，虽然念旧是人之常情，但负责档案管理的工作人员决定不能因为怕麻烦、不愿改变而不去创新。尤其是新加入到这个行业中的新人，既要掌握档案管理的方法，以了解其背后的意义，也要将档案管理和现阶段信息化进程相结合，而不是墨守成规，一成不变。除此之外的另一个方面是档案管理部门的创新意识不足，相比起人员的创新意识不足，相关部门的创新意识不足则显得更为致命，有的部门并没有看到各种新技术对于档案管理工作效率的提升作用，所以体现在了对信息化技术平台的不够重视，对档案管理工作和其他工作经由信息化路径进行联合的工作不注重等方面，这些都是造成档案管理模式相对落后的原因。

1.2注重相关设备与人员的发展

在今天，我们已经可以看到一些档案管理工作进行了相对应的发展，并且取得了一定成效，可较比起其他此技术较为成熟的国家，我国的档案管理工作仍显的不够先进，这很大程度上来自于档案管理信息化过程中的投入较少。首先体现在的就是档案信息化在各个阶段与平台中软件与硬件的投入不够，这一现象在部分机关单位中也有着重要体现，一些机关单位的档案管理系统所应用的设备已经十分老旧，如果不进行相对应的更新换代，这些具有价值信息的未来着实令人担忧。其次在人员培养方面的投入与其他行业相比较也处于劣势地位，这就导致了工作人员一来没有高的收入保障，二来也没有适宜的培训成长机会，这两者交织在一起，造成了档案管理人员培训、选拔机制都存在着问题，所以想要解决这些问题，加大对档案管理工作的投入就必不可少。

2现阶段机关单位档案管理工作的优化策略

上文已经总结了部分出现在具体的档案管理工作中的问题与困境，不难看出这些问题对于整体的工作有这一定的阻碍作用，很多时候都对最终的工作结果产生着影响，所以需要在具体的工作中进性对应的策略实施，将解决问题作为具体的工作出发点进行合理地工作实践。

2.1借助信息化手段创新档案管理工作模式

想要实现机关单位档案管理工作的创新发展，可以从现阶段的时代背景下进行出发，使其与现阶段较为热门的各种技术进行结合，促进其自身的发展与完善，最终提升整体档案管理工作的质量。而促使这一目标实现的策略主要有两种，一方面是对借助现阶段较为常见的信息技术进行对应的平台搭建，将所有的数据进行创新化的数据发展。比如可以借助于信息技术达造出机关单位档案管理工作的平台，在这一平台之中，可以将所有的档案文件进行数据化、图片化的存储，以此使得整体的工作内容得以保存，并可以根据具体情况的不同进行调取与查看。另一方面，要对档案管理部门的创新意识进行培养，鼓励其建立起符合时代发展的档案管理系统，再具体的工作中，机关单位可以定期组织观摩会，带领对应部分的工作人员到已经具有对应管理模式的地区进行学习，使得其自身的种种工作态度和工作意识发生了变化，愿意自觉地加入到对应的创新发展工作中，为机关单位档案管理工作的进步做出自身的最大贡献。

2.2强化硬件设施，培养专业人才

针对于出现于现阶段机关单位档案管理工作中的硬件问题和人员问题，最为直接有效的方法就是从源头下手，为具体的工作进行合理地硬件准备，同时进一步的加大人才的培养力度，使得相关工作中可以保证整体工作人员的水平处于较为统一的位置。在具体的工作中，可以通过两方面的工作来对应的目标实现。

首先，需要根据具体机关单位档案管理工作情况的不同进行对应的硬件设施强化。在一些档案使用频率较高的部门中，有必要进行合理地硬件设施强化，使的整体的档案工作在保存和应用中有更好的表现，小到一张纸大到文件柜，再到整体的档案管理系统，都可以进行对应的硬件设施强化。

其次，可以从人员的角度入手。一方面完善相关档案管理人员的福利待遇，为其工作之余的生活提供保障，使其有了长久工作的基础。另一方面需要相关机关单位不断的促进档案管理人员的学习与进步，使其可以进一步的通过具体的工作来实现自身得勁进步，最后再反作用于工作之中。具体可以从开展档案管理教学互动、开展档案管理培训课程，打造档案管理工作人员晋升体制等等角度来进行对应的工作，最终达到培养专业人才，促进机关单位档案管理工作发展的目的。

2.3努力做好安全管理工作

管理人员可以合理利用现代互联网技术手段来提升电子档案在后续使用、保存管理的安全性，进而对机关单位档案室中的信息资源进行全方位的保护。此外相关负责人还要派出数位专业人员对电子文件系统、档案管理系统等方面进行专业化管理，定期对系统中存在的漏洞以及并对进行修复、查杀，在此基础上也要对档案信息资源上的共享、访问等程序设置相关的访问权限以防文件出现丢失等情况。在开展日常管理的过程中也要对企业现有的电子设备进行检查，如果在此过程中发现了设备老化、损坏等现象就要及时的上报以此来保证电子文档的妥善保存。

2.4制定完善的相关制度

在电子文件归档与管理方面相关部门一定要制定出一套完善的规划，只有尽可能的将技术管理方式进行统一才可以在更大限度上提升管理效率。与此同时档案归档与管理工作上也要尽可能的实现信息畅通，只有这样才能更好的促进档案归档与管理的科学发展。在此基础上也不要忘记制定出一套完善的规章管理制度，只有这样才能更好的推进档案归档与管理工作的开展。

3当前机关档案管理工作中存在的问题

3.1档案管理部门的重视程度不高

由于机关单位档案管理工作一直不能受到领导层的重視，导致档案管理工作不能够与时俱进，获得符合时代的工作方式。机关单位的档案管理工作的主要内容就是对有价值的资料和档案进行妥善记录与保存，而这些有价值的资料往往会对事业单位日后的发展道路有很大的借鉴作用。但是单位领导对档案管理工作的不重视导致员工也不重视这项工作，认为这项工作仅仅就是简单的看管资料，而没有对档案资料进行正确的分类、整理和总结，不能起到档案管理真正的作用，限制了事业单位的发展。

3.2规范的档案管理和利用制度

规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。目前部分机关事业单位档案管理还只是停留在依靠各个部门自己来进行管理的阶段，导致档案分散在各科室，缺乏统一高效利用的制度。在档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难。并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。

3.3档案管理人员的综合素质不高

就目前来说，我国机关单位对于档案管理部门所配备的人员综合素养都不会太高，这是导致档案管理工作不能得到很好的开展。许多档案管理工作人员并不是档案管理专业出身，而是从其他各个岗位调过来进行工作的，这就大大降低了档案管理工作人员的专业素养，也就不能使得档案管理工作发挥其真正的作用。

4结束语

综上所述，在现阶段的机关单位档案管理工作之中，需要对应的工作人员和管理者可以进行充分的思考与观察，找到具体工作中档案管理工作的问题与面临的困境，并对其进行合理地分析，找到下一阶段的工作重点。同时，需要将这些问题与重点进行整合，借助于多种形式来进行对应的机关单位档案管理工作优化，从人才、设备、技术创新的角度进行发展，最终实现整体档案管理工作的优化。

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