大数据背景下企业档案管理工作的思考

陈丽艳

摘要：随着现代科学技术的不断进步，大数据正在引领各领域和各行业的变革与转型。现阶段，大数据技术已经在多个领域得到了十分广泛的应用，档案管理工作也在面临一场深刻变革。在企业的档案管理工作中，原有的档案管理工作模式已经不能够很好地满足实际工作的需求，企业档案部门应顺势而为，推进大数据时代档案管理的转型升级。本文主要探讨大数据背景下企业的档案管理工作的意义和优化策略。

关键词：大数据时代;企业;档案管理工作

引言：企业的档案管理工作涵盖了企业发展各个阶段的生产经营情况，同时也是企业战略方向的重要体现。企业档案管理工作作为企业管理工作中最为关键的部分之一，随着时代的不断发展，企业信息档案的来源以及形式变得越来越多样化，企业档案管理工作的难度也得到了大幅提升。因此，我们需要借助更加先进的科学技术手段更加高效的开展档案管理工作。

一、大数据背景下优化企业档案管理的意义

在大数据的时代背景下，借助更加先进的科学技术手段开展企业档案管理工作，不仅能够对原有的工作理论以及观念进行很好地完善，还能够让企业的档案管理工作更加高效、高质量。此外，大数据背景下开展企业档案管理工作能够极大地加快档案管理工作改革的进程，进而让企业档案管理工作能够更好地适应时代发展的需求。在全新的历史阶段，深入探究企业档案管理工作的优化形式，能够极大地提升档案管理工作相关工作人员的工作积极性，进而让他们能够更好地投入到档案管理工作中去。

二、大数据背景下企业档案管理工作的优化策略

（一）借助云计算技术建立企业档案管理系统

当前阶段，企业的档案管理工作需要处理大量的信息数据，因此，企业档案管理系统的基础架构也需要具备以下几个特点：第一点为充足的存储容量;第二点为强大的分析能力;第三点为较快的响应速度。这些基础架构也会消耗一定的成本。云计算是一种将分布式计算、并行计算以及互联网结合起来的全新的互联网技术资源提供模式。云计算技术能够完成互联网技术资源的自动化配置以及管理，在降低互联网技术管理工作难度的同时，还能够极大地提升资源的利用率。云计算技术主要有资源共享、快速交付以及按需服务三个特点。云计算技术能够有效减缓海量信息数据对企业信息档案管理工作的压力。以云计算为基础的信息存储、分享以及挖掘能够帮助企业档案管理工作更加高效的开展。基于云计算技术所建立的企业档案管理系统，不仅具有十分强大的存储能力、分析能力以及反应能力，同时它的成本也更加容易控制。

（二）提升企业档案管理工作人员数据信息素养

在大数据的背景下，企业档案管理工作会发生翻天覆地的变化。因此，为了更好地开展相关工作，企业的档案管理工作人员需要努力提升自身的信息处理能力以及业务意识，同时还需要具备充足的信息理解、信息获取以及信息利用等多个不同方面的能力。企业在进行档案管理工作改革的过程中，需要加强对档案管理工作人员的培训教育，借助访问交流、教育讲座以及外出考察等多种不同的手段，让相关工作人员的具备充足的专业知识储备以及技能水平。企业需要借助长期的培训教育，让档案管理工作人员的能力得到持续的提升，进而让企业的档案管理工作有更加充足的人才储备。借助技术高超、能力极强、效率超高的专业信息化档案管理人才队伍，更好地推动企业档案管理工作的开展。

（三）努力推进档案管理工作的数字化建设

数字化是指将模拟信息数据转化为使用“0”和“1”表示的二进制码。将现象变化转化为可制表分析的量化形式的过程被称为数字化。在这一过程中，数据是对某一事物的描述，数据能够进行记录、分析以及重组。数据化的前提是数字化，数字化不能够完全代替数据化。当前阶段，企业信息档案数字化是借助扫描等手段，将原有的纸质信息档案转变为数字化的形式，然后存储在计算机等设备中，再使用计算机进行浏览和查看。数字化主要通过图像的形式存储信息数据，并不是完全的数据化，还不能够对数字的内容进行识别、分类、著录以及标引等操作。企业档案管理的有关部门需要不断加强对信息档案数字化的探究，同时还需要积极开展信息档案数据化的工作。企业的档案管理部门需要把信息档案目录数据库、信息档案全文数据库以及多媒体信息档案数据库作为工作的重点内容，将信息档案的数字化工作做好、做精，还需要把信息档案管理工作的重点逐渐转移到数字资源的识别、分类、著录以及标引工作上。

（四）重视大数据背景下企业档案的安全

大数据技术以及互联网技术在为人们带来很多便利的同时，也带来了许多的困难和挑战。由于互联网具备较高的开放性以及虚拟性，因此信息数据也面临着十分严重的安全问题。企业的信息档案中涵盖了企业经营、发展等许多价值极高的信息，如果这些信息出现泄露的问题，就会对企业的发展产生十分不利的影响。所以，在大数据的背景下，企业还需要不断提升信息档案的安全性能。企业的管理部门需要具备充足的信息安全意识，并对大数据时代下档案管理工作的特性有深入的了解。此外，企业还需要加强对关键信息数据的防护，一旦发现风险，就需要及时向上级汇报并委派专业的人员进行处理。企业需要借助先进的科学技术手段，做好档案管理系统的安全防护工作。最后，企业还可以根据自身的实际情况，制定专门的信息档案防篡改技术，进而更好地保护信息数据的安全。企业在档案管理系统中需要为每一级别的用户设置专门的权限和身份认证方式，进而更好地保护关键信息数据，并有效防止外部用户的非法访问。

结语

总之，大数据带来的不仅是机遇，更是巨大的挑战，企业档案管理工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理現代化。加快建立专业的、适应现代化发展的档案管理人才技术团队，构建企业档案信息化管理系统，提高档案工作效率，推进档案数字化进程，进而让现代科学技术能够更好地推动企业的发展。

参考文献

[1]陈翠英.大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务，2018，（005）：42.

[2]刘春凤."大数据"时代的企业档案工作模式转型[J].兰台世界，2020（S1）：138-139.