构建管理会计信息系统，加强研发项目管控——以YS公司为例

胡琴 易生支付有限公司计划财务部

引言

在企业数字化浪潮时代，企业面临转型升级，管理会计应用指引为管理者提供了诸多工具，管理者要秉承管理会计的思维理念，践行适应性原则，结合公司运行实际进行灵活运用。本文通过管理会计信息系统整合多项管理会计工具的应用实践，提升财务管控水平，降本增效。

一、YS公司及研发项目管理情况简介

YS公司为第三方支付公司，主要依靠信息系统处理第三方支付类交易获取交易手续费。是依靠IT技术、信息系统、前端应用产品开发的典型IT类金融服务公司。应用模块、交易系统功能需要不断升级、迭代。前端应用、系统功能研发、系统稳定性是公司赖以生存的基础，是持续发展的基本保障。新应用、新功能就是笔者公司的研发产品，伴随着新产品项目的研发，中后台的管理投入同步增加。年均研发投入近亿元，随着公司规模发展和人工成本上涨，综合投入呈持续上升态势。

在项目管理费用中，主要包括研发费用和管理费用的投入。研发费用主要为研发人员薪酬的软投入和服务器、存储设备等硬件投入，其中研发人员的薪酬投入占研发费用支出的80%，管理费用的投入主要是研发项目的评估、设计、审批、管理、跟踪等人力成本类管理投入。研发项目全周期的管理大量以人力投入为主，人的效能决定了投入人力成本的产出效应。人的效率效能具有隐蔽性，提高研发项目的流转效率、提高项目流转过程中的沟通效率，提升研发人员的积极性和工作效率就是降本增效，增收节支。因此，如何提升研发项目各阶段效率成了笔者司提升研发费用投入产出和降低研发项目管理成本的重要课题。

伴随着数字化浪潮，企业自身发展降本增效的需求，加之《管理会计基本指引》《管理会计应用指引第802号——管理会计信息系统》的启发，结合该公司具有较好的信息系统基础，特开发了一套项目研发管理系统去综合管理研发项目，以期达到成本控制，提升效率的目的。在该套系统里面，设计了几个模块，具体包括：需求模块、产品方案模块、项目评估立项模块、研发跟踪模块、验收上线模块、数据驾驶舱模块和收益跟踪模块；从需求起始，到业绩应用循环，该系统贯穿了研发活动的全生命周期管理。

公司组织架构如图1。

图1

二、YS公司研发项目管理过去存在的问题

（一）纸质签批手续、不能移动、远程签批

需求部门用纸质单据提交项目需求申请书，各个职能部门在纸质单据上审批，纸质单据的流转的时间不可控制，签批人职务繁忙、出差时有发生、异地办公，纸质单据的流转时间受限于签批人员是否在办公室，以及各节点签批后，往其他各签批部门的呈送速度。时间具有不固定、不可推算和不可控性。

（二）流程不能可视化、不能知晓节点状态、不可追踪

在纸质审批单据流转的前提下，需求人员无法实时知晓需求项目所处的状态，需要找到对应审批人逐一询问才能知道目前所处的节点，流程不可视、状态不可视、不可追踪。

（三）系统间存在断点

合同、日常管理类审批使用了OA办公系统，研发人员的管理使用了OKIT研发系统，OA系统与OKIT研发任务管理系统之间存在断点，OA内的文档、审批等无法关联研发任务，研发需求与研发任务也无法关联，数据未打通，数据价值因数据断点无法整合、协同使用。

（四）项目审批人员效率无法跟踪管理

项目审批各阶段审批人员的审批时间，研发方案的提供时间、研发任务的派发、研发人员任务接到后的启动时间，任务的实际研发时间，研发完成后的测试时间、验收时间等均无法自动获取，人员效能无法自动统计，无数据支撑人员的优劣评估、人员绩效管理缺乏数据支撑。

（五）纸质文档与其他关联文档的溯源性较差

纸质文档不具有自动记录、自动归档、流程可追溯、可关联查询的特点，文档上审批的意见也不具有可公示阅读的特点，透明、溯源的示范性、震慑性较差。

（六）研发产品的效能缺乏统计手段

各研发产品的复用次数，经济效益无法自动统计，对研发产品的效能，缺乏跟踪分析手段。

三、构建YS公司管理会计信息系统

为了解决以上在研发项目管理中的六个问题，加强研发费用管控，笔者综合运用管理会计工具，从以下九个方面构建了YS公司管理会计信息系统。

（一）YS公司管理会计信息设计理念

管理会计信息系统的设计内核是管理会计思维，应糅合系列管理会计工具，镶嵌到单位相关领域、层次、环节，以业务流程为基础，使用系统集成、固化流程控制的方式，构建的横跨多个部门，贯穿业务生命全周期的数字化集成应用管理工具，其实质是：理念为核、系统为器。

公司的发展、各项工作的组织实施都要紧密围绕公司的战略，以战略规划为导向，以持续创造价值为核心，促进单位可持续发展。该项目系统内流转管理的项目应符合公司的战略规划；项目是否实施需要通过预算预测、分析加以判断，正式立项的项目需要使用预算管理跟踪、分析、校正项目执行情况；结项项目的市场业绩要应用于绩效考核。战略引领，以全面预算为抓手，绩效考核应用为保障，以三大管理会计理念作为构建加强研发费用管理信息系统的核心设计基础。具体通过各个功能模块的建设加以实施，具体在本段落第（八）点详述。

（二）YS公司管理会计信息系统建设目标

针对存在的六个方面的问题，制定了YS公司管理会计信息系统建设目标如下：

（1）取消纸质签批，实现线上PC端、移动端审批。

（2）项目全流程可视化、显示实时节点、可查询、可追踪。

（3）实现信息系统的连通，以项目管理系统为中心，打通项目管理系统、研发系统、业务系统、财务系统，将各个系统之间的数据进行打通，实现OA与任务研发管理系统打通、各系统间的文件、文档可相互叠加、调阅及调用。

（4）项目全流程档案自动归档、可关联、可追溯。

（5）人员处理时间能自动统计，人员效能可跟踪评估、生成绩效考核的基础数据。

（6）研发产品复用效能统计，研发项目产生经济效能的统计应用，实现项目经济数据管理。

（三）YS公司管理会计信息系统系统设计与架构设计

以项目管理系统应用为核心，汇集工作计划管理、合同管理、费控管理、资产管理和采购管理应用中与项目有关的管理内容及报表数据，使单位、企业从项目管理的维度处理相关事务，分析业务数据信息。（见图2）

图2

（四）YS公司管理会计信息系统功能模块设计

YS公司管理会计信息系统功能模块设计（见表1）。

表1

（五）YS公司管理会计信息系统模块间流转关系

YS公司管理会计信息系统模块间流转关系（见图3）。

图3

（六）YS公司管理会计信息系统操作步骤

YS公司管理会计信息系统操作步骤（见图4）。

图4

（七）YS公司管理会计信息系统职责分布

YS公司管理会计信息系统职责分布（见表2）。

表2

（八）YS公司管理会计信息系统模块功能规划

1.需求模块

该模块是该套系统的初始模块，需要运用战略地图、价值链分析识别筛选项目是否符合公司战略，运用预算分析、本量利分析判断是否值得投入。

该模块由业务部门人员在项目管理系统中，根据内嵌的标准化表单提出客户需求，业务部门设专岗，对需求进行分析，区分出是个性的需求还是共性的需求，分析共性需求的市场空间，市场规模、收入、毛利，投入产出、投资回报等信息。对于共性的、有市场空间、复用性较高的需求转入产品部设计专门产品满足；个性的需求采用收费模式解决，放弃没有复用价值且客户不愿意付费的需求；避免公司各个环节的无效劳动、节省无效成本投入。

2.产品方案模块

在产品方案模块，产品部设计产品方案时，需要运用作业成本管理、优化约束性资源，提升产品方案的经济效益；

产品部根据市场部提交的分析终结后需求，研究综合性解决方案，形成标准化产品，在产品设计阶段，会反复斟酌，应用作业动因分析，作业成本优化，力争只保留增值作业，消除非增值作业，通过方案本身的实施成本最小化，节约后续一系列研发、运营、市场投放等一系列的成本，通过最前端的设计环节管理，避免后续资源的无效投入，磨刀不误砍柴工，降本增效。

3.项目方案评估立项模块

产品部设计的项目方案在项目评估模块中，除了需要使用预算预测、本量利分析进一步分析投资回报情况外，还需要进行方案风险评估、可行性评估等多方面、多维度的评估工作，这就需要使用内部控制和营运管理等管理会计工具。

产品部在项目管理系统内提交产品解决方案，由各个职能部门对产品方案进行审核，比如，风控部对产品方案的风险性、合规性、是否会触发反洗钱、是否符合监管机构要求、是否存在客户数据、隐私泄露风险等各方面进行审核；计财部对产品方案投资回报情况进行评估、对预算、采购等事项实施管理；还有诸如研发部、运营部、资金清算部等职能部门分别就自己部门管辖的职责对产品方案进行审核和优化。

4.研发管理模块

经评估通过后的产品方案正式立项后就转入到IT研发部进行研发，项目管理系统跟踪项目研发实施的参与人、开发用时、代码量、BUG率等一系列数据，实时可视化反馈项目的进展以及各研发人员的投入情况，使用关键绩效指标法对研发项目组成员进行有效管理。

5.验收上线

根据闭环管理、风险闭环原则，研发完成经过测试后，由产品部对研发实施的结果进行验收。验收通过后，形成标准化的产品，由产品部将产品维护进产品系统内，向业务部门整体输出，市场人员根据客户需求在上线申请模块调用该产品。验收环节实现了项目的闭环管理。

6.归档跟踪及绩效应用

以上各模块产生的所有数据全部自动化归档，标准化后的产品与支付业务主信息系统连通，主信息系统会实时记录交易数据，交易收益情况，做到对项目效益的自动跟踪，按月生成每个研发项目的收益情况，该项目参与人，如产品经理、项目经理、研发人员当月绩效均与项目效益挂钩，用奖金激励关联研发项目成果的方式，确立市场导向机制，激发研发人员的积极性，确保研发项目的市场应用型，保证研发目标与公司发展的整体目标一致性。

笔者通过以上几个方面，在YS公司构建了管理会计信息系统的研发项目管理模块，用来加强研发项目管控。

四、YS公司管理会计信息系统实施成效

2019年笔者在YS公司按照以上思路构建了管理会计信息系统，该系统已于2020年上线，通过2020年一整年的运行，的确起到了加强研发项目管控的目的，实施成效归纳如下：

（一）在系统效能方面

从表3数据可以看出，通过研发项目管理系统的使用，各流转环节的时间都有所减少，效能大幅提升。

表3

（二）在系统功能方面

系统功能方面（见图5）。

图5

1.业财融合，多部门协作

从项目立项、项目规划、项目执行、项目监控到最终项目的上线、验收全过程线上管理，通过系统实现了多部门协作，如项目立项阶段就需要风控、运营、技术、财务、采购部门多部门协作来完成项目的立项，从而保证项目在启动过程中公司内部各个部门对项目的信息的共享和项目风险的把控。通过多部门协作，更好的发挥各部门在项目各个阶段中的管理职责。

2.数据落地，项目信息共享，提高财务效率

实现了项目信息可视化、透明化、共享化，所有参与项目的相关人员都可以看到项目的整体情况，如项目立项的信息、项目的排期计划、合同的签署情况、项目采购的相关资产、项目相关的预算和花费，可以一目了然地了解到项目的整体情况。

3.资源整合

实现了项目各阶段上传电子文档的随时查阅和下载，同时也支持调阅其他关联项目的文档，充分利用平台来打造资源池，随时随地可以进行检索。

4.风险控制

做到项目逾期的预判，做好对项目每一个任务完工情况的把控。对项目在执行过程中存在的风险和问题进行上报，由相关部门进行统筹和规划。降低项目执行风险，并可以看出项目在执行过程中每个节点的完工情况，对项目计划和项目实际执行的合理性有一个有效的判定。

5.数据打通，财务业务化，业务财务化

打通业务平台，获取终端的业务数据，并和项目管理系统的数据进行整合，推送给业务人员、领导和渠道，可以通过系统查看到项目验收后的交易数据和营销数据，从项目的前、中、后3个角度查看项目的收益、营销人员的收益、渠道的收益。

打通开发平台，由项目管理平台推送项目、需求和任务给研发平台，研发人员在研发平台上做内部的管理，同时反写进度给到项目管理平台，项目管理平台通过单点登录的方式查看具体研发的任务细项。

通过多系统之间的打通，打破信息孤岛，发挥不同软件的专长，同时提高软件之间的联动性。

结语

以上是笔者在YS公司构建管理会计信息管理系统，加强研发项目管理的应用实践。管理会计信息系统是集成化的应用工具，内核是管理会计思维及系列管理会计工具的应用，该系统在需求阶段应用了战略分析、预算分析；在产品设计方面应用了作业成本、约束资源优化；在项目评估模块，应用到了风险管理、内部控制、营运管理、财务预测；在研发模块应用了关键绩效指标法考核，在验收模块，使用了风险闭环。在上线后应用了绩效管理。整个研发项目管理系统对各项目实施了全生命周期的项目管理。

在公司的经营管理中，有众多管理理论和管理工具，管理者要秉承适应性原则，结合应用环境，甄选适用的理论与工具，并且与公司的实际情况、发展规模、所处阶段、企业文化结合后予以调整后应用。财政部发布的管理会计应用指引很全面的总结企业管理实践中可选择的管理工具，掌管理会计工具是实施良好管理的必要基石。也只有真正掌握管理会计工具，才能更加得心应手的选择最佳工具适用到最合适场景中去解决问题，提升管理效能，降本增效，发挥作用，创造价值。