RPA技术在电网企业单台车辆成本核算中的应用

炊蓉 李映学 张新社

【摘要】    为进一步规范“车辆使用费”实现按单台车辆归集成本费用，提高成本费用效率，支撑外部监管和内部多维精益管理需求。各电网企业急需借助机器人流程自动化（RPA）技术，有效解决车辆使用费按照单台单车辆进行多种费用核算的问题。为此，本文先是说明了机器人流程自动化（RPA）技术的基本信息，对机器人流程自动化（RPA）技术的优势和影响做出简单介绍，再是详细阐述了机器人流程自动化（RPA）技术如何进行单台车辆成本核算，最后介绍了机器人流程自动化（RPA）技术创新应用的效果，为企业数字化转型提高参考，具有一定的先进性和可推广性。

【关键词】    RPA技术    成本核算    创新应用    数字化转型

一、RPA技术介绍

近几年，全球掀起数字化、智能化的浪潮，已成为企业管理工作的必然手段，尤其现今正处在大数据时代，人们对数据准确性要求精益求精，数据的准确性直接影响企业的决策。RPA（robotics process automation，机器人流程自动化）是一种软件自动化工具，执行例常任务，作为虚拟劳动力，取代机械、低价值、高重复、大批量的日常事务操作，根据预先设定的程序操作指令模拟人工作业处理流程标准化工作，完成预先指定目标，既能满足提高数据质量，又能达到加速业务流程流转并减少人力投入的目的，是实现财务管理自动化、智能化的有力工具。具体优势如下：一是提高运营效率，节省时间并释放员工的能力;二是增强准确性，可审计、监视、跟踪和控制业务流程执行;三是扩展灵活的增强型“数字”员工队伍，快速响应业务需求。

在没有流程自动化（RPA）之前，要提高数据核算质量和颗粒度，实现精细化核算的管理目标，需耗费大量人工进行数据整理、检查，管理成本巨大。如果能够创新引入机器人流程自动化（RPA）技术，基于电网企业“微应用”平台搭建流程自动化机器人，通过机器人流程自动化技术设计的“数据采集机器人”以及“数据录入机器人”，可以使标准业务流程和重复工作流程实现自动化，数据加工、传递与整理的工作也将变得更为轻松、便捷。

二、车辆管理要求

随着国家出台“八项规定”，加强对“三公经费”的管理，以及输配电价改革要求，电网企业内外部检查不断增多，内外部监管压力持续加大。因此，必须进一步规范公务、生产用车辆的使用，快速满足改革要求。为此，国网陕西省电力公司根据《国家电网公司关于进一步加强车辆规范管理的通知》以及《国网陕西省电力公司公务用车管理实施细则》等文件，考虑以单台车辆为成本核算单元，规范单车核算管理，建立适应监管以及精益核算的“单车核算”管理体系。主要满足以下管理目标：一是需要单独核算生產用车和公务用车费用，并且能按照单台车辆进行燃油费、过路过桥费、维修保养费等费用的归集;二是需要按照组织机构进行车辆使用费的分摊，建立统一、标准的车辆使用费分摊标准，有效核算各个组织机构的车辆使用情况;三是需要建立车辆及车辆使用费的管理台账，主要进行车辆基础业务数据的收集，并为财务核算提供业务依据。

为满足以上管理要求，给业务人员和财务人员增加大量的工作内容，主要表现在前端车辆信息的管理和每笔业务支出核算的管理，造成大量业务数据，给核算工作增加难度，给业务人员填写报销单据增加工作量，急需通过自动化手段进行数据的填报和归集，减少业务人员和财务人员的工作量，提高工作质量和效率，满足车辆使用费的管理要求，从根本上解决相关隐患及问题。

三、RPA技术创新应用介绍

为了满足外部监管和内部管理要求，提升业务人员和财务人员对车辆管理的工作效率，加快财务工作从核算监督型向管理服务型转变。按照单车核算的管理需要，国网陕西省电力公司创新性地借助RPA技术，设计开发“单车核算微应用”，具体建设内容如下：

3.1自动处理重复业务，提高工作效率

一是机器人自动根据业务数据填写财务报销单据，帮助实现业财一体化融合共通。业务部门能够借助RPA技术完成单据填报、数据分析、进度查询等，为财务和业务前端搭建了桥梁，实现信息的共享和共用。同时借助RPA技术指导、规范业务部门依据报销内容准备报账资料，保证财务数据规范性，进一步提高会计凭证制作效率，为企业管理效率的提升提供了有效、准确的数据支撑。二是机器人进行业务数据的自动稽核，降低人为失误及成本。以RPA技术的规范化操作代替人工执行繁杂的基础工作，降低包括“数据录入”、“单据填报”、“金额大小写”等可能由人为因素导致的错误。三是在机器人微应用中建立规范的单据格式，提高日常工作效率。利用RPA技术所填报的单据格式统一，财务人员可以有更多的时间着眼于工作重点，在审核过程中降低原始单据审核量，关注原始单据可能存在的潜在问题和风险，确保工作内容优质有效，提高工作效率。四是利用机器人自动进行数据查询，实现往来台账、费用台账随同业务处理自动生成。财务与业务均可借由RPA技术实现多维度查询和实时管控，减轻各方工作量，实现“数据一次录入”、“多部门共享共用”共赢，为保障预算按时间节点完成、供应商挂账及时准确结付提供了便利的管理工具。

3.2强化前后数据集成，细化单车管理

首先，利用RPA技术开发“单车核算数据采集机器人”，自动采集统一车辆管理平台的业务数据，实现与前端业务的自动集成。集成信息包括平台中每台车辆的“基础信息”、“派车单”、“车辆维保记录”、“车辆油费”、“过路过桥费”、“年检费”、“其他费”等明细数据，实现ERP、财务管控、“单车核算微应用”、统一车辆管理平台数据的高度统一和数据联动，构建业务端和财务端的数据桥梁。

其次，利用RPA技术自动生成费用报销单，以及后期的财务凭证和数据分析。一是开发报销单据填写机器人，将自动采集到的业务数据，自动进行报销单据的填写。二是开发自动过账机器人，自动按照单据费用类型与科目的对应关系，将报销单据数据全部推送至财务管控系统，实现会计凭证的自动生成。三是开发自动稽核机器人，完成以车辆业务、财务业务、数据监测的分工协作以及跨专业交叉数据校验。从合法性、合规性、合理性以及效率效益等视角进行业务层监测，四是开发预算管理机器人，实现单车核算与预算管理、成本控制等生产经营活动紧密结合，支撑车辆集约化、标准化、规范化管理的要求。

3.3规范业务流转标准，提升数据质量

按照实用化和易用性原则，利用RPA技术整合“单车核算微应用”微应用数据和“统一车辆管理平台”数据，将复杂的核对逻辑、数据处理逻辑通过RPA技术进行呈现，最大程度减少操作，缩短业务人员系统操作学习时间。将采集的数据，通过搭建“单车核算客户端”“车辆费用服务”“单车核算服务”“单据生成服务”等自动化处理机器人，将车辆明细数据、车辆基础信息、车辆费用数据进行采集，实现车辆明细数据到财务数据转化，进行统一数据处理、存储，在提高数据质量的同时做到数据共享。以某企业为例，总共采集了车辆基础信息147条，数据项4，964个;车辆维保记录数据563条，数据项9008个;车辆油费数据7，930条，数据项103，090个;过路过桥费数据8，345条，数据项66，760个;派车单数据33，564条，数据项908，658个。由此可以充分说明，要实现如此庞大的数据处理，人工处理已经不可能完成，必须借由RPA技术规范数据流向，对数据进行在线加工处理，进而保证数据的唯一性。

3.4不断深化技术应用，扩大业务覆盖

通过后期持续统计、反馈RPA技术使用效果，不断优化系统设置和功能。利用RPA技术，基于单据过账机器人、员工报销机器人，将RPA技术应用场景最大化，使业务人员尽快熟悉RPA技术的使用，变低效繁杂的手工统计为便捷的智能化办公。未来的财务人员更侧重处理特殊事项、强化审核、规避风险等方面内容，机器人将主要处理生产成本科目下的核算業务。根据业务线条、业务类型、部门划分，面向不同财务专责，将有不同的机器人协助进行工作。目前除工资薪酬业务由一人处理，不涉及RPA技术之外，其他业务和专责均已开始使用RPA技术，其中已利用RPA技术的业务有发票校验、通用单据、多维分摊、商旅过账等场景。

四、应用效果

通过RPA技术的创新使用，一是解决“效率低”的问题，借由RPA技术自动生成业务所需要材料，费用明细、多维度分摊表，减少了财务人员进行反复核对校验的工作时间。二是解决“控制弱”的问题，所有数据必须由前端生成，人为干预过程较少，实现了车辆使用费的数据生成点的“强控制”。三是解决“风险大”的问题，所有数均由RPA技术自动生成，将所有财务政策、内控措施植入工具中，由RPA自行判断风险，将风险降到最低。四是解决“管理难”的问题，利用RPA技术将散落在最前端的业务数据与财务数据进行衔接，有效管控了业务信息的合理合规性。

五、结束语

本文介绍了RPA技术在电网企业单台车辆财务核算方面的应用，明确了RPA在财务数字化、智能化转型中的应用价值，分析了RPA技术创新应用为电网企业带来的经济效益和管理意义，进而为RPA技术在各类型企业的推广使用提供了有力的试点实例支持，有助于促进企业财务数字化、智能化转型，使企业的管理越来越科学规范，为企业的长远发展打下坚实基础。

参  考  文  献

[1]胡赛楠. 人工智能成为企业数字化转型得力助手[N]. 中国会计报，2021-06-25（013）.

[2]程平，黄鑫.基于RPA的应收账款实质性程序审计机器人研究[J].财会月刊，2021（12）：105-111.

[3]程平，胡赛楠.基于RPA的职工薪酬实质性程序审计机器人研究[J].财会月刊，2021（11）：116-121.