基于HRP 的公立医院库存物资管控探析

■王娟 郑洁

近几年，为贯彻落实党中央、国务院关于深化医药卫生体制改革的重要决策部署，在国家强调“医药分开”的大背景下，继全面取消“药品加成”之后，进一步实施取消医用耗材加成政策，推动破除“以耗养医”。耗材在医院管理、医改及在进一步腾出费用空间、改善医疗服务、增强群众获得感等方面起到了重要的作用。医院包含耗材在内的物资具有种类繁多、消耗量大、业务环节多、涉及部门广、管理难度大等特点。如何在HRP 环境下利用信息化手段建立、健全医院库存物资的管控，实现HRP 库存物资管理模块之间的互联互通、数据交互共享，同时适应国家新医改的形势，符合成都市“三医监管”的要求，打通各个部门之间业务壁垒，从全流程的角度，建立完善的HRP 耗材物资全生命周期管理体系，最终为医院管理、医保管理、医疗管理提供真实有效的耗材数据，是本文研究的重点所在。

一、医院库存物资管控的特点

1.医院在用的库存物资种类繁多且品目繁杂，随着临床业务的发展，医院的物资从原来的几百种，上升到几千种，如此繁多的种类，给物资的采购、入库、领用的实物管理和价值管理等都带来了一系列的困难，完全依靠传统的手工操作，是需要耗费巨大的人力的，也不符合医院管理提质增效的要求。

2.从物资的种类来看，分为医用物资和非医用物资，其中尤其以医用物资居多；从是否可计费来看，分为可收费物资和不可收费物资；从是否常规使用来看，分为常态化使用的物资和应急物资；不同种类的物资在采购管理、库存管理、价值实现、乃至内控关键点方面都存在不同的差异，分析不同种类物资的特点，建立符合不同特点的医院物资管理制度和流程，并将其在系统中予以体现，方能实现医院物资精细化管理的需要。

3.医院自取消“耗材加成”之后，在库存物资中占据大壁江山的医用耗材的管控越发提上了重要的日程，如何从医用物资的采购、使用和管理中寻求效益？如何在满足国家“百元医疗费用中耗材占比”指标的前提之下，提高医疗质量和效率？如何通过处方点评、医嘱管理、耗材全生命周期管理来实现医用耗材的精细化管理？这些都成为医用耗材管理中值得深入探讨的问题。

4.随着医院HRP 系统的深化和发展，除了系统本身的便捷性之外，也提出了越来越多的精细化管理的要求，如何在HRP 系统中体现库存物资的全生命周期管理流程，从而实现制度流程化、流程岗位化、岗位表单化、表单信息化，实现库存物资从采购到入库、领用、计费、记账付款等的全生命周期信息化管理，以及信息的可溯源、可查询、互联互通，是一项值得重点去做的工作。

二、医院HRP 环境下库存物资管控的目标和重点

1.按照不同种类物资的特点，建立全生命周期物资管理模式，依托HRP 信息系统建设，打造统一招采平台、物资管理系统、合同管理系统、账务系统，形成采购计划模块、供应商管理模块、进销存盘点模块、合同管理模块、付款账务管理模块，实现库存物资从申购到付款的全生命周期闭环管理。

2.实现管理信息共享，打通各部门、各业务板块的壁垒和信息盲点，实现从申购到采购，合同到付款中信息之间的相互勾稽，物资系统和财务系统互联互通，管理信息在不同部门、不同环节之间实现共享，业务数据和财务数据相互印证、相互稽核，异常数据设置报警机制。

3.设置管理报表和内部稽核系统，定期出具库存物资管理报表，提供科室物资耗材使用情况分析表、进销存盘点表、指标异动分析表、百元医疗收入耗材占比等指标，为医院科室成本精细化管理打下基础。

三、医院HRP 环境下库存物资管控的关键流程

1.采购管理流程。

（1）严把申购关，建立医用耗材准入审批机制。由医院的物资管理部门针对新入耗材建立准入管理制度，由医院的设备物资管理委员会对新入耗材进行多部门、多维度的论证后报医院决策机构审批通过，严把医用耗材新入审批关，严格控制新增耗材准入，明确新进耗材的必要性和原因，避免医用材料不合理的引入，实现从“入口”的控制。

（2）严格采购管理。根据不同种类耗材的特点，建立耗材的采购管理制度。比如针对医用耗材，建立非医用耗材采购管理制度和医用耗材采购管理制度，明确各类采购业务从请购到审批，从前期调研到需求论证，从现场采购到合同签订，从合同到采购清单管理等一系列的业务流程，并针对每个业务流程设置专门的人员进行管理，实现相互分离或者引入监督部门的定期抽查机制，最终实现物资采购管理制度化、规范化、程序化。

（3）通过建立统一的招采平台，尝试电子招标化管理，实现招标公告发布、专家的抽取、结果的公示、合同的签订等系列流程信息化。

2.合同管理流程。

（1）严格按照采购的内容签订合同，采购合同不得对投标中标结果作出实质性的变更；建立医用耗材采购合同模板，合理确定双方的权责义务，有效规避合同风险；合同应经医院各部门审核后实施。原则上合同应包含所有常规使用类耗材。

（2）实现合同效期预警管理。在合同期内严格执行合同，针对快要到期的合同，由合同系统给出提示及预警，及时开展合同的续签或者重新招采工作，避免出现新旧合同的断档，影响临床工作的开展。

（3）建立合同供应商管理系统，做好供应商及其证照的电子化管理，针对平时对订单响应不及时、提供的耗材出现包装、质量问题等影响临床工作开展的情况，物资管理部门及时将供应商服务情况纳入考核及反馈。

（4）建立耗材合同信息管理系统，除了体现耗材合同的线上签订之外，将经审签完毕的耗材合同关键信息和耗材管理信息库相连通，实现合同管理基础上的订单管理。

3.出入库管理流程。

（1）建立库存物资电子合同订单管理系统，临床科室根据系统里面的耗材形成申领订单，物资管理部门根据审核通过的申领订单订货，发货，临床部门根据实际发货情况形成领用出库表单。

（2）建立临床二级库管理系统。根据临床耗材实际使用管理情况，由实际的耗材使用部门承担耗材的二级库管理工作，设置专人负责耗材的领用、收货、定期盘点工作，如有差异及时反馈到物资管理部门。

（3）建立耗材出入库信息和使用信息的勾稽检查机制。利用信息系统，将耗材的领用信息和使用信息，以及计费信息进行比对，使用数量不得大于领用数量。使用部门在信息系统里面享有本部门耗材领用、使用、计费信息的查询权，每个月根据盘点信息进行比对；物资管理部门掌握全院的耗材领用、使用、计费管理情况，并按月度出具管理报表，如遇异常数据，启动多部门联动分析机制，查找原因，对标管理并解决问题。

4.核算管理流程。

物资管理系统和财务核算系统相衔接，搭建存货核算模块，根据物资部门按时推送的订单数据自动生成记账凭证，物资会计针对订单和发票进行核对，增设发票未到情况下的暂估入库功能，物资实物流转和科室成本核算系统关联，很大程度上减轻核算人员的工作量，提高核算的效率，减少纸质凭证传递过程中的流转、签批时滞等问题。