档案管理从信息管理到数据管理的转型机制与策略探讨

邓华云

摘要：档案管理可以为各项工作的实施提供重要的信息数据基础，是一项非常重要的工作。随着大数据技术的普及应用，档案管理工作正在进行积极转型，从原来的信息管理向数据管理转变。档案管理工作转型机制的实现与新时期档案管理环境、档案管理主客体变化以及档案管理理论的优化提升等因素有着密切联系，作為档案管理相关部门，要重视做好档案管理的相关工作，从管理模态、数据管理权责以及管理工作人员等三方面采取行动，助力档案管理从信息管理向数据管理的转型发展。

关键词：档案管理;信息管理;数据管理;转型机制

前言

档案管理工作事关各种数据的保存和调用。在传统档案管理工作实践中，考虑到数据信息的多样化，为了能够节约信息保存的空间，提升信息保存的时效，往往会对数据作出相应的处理之后再进行保存。这种带有较强目的性的档案管理方式侧重于信息的实用性。随着大数据时代的到来，数据的数量、种类得到了极大的丰富，人为对数据作出相应的处理再进行保存的档案管理方式已经不能适应大数据时代档案管理工作发展需要，在“共享”理念的影响下，人们愈发重视对数据客观性的保护。档案管理环境的新变革以及管理主客体的新变化等因素，都在不断推动着档案管理工作从信息管理向数据管理方向的转型。档案管理机制的转变，也是档案管理工作自身发展提升的必由之路，是大数据推动的必然结果。作为档案管理相关部门，要重视档案从信息管理向数据管理方向的转变，并采取行之有效的措施，提升现阶段档案管理工作机制的转型成效。

一、档案管理从信息管理到数据管理的必然性

（一）大数据时代开启了档案管理工作从信息管理向数据管理的转型

互联网与计算机技术的快速发展，为我们开启了大数据时代，在此时代下各类技术在功能上实现了融合互通，让更多人能够享受计算机、互联网技术的便利。而在此过程中，也不断增加着互联网空间内的数据量，要实现这些数据的良好处理，将数据的应有价值充分发挥出来，就须依赖一种具有流程优化力更好、更强洞察力、更佳决策力的数据处理模式。[1]此种处理模式即大数据技术处理模式。大数据技术的诞生及发展，使整个社会的数据处理方式得以转变。从本质上讲，档案管理就是一项管理数据的工作。因此，转型升级原有的档案管理工作，使信息管理逐步转型为数据管理就显得至关重要。

（二）档案管理工作自我变革提升的内在要求

档案管理工作自身也在不断发展变化着。传统的纸质信息存储方式存在诸多弊端，已经难以适应当下高速发展的信息化管理要求，档案管理机构为了推动自身工作质量的提升，紧跟时代发展潮流，引入新的管理理念和管理技术，并逐步构建了档案线上管理系统，这为档案数据化管理模式的实现提供了重要的技术基础。由此可见，档案管理从信息管理向数据管理的转型也是档案管理工作自我变革提升的内在要求。

（三）对档案管理有效性需要进一步提升

档案管理自身虽不能创造物质财富，但其对于机构组织核心价值和财富的维护，起着不可或缺的作用，其属于政治性、服务性与管理性的工作。过去，受限于技术水平，档案管理有效性较差，实际工作中常常受到种种限制。然而，档案管理的有效性，直接关系着组织正常运行以及核心竞争力的提升。这就促使众多单位及部门，在档案管理工作上投入更多财力、人力，以实现档案管理有效性的提升。依托升级技术，能够进一步延长数据资源的生命周期，大数据浪潮的到来，给档案管理工作提供了技术升级的契机与思路。档案管理能够依托大数据技术，完成生态性的升级，例如，智慧工程、物联网等技术均能使档案数据的长期保存及利用得以实现，使档案数据应用的广度得以拓展，有助于对档案数据价值的进一步挖掘与利用。

二、档案管理从信息管理向数据管理转型的可行性

（一）档案管理环境迎来新变革

2015年国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，并在该文件中明确提出了要深入发展大数据推广应用的要求，2016年的《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》以及2017年、2018年的政府工作报告等文件都将大数据写入了政策规划之中。[2]由此可见，国家在政策方针上特别重视大数据技术的应用和发展。在这样一种大环境下，档案管理工作也迎来了新的发展变革要求，那就是需要逐步引入大数据库技术，推动档案管理向数字化管理转型。档案管理要逐步从信息管理这种目的性较强的管理模式走向数据化管理模式，提升档案管理工作的水平与成效。

（二）档案管理主客体发生变化

大数据时代，档案管理的主客体发生了变化。档案管理的主体正在逐步适应大数据时代发展思维，其管理运营模式正在逐步融入大数据技术因素，并根据档案管理工作现实需求，构建了相应的线上管理平台。在档案管理客体上，信息由原来的纸质文件逐步向电子档案转变。档案管理主客体的数字化程度得到了大幅度提升，为档案管理的数据化转型奠定了重要的数据基础。相较于原来纸质数据形式，数字化的数据在录入和管理上将会更加灵活便利，有助于档案数据录入管理工作效率的提升。

（三）档案管理理论不断优化提升

在大数据时代，诸多学者将研究的重点逐步转向大数据对经济社会发展各方面所带来的重要影响等问题，并取得了较为丰富的研究成果。这些有关大数据的研究成果，在一定程度上引起了档案管理工作机构的重视，再加上档案管理工作经验的积累以及大数据时代对档案管理工作所提出的发展新要求，都在不断推动着档案管理工作向着数据化管理方向发展。理论研究成果为档案数据化管理工作的实施提供了重要的理论基础，推动档案数据化管理工作实践不断优化与提升。

三、档案管理从信息管理到数据管理的转型机制

（一）营造更加生态化的管理模态

生态化管理模态，属于一种追求资源循环式、长期化应用的管理理念，可以将之理解为“共同化”管理。信息与数据存在明显差异，信息属于出于某种目的而被处理的一种数据，而数据则是指记录客观事件的符号。也就是说，“目的性”会影响到信息的应用范围，但数据则不受影响。在信息化管理档案的时候，基本上档案信息只能给较为固定的工作目的提供服务，不能取得较为理想的应用效果。倘若借助大数据技术，转型为档案数据化管理，则能在很大程度上拓展档案信息的应用范围。如果档案数据各个部门均可实现“共生演化”应用，更能有效发挥出档案数据的潜在价值。同时，组织内部自动化办公流程的构建，可以飞跃式提升档案数据管理的质量。所以，着手生态化管理模态的构建，是推动档案管理转型为数据管理的第一步。

（二）明确并约束好数据管理权责

在优化了管理模态之后，须着手转型管理逻辑。在档案信息化管理的阶段，更多时候仅追求“电子档案”的实现及保存，因此，就可用性层面而言，其上升空间仍较大。过去档案信息化管理中最突出的问题，是仅通过电子版的形式，将实体化的档案录入到计算机，使档案管理的安全性得到提升[3]，但档案的调取与存入流程和传统纸质档案管理没有太大差异。档案数据管理机制的构建，大大改善了档案的存入、调取与使用流程，但档案应用渠道与端口都相应增加，提高了交互条件的复杂性，使档案数据管理及治理更为困难。所以，为了更充分实现管理逻辑，确保档案数据足够安全，明确和约束好数据管理权责，便是推动档案管理数据化转型的第二步。

（三）打造“本职+技术”的全新人员结构

相较于信息管理，数据管理的技术明显变得更为复杂。而要将大数据的技术优势更大程度发挥出来，既要对大数据技术足够了解，又要做好一系列工作，如优化更新数据共享的安全效率体系、定期减少数据冗余、加强数据系统的管理等。所以，我们要清楚认识到档案管理向数据化管理转型后，技术维护和升级也将变得更为频繁，包括安全控制、重构数据库、性能监督、数据服务等。这就要求档案管理部门不仅要完成好现有的工作任务，还要培养出有关大数据的专业技术人员，将相应工作交由数据库管理员去完成。[4]此外，档案管理部门还需重视工作氛围及人才结构的持续优化，以最大程度保证数据库管理员和档案管理专业人员在实际工作中能够协调配合，提高工作质量，助力档案的数据化管理转型。

四、档案管理从信息管理到数据管理的转型策略

（一）构建完善的档案数据管理体系

具体而言，可结合档案管理工作的实际需要，着手构建一套档案数据管理体系。此体系包含如下两方面内容：一是详细划分档案数据管理的权责。明确档案管理部门所有人员负责的工作范围，确保不出现责任范围交叉重叠的情况，并根据工作职责对相关人员进行权责划分、设立奖惩机制。在明确权责后，档案数据化管理责任追溯变得更加可行，一旦档案数据某些方面出现问题，能够快速锁定出问题的权责范围，进而进行针对性的调查和纠错，这有助于推动档案数据管理体系的不断完善与提升。[5]二是明确生态化管理模态下的工作标准。如明确档案管理团队协作机制的具体成员，这些成员该如何展开团队合作;如何创设、补充、调取及应用档案信息;详细规划各个有关档案应用的步骤，确保能够有效控制各个相关工作人员的行为;拥有相应的政策规制去推动每一项工作任务的完成，推动档案数据管理工作规范化。

（二）优化数据管理技术

大数据技术仍处在不断提升优化的阶段，还未完全成型，这为档案管理工作数据化转型发展也提供了较大的提升空间。所以，档案管理也应注重技术扶持力度与方式的持续改进、优化。对此，可就档案管理新形式与服务对象展开交流，询问其具体印象，通过提炼用户所反馈的信息，找出当前档案数据服务存在的不足，然后结合用户的实际需求完成技术体系的优化，以使工作人员将档案资源的潜在价值更大程度挖掘出来。例如，对于档案管理不具可视化功能的问题，可通过对大数据可视化技术的积极运用，更立体地呈现大量数据，进而帮助工作人员更有效地认知趋势，提升对数据管理的理解程度，实现档案管理部门整体工作效率及质量的提升。

（三）培养专业的档案数据管理人才

档案向着数据化管理的方向转型发展对人才提出了更高的要求，档案管理工作人员不仅要具备档案管理的专业知识，还需要具备数据库思维和实际操作应用能力。基于此，档案管理部门需要逐步引入专业的档案数据管理人才，完善档案管理机构人才结构。除此之外，档案管理机构还要坚持做好针对性的培优工作，对于已有的档案管理工作人员要加强大数据理论及操作知识的培训工作;对于新引入的高素质档案數据管理人才，则要加强引导，在潜移默化中向其灌输团队文化以及管理理念，提升这部分优质人才对工作岗位的向心力和忠诚度，激发他们的工作主动性和积极性。通过双行并举，推动档案管理机构整体人才素质水平的提升，确保工作人员在档案管理工作上与时俱进，切实推动档案管理工作向数据化管理的转型发展。

结语

总之，实现档案数据化管理，能够显著提升档案管理工作的质量与效率。档案管理从信息管理到数据管理的转型，是时代发展的要求和档案管理工作自身提升发展的内在需要。大数据时代下如何实现档案管理的良好转型，成为相关部门和人员所面临的一个严峻课题。档案管理部门与机构应对现有数据资源灵活、有效应用，加强对管理体系、管理人员及技术支持的优化建设，完成生态化的管理模态构建，做好数据管理权责的良好规划及约束，注重技术维护与升级体系的持续完善，推动档案管理的有序转型，从而实现档案管理工作效率及质量的显著提升。

参考文献：

[1]于英香，滕玉洁.大数据背景下档案管理数据化转型探析[J].中国档案，2021（1）：81-83.

[2]陈嘉钰.智慧档案馆数据化管理功能的实现[J].档案管理，2021（1）：57-58.

[3]陈科.数据化在事业单位人事档案管理中的实践[J].商讯，2021（1）：152-153.

[4]冯惠玲.融入数据管理 做电子文件管理追风人[J].北京档案，2020（12）：6-7.

[5]邱川燕.大数据时代档案数据化管理与建设[J].福建电脑，2020（10）：66-68.

责任编辑：詹花秀