数字化时代组织传播的再塑和转型

王丽娜

【摘    要】数字技术迅速发展，组织传播的理念需要不断适应数字技术的线上化、智能化和云端化的趋势，组织传播的结构也不再是简单的上行或下行的逐层流動，而是日益体现出分布式流动的特点，跨部门和跨层级传播频繁，部门间的衔接和协调得到极大改善，组织传播中的各种运行机制也在不断重塑，组织传播的效率提高的同时，传播生态也在不断改变。探讨不断重构中的组织传播的新理念以及和新生态相关的机制和效应，有助于深入认识数字化时代信息传播的新生态，促进组织传播的转型和升级。

【关键词】组织传播;理念转型;样态再塑;机制调适

数字技术迅猛发展，区块链、大数据、云计算和人工智能等已然成为社会热词。数字技术是多种数字化技术的集称，其正在加速与经济、环保、文化和慈善等诸多领域融合。[1]在政策层面，从2015 年提出“国家大数据战略”以来，我国推进数字经济发展和数字化转型的政策不断深化和落地。[2]数字化的逐步落地需要组织载体，数字化、甚或是“数智化”的组织不是由数字技术简单加持的原有组织的普通升级，而是一种对组织和组织传播的重构，其中蕴含的组织传播模式的再塑机制值得关注。

一、组织传播的理念转型

数字化技术极大改变了组织传播的形态。以往的以互联网技术的有限应用为代表的信息化思维固然大大提升了组织传播的效率，但整体而言，这种组织传播在很长一段时间内都是传统组织传播的线上化和自动化，其组织传播的价值主要表现在通过信息沟通效率的提升来提高整个组织运行和组织传播的效率，并未改变组织传播的生态，传播中所产生的数据只是组织传播的副产品，其组织传播模式是含有数字和数据的线上化的传播，没有充分发挥数据的价值。而基于数字化思维的组织传播中，数据是重要的生产要素和组织资产，是传播内容、传播形态和传播方式，形成全新的组织传播模式，且信息传播的流程有所变化。基于数字化沟通平台，很多组织采取了自下而上的涌现式协作方式进行组织内共创，其信息传播方式更多呈现自下而上运行同时兼具横向交叉的状态，这也是为了适应信息传播节奏加快、新陈代谢速度快，信息传播量级大的数字化传播的新特点，整个传播呈现出线上化、智能化和云端化的趋势。因而，数字化组织传播是信息化组织传播的更高发展形式，它带来的不仅仅是组织传播和运行效率的进一步提升，更重要的是它持续改变和重塑着整个组织的生态环境。

二、组织传播的样态再塑

数字化技术极大提升了组织传播的效率，这种高效的组织传播反过来重塑了一种数字化协作性的组织传播理念，这在一些企业平台表现得较为突出。例如，2021年初，“抖音”的央视红包发放项目是一个典型的数字化组织传播的样本，其涉及金额20亿元，涉及1000多名研发人员，由于疫情外出管控措施，这些研发人员必须线上办公，因而上百万条信息通道，完全在线上通过其数字化协同平台“飞书”彼此相连，互相交叉，如果同时叠加线下原有部门的组织架构和隶属关系，意味着任意一个节点都有无数个人员和部门对接，很容易想象得到其中所涉及的参与者数量之众和所能导致的信息沟通量级之巨，而“抖音”在27天内就完成了这次几乎纯线上的大规模组织沟通的工作，[3]这种基于数字化、平台化、协作性的组织传播提升了效率，也解决了组织中跨部门和跨层级传播中的衔接不良等一些痛点问题。

（一）组织传播的结构改变

所谓组织传播，是组织与其成员之间、组织成员之间和组织之间的信息交流。组织是一个系统，因而组织与其外部环境存在着信息交流，组织传播包括内部传播和外部传播两个方面。[4]组织传播的结构和范围问题与组织本身的架构密切联系。基于传统的科层制组织结构，其传播层级较多。传统的组织传播主要体现为信息的上行、下行和横向传播，由于科层制组织的复杂程度不断提高，在经纬纵横式的传播结构中存在不同部门的交叉传播。但其主要涉及的是较少部门的纵向和横向信息传播。而在数字化平台和智能化平台上，对于具有一定规模的组织而言，基于数字化的组织传播的信息流动呈现多端点分布式走向和网状交织行进。数字化的组织传播因为数字化技术打通了组织的整个运行流程，破除了部门间的传播障碍，实现了跨部门的系统互通、数据互联，信息发出端到接受端的路径多，每一条路径上的传播节点多，路径之间和节点之间的交错多，呈现出信息交流频次多、沟通密度大的特点，从而带来信息在组织内部的各个节点上的分布式的流通结构，信息沟通和交流的量级和复杂程度较高。

另外，从传播形态来看，数字化时代的组织传播的结构是动态的。一方面，是因为组织传播所基于的组织架构本身的灵活性日益增强。例如，华为与很多强调组织结构稳定的企业不同，其建立的是一种可以有所变化的矩阵结构。每次的产品创新都伴随其组织架构的变化，而在华为每3个月就会发生一次大的技术创新。这更类似于某种进退自如的创业管理机制，一旦出现机遇，相应的部门便迅速出击、抓住机遇，在这个部门的牵动下，公司的组织结构发生一定的变形，其大致工作流程没有变化，只是部门与部门之间联系的次数和内容发生了变化。但这种变形是暂时的，当阶段性的任务完成后，整个组织结构又会恢复到常态。[5]另外，其他一些企业组织，如亚马逊和Google 虽然也有着清晰的等级，但是他们部门之间相互交错却是非常灵活和动态的，Facebook 的组织架构干脆就呈现出分布式网络的样态。[6]基于这些动态灵活的组织结构的组织传播也呈现出一种“混序”的结构样态，即一个组织里面同时存在混沌和秩序，首先是组织和市场界限的消失。其次，组织和人被重新定义，定位全部改变，而原有的组织架构也只是打造了传播的基本路径，在实际组织传播中，智能化和数字化传播呈现出极强的灵活性、动态性和应变性。

（二）组织传播运行机制的调适

1.信息量和信息传播方式间的平衡机制

首先，信号适度简化机制。组织内传播的媒体形式主要包括书面媒体（以文字形式书写的文件、报告、信件等）、会议（复数的个人聚集同一场所进行议事的一种传播形式）、电话（现代组织的各部门、各岗位之间，一般都由电话系统相互连接）、组织内公共媒体（如一些大企业的社内报、闭路电视系统等）计算机通信系统、电传、复印等。[7]但是，由于组织传播的网络结构的复杂化和海量的信息符号，为了信息降噪，提高传播效率，作为一种传播复杂度上的平衡，信号的存在形式被适度简化。譬如，“抖音”的“飞书”平台上的信号文档化就是这样一种目的，其协作机制里最关键的一点，就是项目中所有任务（信息）主要以文档形式出现，让所有的沟通路径，都指向文档，整个组织都围绕文档来展开。[8]文档流程节省了人们的沟通成本，让信息快速同步，大大提高了任务分配的效率，也充分发挥了文字符号的视觉准确性，便于反复阅读和核查。

其次，信道的相对简化机制。很多时候，大数据时代的海量信息数据带来了巨大的信息传播噪音，要通过局部的相对简化来实现信息高效保真地传播。例如，很多数字化平台不是信息流向接收端，而是接收者寻找信息，这种信息流动方向的改變也极大地简化了信息传播渠道，减少了信息在上千人构成的传播网络中的流动次数和流经节点，从而减少了信息丢失、重复、冲突、拥堵等导致的信息失真问题，有效降低了信息传播中的噪音。还以“抖音”的央视红包发放项目为例，它改变通常的信息由信源端发出，沿着信道流向信宿（接收者）模式，而是将信息保留在发出端，由接收端去寻找并流向原本的信息发出端的信息。一般来说，组织沟通中是由人来发送文档，导致过多版本的文档增加信息噪音，降低沟通效率，而“抖音”反其道而行之，团队为“春晚”的红包发放项目在“飞书”上建立了很多文档，每一个文档中都会有很多相关条目，每个条目代表着相应的子任务，在文档中，这个任务如何操作，何时操作，操作者的说明等信息都标注得非常清晰。然后，不同的人按照分工去进入相应的文挡，这样就呈现出一种信息（文档）流向相对不动，而由人员在线上进行流动的传播样态。[9]由此，其组织内的基于数字化协同平台“飞书”的技术重塑了其组织传播的样式。

最后，相对于大信息量的信息匹配机制的适度简化机制。数字化组织传播一般拥有可以将以上各种不同形式的传播媒介融合打通的数字化平台，由于信息化办公和现代通讯技术的发展，组织内部的信息流量极为巨大，这些信息的过滤，包括选择、查找和匹配就变得极为复杂，而借助大数据技术，不同形态的信息之间可以实现极为高效和快速的查找、匹配和连接。例如，在“抖音”的“飞书”上，每个人领到自己的任务只是进行工作的第一步，还远远不够，有些任务有先后顺序，需要别人完成之前的步骤，负责后面工作的其他人员才能接着做，依靠“飞书”的艾特功能，可以瞬间完成信息的打通，比如文档中有一个项目需要某一位同事负责，可以艾特这位同事，这位同事会马上收到提醒，更重要的是不管是图片、文档或以其他任意形态存储的信息都可以用这个功能实现查找和匹配，[10]这样通过一种简单的功能实现了巨量信息的选择、查找和匹配。

2.基于数字化的组织内部的信息公开机制

绝对信息和分配信息都是就某一人或某一事而言的，前者指与这个人或这件事有关的所有信息，后者指在组织内部实际传播的与这个人或这件事有关的信息;或者前者指已知信息，后者指个人了解的信息，通常分配信息在理论上可能等于绝对信息，但实际上一般都少于绝对信息，而绝不可能多于绝对信息。[11]传统组织的绝对信息和分配信息之间差距较大。而现代企业组织中普遍采取的OKR管理模式，即目标与关键结果法（Objectives and Key Results），[12]通常比较强调组织内信息的透明和公开，在现代企业组织中，由于要组织成员最大限度地明确组织或组织某项目的目标，甚至要部分采取自下而上的涌现式共创合作的方式来完成项目，因而在绝对信息和分配信息之间的差距经常会尽可能缩小，以便达到组织信息的最大程度的公开和透明。

很多组织通过清单式管理来实现信息的公开和透明。清单式管理是以组织整体目标和组织根本任务为依据，针对某项职能范围内的管理活动，以公司领导及其管理人员承担责任和实际能力为着眼点，以现实阶段市场开发工作预期为出发点，并对流程内容进行细化、量化，将具体工作清单化，列出清晰明细的管理内容或控制要点，检查考核按清单执行，并将清单信息传递给相关机构及个人，督促其按时按量按质完成。能够让执行部门和人员根据接收到的清单，较好的领悟工作任务及意图，围绕焦点、难点问题，着手研究找到任务的管理办法，以保证工作过程和结果的效度相对最大化。[13]清单式管理具有方便、快捷地给出动态化反应痕迹，使得管理过程易于追溯的优势。其强调简单实用，突出全面提醒、细节提醒等特点。清单式管理和数字化技术集合，很多时候呈现为一种数字化的文档信息的累加系统，是流程整合的一种延时补充，也是文件记录生成完善机制和工作流程以及标准的优化和完善机制。譬如，“抖音”在央视红包发放项目中就进行了“创造黑天鹅清单”的工作，利用数字信息的累加生成机制，在企业数字平台上汇集项目人员随时想到的“黑天鹅事件”，不断补充进清单，利用碎片化事件和细节，给可能会发生的“黑天鹅事件”列清单，然后做好预案，有效进行了项目危机的预警和管理。[14]

3.组织内部的异步协同机制

跨部门协调与合作的效率提升是组织传播中一个重要的问题。随着现代通讯技术的进步，组织内部的跨部门和跨层级的信息沟通也变得高效，部门间的衔接也更加无缝化，各部门不仅实现了同步协调，更是实现了异步协调。譬如，“抖音”的内部专门有一个项目总控组，专门负责管理跨部门的协作。在内部频繁的跨度多达20多个部门的会议中，各部门的对接人按照同一个明细表进行对接，每一个集体任务都被拆分成清晰的个体任务，每一分钟的重大进度都要沟通，会议结束后，所有团队的对接人手表调到同一时间，再回去和自己的团队沟通，对表对得越细致，不同部门之间就越统一。各部门对齐是部门衔接，部门内部对齐是端点衔接。正是凭借这种“对表”式的衔接机制，协作变得更简单和高效，“抖音”最终才能在不到一个月的时间，出色地完成了“春晚”红包发放的任务。[15]可见，新型的媒介系统对传播关系进行了重构，可以有效整合众多的媒介资源，实现信息直接检索、对话、分享、聚合，从而改变了媒介的“中介”和“渠道”的属性，极大地提升了信息交流和传播的效率。

结语

从“抖音”的这次疫情下的线上化、数字化、智能化的组织沟通管理的案例，可以瞥见未来数字化组织传播的一角。虽然不同组织依托的数字化平台各有不同，但都体现出数字化时代的组织传播的技术依托之重要性，同时也体现出技术对组织传播的重大影响，其不断影响着组织传播的结构、运行方式和生态环境。而数字化时代的很多组织都具有多重属性，它们中很多既是一个经济组织，同时也是一个内容平台、社交平台，其项目完成的商业运作和管理、内容生成和线上社交过程的数字化和交互性都指向效率提升和模式转型，因而数字化时代的组织传播从传播理念上和传播样态上都发生了巨大变化，探讨这些变化对深入认识数字化时代的信息传播生态而言很重要。基于数字化沟通技术的这些平台型组织，其信息传播的复杂性导致宏观描述变得困难，因而微观描述，以小见大，见微知著变得很重要。数字化技术对组织传播的再塑的作用机制就是看待组织传播新变化的一个具有启发性的角度，研究这种不断重构中的组织传播的新理念以及和新生态的相关机制和效应，有助于认识组织传播和技术发展之间的互动模式和其演进趋势。

注释：

[1][2]前瞻产业研究院. 2020 年中国数字经济发展研究[J].大数据时代，2020（12）：27.

[3][7][8][9][14][15] “抖音”是如何在27天的时间里，完成“春晚”红包发放任务的？[EB//OL].http：//www.csunv.com/article-369580-1.html，2021-3-27.

[4][10][11]顾孝华.组织传播论[M].上海：上海交通大学出版社，2007：50-55、121-129、115-116.

[5]结构案例：疯狂的架构-国内六大著名科技公司组织结构图一览[EB//OL].https：//www.sohu.com/a/310921299_120124286，2019-04-29.

[6]从组织结构图看Google、Facebook、微软等大公司的企业文化[EB//OL].https：//www.36kr.com/p/163

8914080769，2011-06-29.

[12]绩效管理——OKR是绩效考核工具吗？[EB//OL].https：//www.sohu.com/a/468388236_120371068，2021-05-26.

[13]纪海明.清单式管理模式在市场开发工作中的应用[J].企业管理与改革，2018（14）：94.

（作者：湖南师范大学外语学院公共外语部讲师，湖南师范大学法学院宪法与行政法专业博士研究生）

责编：周蕾