新时代下的档案外包服务企业发展探析

■ 车 彦

一、档案外包服务企业发展现状

（一）行业准入门槛低，技术性不明显

鉴于以前的档案多为纸质材料，一般手写后收纳进档案袋，行业技术性不明显，传统的档案管理对于技术并没有太多的要求。同时，档案材料之间的相似程度高，同一类档案材料的不同主体之间差异小，在材料的格式审查上也往往有统一制定的标准，因此，档案外包服务行业的准入门槛较低。

（二）传统企业居多，劳动密集型为主体

档案外包服务企业以劳动密集型为主体，尽管新时代以来已经有一些档案服务企业尝试档案信息化的进程，但更多的企业仍然惯性的沿用传统经营模式。劳动密集型为主的这一现状，是对于传统类型的档案外包服务企业而言的，由于在具体档案管理工作中极少涉及新技术，传统的档案外包服务企业更偏向于人工重复劳动。

（三）企业信息化程度低，信息化改造推进迟滞

随着新时代的到来，人工智能、机器学习、大数据平台等新技术不断涌现，档案外包服务行业正处于从纸质化向数字化转型的关键节点。然而目前档案外包服务企业依然存在信息化程度低的问题，并且由于档案服务行业的集约化程度不高，信息化改造的推动遇到企业过度分散的阻碍，不利于统一有序的促进档案外包数字化发展。

（四）档案外包企业存在风险

档案整理的外包虽然提升了经营效率，但由于工作人员的专业化水平差异，在多人经手的档案整理工作中容易出现责任划分不明确的现象，尤其是对于涉及重要机密的档案材料，更多的人工经手意味着信息泄露风险的加剧，以及一旦出现问题的追责难度增大。

二、档案外包服务企业业务种类

（一）档案收集

档案收集是后续档案管理流程的前置条件，即按照档案整理和形成的要求，征集接收分散的档案材料，并且将其统一集中。档案收集工作是档案外包服务企业的一项重要业务，在具体工作开展中主要有收集全面、准确的要求，在档案收集工作中应做到不遗漏材料、遵循档案法规要求、档案填写准确这三点。

（二）档案整理

对于档案外包服务企业而言，在档案收集工作后还需要进行档案整理。档案外包服务企业的档案整理业务主要包括：（1）材料整合，对于档案收集业务中采集到的材料，依照一定的顺序归类整理；（2）错误修正，检查档案中字迹不清、大面积涂改、公章或信息缺失的情况，维护档案的准确性与全面性。

（三）档案数字化

档案数字化是档案顺应新时代发展的要求，开展这一业务有利于提高档案管理效率、降低档案管理人员泄密风险、方便档案信息查询与错误修正。现阶段的档案数字化业务，已有一部分档案外包服务企业尝试开展，通过大数据、物联网与人工智能等技术，优化档案管理模式。

（四）档案寄存托管

档案管理权限人事单位、各地人才交流中心具有人事档案管理权。纸质档案寄存到第三方档案外包服务公司，通过购买服务的方法获得档案的寄存托管服务。档案寄存托管的同时需要便于查询，对于符合档案查询要求的单位和个人，应为档案查询提供便利条件。

（五）档案信息化业务

档案外包服务企业需要综合优化软硬件以方便档案信息化业务。档案管理的信息化发展不仅需要大数据的支撑，同时还需要配备必要的硬件设施，例如机房等。

三、新技术对档案服务企业的冲击

（一）新技术的涌现倒逼档案服务企业革新

云技术、区块链、大数据、物联网、人工智能等新技术不断涌现，倒逼档案服务企业革新技术，新技术在档案管理中的应用情况如下表所示。

表1 新技术简介及其在档案管理中的应用情况

（二）信息化对档案服务企业的定位重置

档案信息化管理的要求，促使档案服务企业的发展定位从劳动密集型向技术密集型转移。这一变化也对档案服务企业的工作人员素质提出了更高要求，需要档案管理者具有一定的技术操作水平，熟练操作档案管理的信息化系统。

（三）数字化形势下档案服务企业同业竞争加强

在档案数字化趋势下，不同的档案服务企业之间也在比拼革新速度。那些尽早配置软硬件，适应档案数字化管理要求的企业，往往能够在同业竞争中率先取得有利地位，赢得更大的市场份额。档案数字化是提升档案管理能力的必然趋势，因此，档案服务企业需要主动出击，积极适应档案数字化的要求，配备高素质人员队伍，占得市场先机。

四、档案服务企业的未来发展方向

（一）重新定位发展目标，强化数据思维

档案管理需要创新，需要新思维。档案服务企业需要对档案重新认识，从固有的模式中抽离出来，主动迎接档案数字化和信息化的潮流，重视整个档案行业由技术进步带来的思维改变，树立数据思维，提升大数据存储容量，增强大数据处理能力，以数据思维促进行业转型。

（二）发挥新技术乘数效应，优化档案服务

档案服务企业需要提升新技术应用能力，将人工智能、机器人的相关理论应用于档案管理的实际工作中，在日常实践中发挥新技术的乘数效应，以此提升档案管理的效率和水平，优化档案管理服务质量，减少档案人工操作的失误率和泄密风险。档案服务企业应当积极配置新技术所需要的软硬件设施，加大技术革新方面的投入资金量，制定流程跟踪方案保障新技术的实际应用价值。

（三）探索新商业模式，向集约化、信息化迈进

档案服务企业要想做大做强，最终还是要开发新商业模式。档案服务企业的优化路径包括数字化平台管理替代人工重复劳动、上下游档案管理产业链整合、促成建设头部档案公司、设立集中的大型档案数字化加工中心等。在探索档案服务企业新型商业模式的道路上，要不断向集约化、信息化方向迈进，兼顾档案工作的合规性与高效性。