企业固定资产投资项目档案管理思考——以设备仪器类档案为切入点

■ 唐 婧

固定资产投资项目是社会固定资产再生产的主要手段。社会固定资产再生产过程包括固定资产更新（局部和全部更新）、改建、扩建、新建等项目。固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指固定资产投资项目在论证、立项、建设和验收过程中形成的文字、图表、照片等各种形式载体的，具有保存价值的原始记录。项目档案一般包括综合类档案、基建工程类档案和设备仪器类档案，本文以设备仪器类档案为切入点，探讨企业项目档案管理的相关问题。

一、设备仪器类档案的常见问题

项目档案的管理手段是否有效、管理过程是否规范、管理结果是否合格，一般可以从档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性五个维度进行考量。

（一）完整性

不同类型的设备仪器从采购到最终验收及后期的改造调试等，会形成不同的文件，在实际工作中往往会存在收集不完整，从而导致归档不完整的现象。如:前期采购调研文件、单一来源说明文件、进口报关文件、随机资料、软件授权文件、系统级的方案及验收文件、特种设备检测及鉴定文件、重大设备开箱验收声像材料收集不完整等。

（二）准确性

项目档案的准确性是保证其凭证价值的重要因素，但在实际工作中常会发现一些影响档案准确性的现象。如：文件签署不完整、文件内容填写不完整、归档复印件、文件的签署时间或内容自相矛盾等。

（三）系统性

项目档案系统性的好坏决定了档案后期开发利用的便捷与否，在实际工作中，可能存在档案分类不科学、设备仪器类档案未按照单台套组卷、卷内文件排列无序等问题。

（四）规范性

项目档案的规范性是企业档案管理工作水平的直接体现，在实际工作中，可能存在文件题名著录不清、案卷封面及备考表等书写不规范等现象。

（五）安全性

保证项目档案实体与信息的安全是对档案管理工作的基本要求，在实际工作中，可能存在档案库房不符合“八防”要求、归档文件制成材料不符合档案保护要求等现象。

二、原因分析

（一）档案意识缺乏，制度执行力度不够

国家层面有诸多的制度对项目档案管理进行规范，如《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》等，各单位也会根据自身的情况制定本单位的相关规定，但是制度的宣贯不到位，制度的执行乏力，未建立良性的监督考核机制等会导致大量的重项目建设、轻档案管理，不按规矩办事、不遵制度执行的现象发生。

（二）涉及多头管理，各部门间协同不足

设备仪器类档案良好地产生、收集、整理、归档和保管，有赖于多方的共同努力，涉及项目管理部门、物资采购部门、设备仪器卖方单位、资产管理部门、设备仪器需求使用部门、计量测量部门、档案管理部门等。如果无人牵头档案的全过程管理，职责划分不明确，各方只管埋头干好各自业务，而不注重协同合作，那么到档案验收阶段必然是“一团乱麻”。

（三）前端控制滞后，档案工作缺乏计划

固定资产投资项目的建设周期往往较长，设备仪器采购及管理的关注点在于尽快按流程和技术指标把东西买回来并投入使用，从而尽快产生经济效益，归档工作有时会被狭隘地认为是完成项目验收的“拦路虎”。在实际工作中往往存在设备仪器投入使用后才开始收集资料、项目档案验收前才开始移交资料的情况，档案的收集、检查和整理的时间都非常有限，导致了档案缺失无法追回、档案不规范无暇整改、档案著录整理粗糙随意等现象。

三、解决途径

（一）制度落地、要求落实、宣贯到位

任何工作都应该在科学适用的制度引领下展开，项目档案管理也是如此，企业应根据国家和相关上级单位的统一要求，结合地方管理规定及企业自身实际，制定项目档案管理制度，涵盖职责、归档范围、归档时间、收集整理归档和验收要求等各个方面。其中，项目档案的归档范围是重点，应让相关人员明确知悉在什么阶段应该形成哪些文件，从而应该及时收集哪些档案，以设备仪器类档案为例：

（二）建立机制、明确责任、稳定队伍

良好的项目档案管理机制，是保障相关工作顺利开展的前提。

首先，应该从顶层规划开始加强资源配置，为项目档案工作配备必要的软硬件环境，提供人力、物力和财力上的支持。

其次，要自上而下地建立项目档案管理网络，明确各相关方的责任和义务，并建立监督考核机制，落实可行的奖惩措施。同时，依托管理网络，建立顺畅的协同模式，例如在设备仪器类档案管理过程中，制定合同或技术协议时，应提出档案要求；在合同付款前，应通过档案管理部门或资产管理部门对设备仪器应交付文件的审查等等。

最后，应保障项目档案人才队伍的优秀和稳定，相关人员都应定期接受培训，定期总结交流，统一工作要求。只有相关方在整个项目档案工作中既各司其职、又协同共建，建立并维持一个稳定的项目档案管理队伍，才能保障企业项目档案工作的良性循环。

（三）前端控制、计划先行、全程管理

前端控制简单来说就是要将工作“做在前面”，在文件形成之初甚至形成之前就要对其全生命周期进行规划和管理。

首先，要将对归档文件的形成要求“提在前面”，如对文件制成材料、签署、盖章、原件份数等的要求。

第二，要将对归档文件的管理要求“立在前面”，如对档案用房的安全要求、文件的著录要求、整理要求等。

第三，要将归档计划“定在前面”，项目取得立项批复时，项目管理的负责人就应将项目立项情况、设备仪器购买批复情况及项目计划节点等通知档案管理人员，档案管理人员应根据项目实际情况制定归档计划，归档计划应包括责任部门及人员、归档文件材料、完成节点等内容，并到期考核。无论是依托档案系统还是依靠人工开展归档计划工作，都应注重任务节点的考核，与部门任务执行情况和个人绩效挂钩，从而推进计划按期执行。

第四，要将问题“想在前面”，《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》要求“项目建设单位一般应在竣工验收计划时间2 个月前做好档案验收准备工作”，“做好档案验收准备工作”意味着项目已按批复内容建成，主要设备仪器已安装调试到位并发挥应有效用，且归档文件已经过整理并完成全面自检。一些企业往往把2个月的节点认为是归档移交的节点，使得档案管理部门“措手不及”，没有足够的时间整理和自检。“自检”是一个非常重要的环节，可以提前发现问题并整改，提高正式验收时归档文件质量。在实际工作中，“整理”和“自检”往往是并行的，此时就一定要做好时间规划，根据项目的大小和归档文件的多少，为“整理”和“自检”留出足够时间，“自检”后发现的问题需要对相关部门提出正式整改要求、明确整改时间节点，待整改完成后，再向上级单位提出档案验收申请。

项目档案可以锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理、技术参考和创造价值。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。”因此，项目档案的管理日渐受到企业重视，整体的管理水平也有所提升，但“差距”一直存在，“提升”仍有空间，随着社会和各类信息技术的高速发展，必将对项目档案管理提出更新更高的要求，各相关方只有同心协力，真正将“三纳入、四参加、四同步”落到实处，才能真正将档案“收好”“守好”和“用好”。