文档信息化管理过程中工序质检用表表格优化方法分析

徐庆超 高华瑞 万星

摘 要：京台高速公路泰安至枣庄段改扩建工程项目（以下简称项目）是国家档案局第二批电子文件归档和电子档案管理试点项目（以下简称试点）。随着工程建设进度逐渐深入，电子文件形式也随着工程结构类型增多而越发多样和复杂。同时，当前所采用的文件载体——“表格”是根据传统手书模式发展而来，本身填写工作量较大。且因相关施工规范陆续更新，表格本身也需要做出调整。再考虑到施工现场实际工作方式，还要适应移动端现场办公需求。综上所述，针对目前表格有必要进行梳理、改进、更正，以适应现代互联网环境下的新工作模式。本文针对文档信息化管理过程中工序质检用表表格优化方法进行了分析，提出了表格优化原则，并阐述了表格优化带来的经济效益与社会效益。

关键词：公路工程;内业;表格;分析

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

0 引言

随着工程建设进度逐渐深入，电子文件形式也随着工程结构类型增多而越发多样和复杂。同时，当前所采用的文件载体——“表格”是根据传统手书模式发展而来，本身填写工作量较大。且因相关施工规范陆续更新，表格本身也需要做出调整。再考虑到施工现场实际工作方式，还要适应移动端现场办公需求。综上所述，目前所用表格及有必要进行梳理、改进、更正，以适应现代互联网环境下的新工作模式。

1 研究方向

1.1 分项工程工序用表体系

“分项工程工序用表体系”是指工序质检表格选用规则。根据《公路工程质量检验评定标准》的规定，工程项目按照分项工程、分部工程、单位工程逐级检验和评定。而“工序”作为最基本质量检验单元，是分项工程的组成部分或划分依据。分项工程工序用表体系，就是要研究每个分项工程在采用常规工艺时，需要由哪几道各工序构成，每道工序应该检验哪些质量检测项目、履行哪些质检手续，这些质量检测项目和质检手续分别需要什么样的表格。（采用特殊工法、工艺时，应根据实际情况具体分析。）

目前业内普遍做法是：开工后发布一套表格寄给各施工监理单位，通过宣贯、或者内部讨论，自行选用表格。这种方法的表格集大部分是按照质检程序分成四类（一般是程序类、报告类、记录类、测量类），然后顺序编号发布。表格是否能齐全且够满足本项目各类工序的使用，情况不明。需要组织参建各方统一会审，费时费力。每道工序的用表更是没有精力统一审定，往往都是各驻地、施工单位自行选用，过程中发现问题时再修正。这为资料不准确、内业工作返工带来了隐患。

针对这一现状，表格优化的首要工作，就是确定工序表格选用情况，明确各类工序应该用哪些确定的表格。

公路工程涵盖专业广泛，如路基、路面、桥梁、涵洞、隧道、交安、机电、绿化、房建等方面。每个专业范围内又有详细的分项工程类别，仅就《公路工程质量检验评定标准》中对分项工程的不完全统计，就有202项。而各个分项都有其对应的工序;普遍来说，结构类的都有钢筋、模板、预应力、混凝土等工序;土方类的都有清表、开挖、填筑、摊铺、碾压等工序;共性的有放样、成品复测、沉降观测、堆载预压等工序。就算同类工序，不同施工工艺，其检测方法也不同。比如同样是路基填筑，填石就需要检测沉降差，填土就变为检测压实度;再比如同样桥梁桩基础，冲击钻成孔工艺和旋挖钻成孔工艺对泥浆比重、粘度、含砂率三项检测指标不一样，而挖空工艺则没有这三项指标，却增加护壁检查项。类似的还有预应力工序的先张法和后张法的不同;涵洞管节安装工序的钢波纹管和砼管的不同;路面基层铺筑工序的稳定土和稳定粒料的不同;隧道开挖支护工序中的超前锚杆和超前小导管的不同等等，还有很多情况，不胜枚举[1]。

由上述分析不难看出，工序用表的选择还是比较复杂的，需要根据项目实际情况，仔细研讨用表方法。仓促选用或考虑不周会造成工序质检表格的混乱，引起内业资料工作的返工。确定好各工序表格选用情况，是工程质检文件标准化、体系化的基础和前提。

所以，要从以下几个方面建立分项工程工序用表体系：

（1）依托《公路工程质量检验评定标准》，结合路基、路面、桥涵、隧道等专业方面的施工规范。研究采用常规工法、工艺施工的一般工程，其内部工序组成和工序逻辑。总结、梳理一般工程的工序类型。

（2）按照单位工程、分部工程、分项工程的层级，编制分项工程工序明细表。并将相同分项不同工艺的工序分组并列其中。

（3）基于“质量三检制”和“质量责任制”，结合公路工程项目质量管理的一般制度，明确质量监管程序性用表在工序中的体现和顺序。

（4）根据現行规范、标准，确定每一类工序的质检项目，并根据检测项目之间的关系，组合排列形成表格。

（5）将上述第（2）、（3）、（4）项以工序为纽带，结合、联系形成分项工程工序用表体系（如图1所示）。

工序用表体系建立之后也并不是一成不变的。使用者需要根据自身项目情况的变化、旧工艺的淘汰新工艺的发展、现行技术规范标准的修编等情况，不断进行更替和完善。这一过程中仍要遵循工序用表体系的原则，避免因删繁就简的思想倾向造成用表体系疏漏。用表体系越严谨，实际施工中使用和管理越轻松。

1.2 表格形制优化

就单张表格而言，也需要对表格的形式、内容、布局进行优化调整。过去手工填报模式下，工序质检资料都是单张填报模式。为适应野外作业环境下，单张表的使用、保存、归集，表内填写内容要尽量丰富一些。否则相同工序、相近施工部位的资料就不易分清。所以传统工作模式下的表格内容相对比较多。而现在采用的工序用表体系管理模式，再结合信息技术操作手段。工序资料已经脱离了单张表填报模式。工序检验时填报的每一张表格，都在信息系统预设的表格体系内。表与表之间有着天然的逻辑关联关系。因而，可以对表中多余或重复内容进行删减优化。同时调整表格格式，以适应新的表格内容。

表格的签名项也应予以考虑。以上列举了表格需要修改的情况。但不是所有表格都需要修改，表格形制的优化要慎之又慎。既要减轻现场操作的压力，又要避免因过度简化产生质检工作漏洞。杜绝过度修改和每张必改。原则上，质检签字流程的修改要结合项目质量管理制度进行;表格内容的修改要结合工序实际检测项目的变化而修改;表格格式以平衡、对称的美观要求和多数据、大容量的经济型要求为主。

1.3 表格填录内容拆解

按照上述方式进行优化后，完全能够满足当前质检文件对于其表格载体的要求。也能够满足现阶段下，信息化管理和电子资料方面的要求。但考虑到越来越便利的物联网技术，考虑到互联网背景下的现场办公需求，考虑到以手机为主的个人终端大发展等短期未来图景。当前的表格还需要进行较大改进。以手机端为应用背景，将原来A4大小的表格按照同类检验项、工作项，拆解成独立单元。程序类、报告类、记录类、测量类四类表格分别根据其不同性质，进行拆解。以适应手机录入方式。

表格在拆解过程中要保持各部分的关联性和逻辑性，方便数据录入，兼顾数据采集和调用。表格的拆解是为了便于录入，但不能割裂质检活动的逻辑性。

2 表格优化原则

程序类用表主要是指开工报告单、中间交工证书、人员（机械）进程报告单等建设程序用表。此类表主要以建设项目管理制度为优化依据。遵循完善管理制度为主，精简表格为辅的优化原则。

报告类用表主要指工序质量检验报告单，以及分项工程评定表。此类表以符合《公路工程质量检验评定标准》为优化原则，同时考虑精简填录内容，降低工作量。

记录类用表主要是指施工原始记录表和质检数据记录表，比如混凝土施工记录表，钢筋安装检查记录表等。此类表以符合现行各专业施工规范为优化原则。以符合施工规范为主，在不增加表格复杂度的前提下，兼顾质量管理程序。

测量类用表的改动幅度不大。主要注意平面位置测量由原来的全站仪测量变为兼顾GPS测量，表格形制与其他表格保持一致。

3 经济效益与社会效益

尝试用上述方法对桥梁工程的盖梁分项和桩基分项进行了表格优化。实际分析简化后表格情况，盖梁分项的填表工作量降为简化前的89%;桩基分项的填表工作量降为简化前的75%。本项目因没有隧道工程，实际选用表格为1 082种，本着上述优化规则，初步预测较传统项目用表数减少15%。若深入优化，有望减少25%的表格数量。通盘考虑，采用优化后的表格体系，将综合减少质检文件工作量约30%。从人力成本、档案收集、编制时间节约等方面将节约成本约数百万元，经济效益可观。

单位、分部及分项工程的层次结构是工程管理的神经和脉络。而工序是这套神经系统上的组成细胞。工序用表的统一优化，为工序这个细胞奠定了工程规范化、标准化的基层柱石。在降低工作强度，提高工作效率，提供管理抓手，奠定标准化基础方面有巨大的社会效益。

4 结束语

伴随信息技术的快速发展以及广泛应用，公路工程建设项目信息化水平不断提高，建设项目档案管理面临机遇和挑战。公路工程建设项目内业资料表格种类、数量繁多，一定程度制约内业资料信息化的发展，因此，文档信息化管理过程中工序质检用表表格优化方法进行分析，对表格进行优化对公路工程建设项目信息化发展具有重大意义[2]。

参考文献：

[1]陈龙民.公路工程建設领域电子归档的实践与思考[J].交通标准化，2013（7）：160-162.

[2]杨娟娟.浅谈如何做好公路工程竣工文件的编制归档工作[J].甘肃科技纵横，2013（5）：39-41.