新时代高科技档案管理设备综合性应用

张玉静

（济南得杭办公设备有限公司，山东 济南 250100）

新时代档案管理工作对从业人员提出了更高要求。一方面是从业者需要具备扎实过硬的专业知识和技术能力；另一方面则是要借助并掌握高精尖科技设备、科技产品来有效完成工作。档案管理的不同环节和不同阶段具备不同特点。档案形成阶段，会使用到OA 办公系统，各类信息源采集设备；归档整理阶段，数字化加工阶段则会使用到各种不同的识别转换设备；档案入库保管阶段，库房环境等因素成为档案保管的重要环节。不难看出，当今档案管理工作中，管理人员必须通过不断学习才能与时俱进，才能掌握各类高科技档案管理设备的使用方法、操作流程，从而达到事半功倍效果。

1.当前档案管理工作的特点

进入21 世纪后，伴随着计算机、数码设备和物联网等领域的快速发展，人们的生活、消费、办公日益与之无缝契合。自动化办公、智能化办公已经成为常态，传统工作模式逐渐走下历史舞台。档案管理工作亦是如此，拼人力、靠人多的工作模式已经无法满足当今的工作需求，主要体现在以下几方面：

1.1 信息量巨大，数字化进程紧迫，人工操作繁重

《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作的开展，促进全国档案事业现代化水平的提高。档案信息化建设的主要任务包括基础设施建设、信息资源建设和应用系统建设。其中信息资源建设明确提出了积极推进档案数字化进程，提高档案利用的效率和水平。

数字化进程的快慢取决于档案管理人员能否从海量纸质信源，繁重人工操作中脱颖而出，更取决于是否能够熟练操作设备仪器，提高工作效率，从操作员迈向管理员。

1.2 存储空间消耗指数性增长，优化存储方案迫在眉睫

用当前配备的档案场馆的规模和海量增长的纸质档案数量对比，再大的档案场馆也难以容纳“一日千里”的增长速度，长此以往饱和和过载的风险是不可控的。同时，大量纸质档案的存入，对于档案的管理、借阅、维护、防护无疑都是困难重重。因此，寻求优化存储的方案迫在眉睫。

1.3 档案保存工作高要求与落后的设备之间的矛盾日益加剧

根据笔者多年来的工作经验，一名从事档案管理的老档案管理员，“夏日晾晒除虫，冬日防潮通风”的落后做法并不陌生，周而复始的奋战一线，但是成果甚微，虫咬蚁蛀，受潮黏连，甚至档案字迹模糊、脆变每每都是防不胜防。但是，现今各类高科技设备的出现，是指能够得以解决成为现实。

2.高科技产品在档案管理工作的应用状况

当前国家对档案管理工作越发重视，加大资金扶持，科技产品层出不穷，大大缓解了奋战一线的档案管理工作人员的心病。与之同时，也对档案管理人员提出了全新要求，只懂得档案管理知识而不能熟练掌握IT 知识、电脑知识、设备操作，已经不能胜任和满足工作需求了。下面分别介绍几类档案管理工作中必备设备，以起到“欲要善其事，必先利其器”的道理。

2.1 数字智能扫描仪，应用于数字化加工领域——工作效率解决方案

数字智能化扫描设备的引入和应用，大大提升了数字化进程和办公效率，高速扫描和智能化挂接方案，以及先进的校验机制，让容错率降低的同时，还真实还原了纸质档案的原貌。

2.2 数字化缩微机，优化存储——存储介质的优化方案

缩微设备应用的常态化，从一定程度上节约了档案的存储空间，提升了安全指标，延续了保存年限。其存取效率高的特点也为快速查阅，档案利用提供了有力保障。需要注意的是，缩微工作需要精细化操作，并且要认真进行数据校验。

2.3 常规消杀工具，图书档案杀菌机——档案保存的得力助手

图书档案杀菌机的特点是简单实用，具备一定档案管理知识，会使用电器，能够严格按照操作规范就可以出色完成工作任务，真正做到一劳永逸。对于大多数可以侵害档案的菌群，均可起到杀灭作用，且特别安全，完美解决了老档案管理员的心结。

2.4 高端消杀设备，低温冷冻图书档案消毒柜——图书档案保存的终极护航员

高端消杀设备主要针对特定介质的档案资料和特殊顽固性虫卵的消杀，实施效果虽然很好，但操作要求较高，需要经过特殊培训才能上岗进行工作。

2.4.1 数字化智能扫描仪

2.4.2 数字化缩微机

2.4.3 图书档案杀菌机

2.4.4 低温冷冻图书档案消毒柜

3.结语

科技发展进步后，档案管理行业可利用资源越来越广阔，根据资金配置，合理搭配使用各类资源，方能完美解决文中提及的各类困难。但是不可否认的是，再高端的设备也不能脱离人的控制，它需服务于人，因此对于岗位责任人的工作流程、工作要求、责任体系等应做到认真梳理，量化到位，才能让档案管理工作百尺竿头更进一步。