合同管理信息系统设计与实现

刘文群

摘 要：在各项经济往来中，为了实现公平交易需要根据合同内容对各方行为进行约束，所以说合同在当今社会中具有重要的作用。随着信息技术的发展，开始打造出合同管理信息系统，进一步推进市场经济的健康发展。本文从合同管理信息系统的概念、原则、分配权限入手，讨论合同管理存在的问题，最后提出合同管理系统的功能设计和应用，希望对相关研究带来帮助。

关键词：合同管理;信息系统;设计

0 引言

合同就是民事主体之间关于设立、变更或者终止民事法律关系的协议，可以理解为处于平等地位主体之间交换价值的基本手段，合同具有法律、经济管理等属性。从管理角度讲，合同是规避风险、加强内部控制、维护管理秩序的重要手段;从法律的角度讲，合同是法人、自然人、组织间制定或者终止民事关系的协议，作用在于确认民事合同关系;从经济层面看，合同是资源配置，实现价值交换、满足相关需求的有效途径，所以加强合同的信息化管理有着重要意义。

1 合同管理（系统）的概念和原则

1.1 合同管理（系统）的概念

广义的概念下，合同涉及法律要求的基本权利与义务有关的协议，狭义的角度讲，合同属于民事合同范畴。通常合同具有四方面特征：其一，合同主体间为平等的民事关系，任何一方不得利用身份优势强加于对方;其二，合同涉及多方责任主体，并且责任主体都需履行合同中的各项规定;其三合同明确提出责任主体的权利，通过订立合同实现各自主体的经济目标;其四，合同具有明示法律效力的协议，合同签订后具有法律约束力。当前合同类型诸多，主要价值在于反映市场经济和生产生活中的要求。

合同管理工作涉及诸多方面。具体说来：从起草、审批到履行需要经历一个过程，会遇到多种问题，因此对合同进行整个生命周期动态化管理是保证合同管理质量的关键。全过程管理需要全员参与，不同的人员以及部门单位权限也不同。在实际工作中合同管理涵盖以下两个层面：其一是于合同立项。签署合同履行合同突出合同管理的流程化和内容管控，是一个动态管理过程。其二需要从合同文本管理出发。文档资源管控是静态的控制过程，以合同签订为节点，合同管理包括事前、事中和事后三个阶段，二设计合同管理系统要以全过程的、动态化管理为出发点，设置为不同的功能板块。然后对合同管理的不同阶段落实，以此提升管理质量。同时要保证业务模块功能设计具有可操作性特征，实现档案化管理，确保合同管理系统具有层次性，能够进行全程记录，以此确保合同的规范性。

1.2 合同管理（系统）原则

在系统设计中需要遵循如下原则：先进性原则、安全性原则、标准性原则、成熟性原则、统一性原则、可扩展性原则，而合同管理需要贯彻以下原则。

1.2.1 简便性原则

对于合同管理来说，可以将其理解为基础性的管理体系，潜在用户主要是针对所有职工，所以系统设计必须简单、易于操作。同时设计的流程需要遵守合同管理办法，这是通过实际操作将合同管理思想转化成结果的过程，然后保证操作人员的工作效率。在系统中设计各项功能与模块需要考虑客户的工作方式与习惯，这样才能让更多用户接受，实现对合同管理系统的推广。

1.2.2 全过程管理的原则

全过程管理就是把合同起草到实施的整个管理工作中主要环节纳入合同管理体系中，具体包括以下几个方面：一是立项谈判;二是确定文本;三是审批签署;四是统计信息;五是履行责任;六是变更合同;七是合同验收的整个过程。所以在合同管理系统功能模块设计上，要尽量做到具有全面性，能够涵盖合同管理的具体内容。

1.2.3 档案化管理原则

这一管理原则就是根据合同建立信息档案，然后在不同阶段更新，介入合同的产生和运作，以此对合同进行统一化管理，还包括追踪合同内的相关事项，所以加强合同档案管理工作具有重要意义，具体说来：对外部可以确保合同的顺利履行，如果存在争议，可以根据合同内容调解纠纷;对于内部可以提升内部控制水平，确保资金的安全性，实现相关业务的顺利开展。

1.2.4 动态性管理原则

这一管理原则是在合同管理系统设计和实施期间明确责任与管理权限，利用系统中提醒功能、待办事项功能引导全员参与，确保合同执行的各个阶段数据可以及时得到更新，进而对信息统计，为管理层决策制定，提供信息支持。

1.2.5 数据完整性和准确性原则

合同数据十分关键，在设计与开发系统功能的过程中以信息一次性输入后能够多次使用为出发点，然后与其它系统中已有的数据集成和共享，以此将分散的信息和数据统一化管理，确保合同信息采集过程的准确与完整，可以为合同信息统计查询提供帮助。

2 合同管理（系统）的分配权限

在合同管理系统下需要全员参与其中，涉及基层职工和管理层，需要明确不同人员的操作权限，这是合同管理系统有效运行的关键。为此需要科学进行权限分配，对于领导层来说主要是審批合同，根据工作需要对合同访问监控，还需要做好数据查询工作，以此制定出科学决策。对合同归口管理部门来将，主要工作内容为合同立项、谈判确定文本、审批合同、信息统计、签署合同、合同验收，对整个周期进行监控，同时其工作内容还包括编制与推广合同模板、管理合同台账、采集合同信息。合同归口管理部门需要设置专门人员，具有其专门的操作权限，并且可以随时对合同进行访问以及数据管理，必要时可以进行合同审批。对于合同承办部门来说，也就是办理合同的部门，全部的内设部门都需要配合合同归口管理部门的工作，并且承办部门对合同执行负有直接责任，在整个合同的管理过程中起到重要作用，主要是参与到合同前期制定和后期管理当中。在整个合同管理系统，合同承办人员可以随时访问负责办理的合同，并且可以新建与修改资料、管理与更新信息。此外，合同承办部门的领导随时监控本部门的合同执行情况，确保合同任务高质量完成，在合同管理的整个过程中合同审批部门扮演重要角色，主要是对合同流程审批，严格控制合同项目以及合同条款程序的执行，这是确保内部控制工作落实的关键。当前合同管理工作还涉及信息支持、档案管理等，其它部门需要根据工作实际情况将合同管理系统分配到相关部门当中。