基于VBA的学业提示及学籍变动统计系统设计

杨洋

摘 要：2017年起，天津职业大学逐步改革推进学分制教学管理方式，在校生每学期的学业提示和每学年的降级情况通过学分相关规定进行统计。而现有教务管理系统目前尚不能提供相应的数据支持，给教学管理人员的统计工作造成极大负担。文章运用Excel VBA开发了一个供教学管理人员使用的学业提示及学籍变动统计系统，具有支持数据表导入、成绩自动分析、特殊数据标注、学分自动汇总、学业情况通知书自动生成等功能，有效提升了工作效率。

关键词：VBA;学分制;学业提示;降级

0    引言

新時代带来新任务、新挑战，加快推进教育信息化、扩大优质教育资源覆盖面、培养数字时代的创新人才是新时期赋予高等职业院校的重点任务。要想推动“人人皆学、处处能学、时时可学、终身学习”的学习型高校建设，培养大批创新型人才，需要以相应的教学管理模式为依托。学分制教学模式强调重点关注学生个性化培养，目前已在各大高校中推广实行[1]。

学分制作为人本化的教学管理模式，其特点是可以根据学生们的个人兴趣爱好来选择课程内容，并制定相应的学习计划。该模式以学生在每一门课上所投入的有效学习时间来衡量相应的学习历程，充分地保证了学生在学习过程中的主体地位，满足了不同学生在选择课程上的个性化需求，将被动学习变成了主动学习。高职教育学分制教学模式起步较晚，但进展迅速，机制体制创新力度空前。学分制教学模式在高等职业院校中的推行，是高等职业院校教学模式主动适应教育体制改革的一次自我革新，具有十分重要的现实意义[2]。

天津职业大学在2017年以前，主要是根据学生不及格课程的数量来统计相应的学业情况，而忽略了课程的难度系数及课程地位。该校自2017年开始逐步启动学分制教学改革，使上述统计方式更加合理、更加科学。然而，目前在用的教学管理系统尚未能提供有力的数据支撑和计算支持，教学管理人员需要从庞大的数据中统计出符合要求的学生信息，并给相应的学生发放学业情况通知书，导致统计工作烦琐，工作效率低下。

1    学分统计工作中的问题及难点

1.1  数据量庞大

《天津职业大学学籍管理规定》第二十一条规定：学生每学期修得的学分总数（含开学补考、重修获得学分），未达到该学期所修总学分60%者，由学院给予学业提示并报教务处备案;学生一学年内获得学分总数（含开学补考、重修获得学分）未达到该学年所修总学分30%者应予退学，未达到该学年所修总学分的60%者，延长学习年限一年，编入下一年级就读，重新学习有关课程;学生在学年末未获得的必修课（含实践环节）累计学分总数达到30学分者，应延长学习年限一年，编入下一年级就读，重新学习有关课程。

根据规定可以看出，每一名学生都需要计算出以下数据：每学期应获得的总学分，每学期实际获得的总学分，每学年应获得的总学分，每学年实际获得的总学分，以及每学年未获得的必修课累计学分。每个学生应获得的总学分存在差异，这种差异体现在学生自主选择的文化素质选修课以及参加重修的课程。截止到目前，仅电信学院在校生已超过     2 000人，数据量非常庞大。

1.2  计算复杂

《天津职业大学学籍管理规定》第二十一条第八款规定：体育课、健康教育、文化素质选修课、军事理论、大学生心理健康教育、大学语文、创业基础、沟通与协调、生命安全与救援、形势与政策等课程学分不计入必修课程学分，但毕业前必须修满以上课程学分方能毕业。

这些课程不计入必修课程学分，却需要计入应获得的总学分。也就是说，学生每学年未获得的必修课累计学分不包括这些课程，每学期应获得的总学分和每学年应获得的总学分包括这些课程，计算起来难度较大。

1.3  学业情况通知书格式多样

《天津职业大学学籍管理规定》第二十七条规定：对给予学业提示、退学、试读或延长学习年限等处理的学生由学生所在学院在每学期初向学生发送“学业情况通知书”。

学业情况通知书的内容主要分为学业提示、降级和退学三种，在每一份通知书下方，需要列出符合条件的学生的学分信息和课程明细。如果使用Word完成这项工作，需要进行大量的重复操作，严重影响工作效率。

2    系统的设计与实现

Excel作为一款功能完善的办公软件，以其丰富的函数、运算公式为用户提供了高效迅捷的服务，基本上满足了用户日常办公的需要。然而，在处理一些特定要求的工作表或者处理大量重复、烦琐的具有相同要求的工作表时，单纯采用Excel自带的函数和公式来完成所要求的工作，效率就会显得比较低。而利用VBA组件开发相应的计算平台，可以满足用户的上述需求[3]。该平台具有开放、高效等特点，可以利用VBA编制出符合用户特定需求的程序，从而高效实现过去靠人工手动完成的重复且烦琐的表格数据统计工作，提高工作效率及管理水平[4]。应用VBA在Excel下编写程序具有其他编程工具无法比拟的优点：（1）在Excel内核上编程，VBA直接处理Excel不方便处理的数据单元，其余操作交由Excel去解决，充分发挥 Excel直观快捷的数据输入和图表编辑能力。（2）利用宏录制，可以实现程序的部分自动化编码，即便不熟悉所编写的代码也可以利用宏录制来获得。（3）VBA是一种非常容易掌握的编程语言，易学、易懂、操作简单。（4）利用VBA编写的软件包含在Excel的文档或工作簿中，打开Excel工作簿就可以直接运行，软件所占硬盘空间很小，可移植性较强，可以在诸多平台使用[5]。

为提高计算速度和精度，笔者运用Excel结合VBA应用开发了一个供教学管理人员使用的学业提示及学籍变动统计系统。

2.1  重修课程成绩统计

从教务管理系统导出上一学年学生各科成绩，通过点击“导入成绩”按钮，可以将工作表按格式导入本系统的重修课程工作表。

（1）成绩分析。

上一学年学生各科成绩表中有三列分别为成绩、补考成绩、重修成绩，成绩分为五级制成绩和百分制成绩。五级制成绩是优秀、良好、中等、合格时获得学分，不合格、缺课、缺考、作弊不获得学分;百分制成绩60及60分以上获得学分，60分以下不获得学分。根据以上规则，设置“是否获得学分”列，通过则自动填写为“是”，未通过则自动填写为“否”，并填充为蓝色。根据《天津市职业大学学籍管理规定》的规则，自动填写“是否必修课”一列，并将“否”填充为黄色。同时在最后一列自动标注考试类别“重修”。设置“成绩分析”按钮，自动完成填充。

（2）仅保留重修科目。

将上一学年学生各科成绩中正考和补考通过的课程删除，仅保留参加了重修考试的科目，用于最终的学分统计。设置“仅保留重修科目”按钮，自动完成相应课程的删除。

For i = 3 To .UsedRange.Rows.Count

If .Cells（i， 12） = "是" And Not （.Cells（i， 8） = "合格" Or .Cells（i， 8） = "及格" Or .Cells（i， 8） = "优秀" Or .Cells（i， 8） = "良好" Or .Cells（i， 8） = "中等" Or （IsNumeric（.Cells（i， 8）） And .Cells（i， 8） >= 60）） Then

.Rows（i）.Delete

i = i - 1

End If

Next

2.2  正考课程成绩统计

从教务管理系统导出这一学年学生各科成绩，通过点击 “导入成绩”按钮，可以将工作表按格式导入本系统的正考课程工作表。

（1）成绩分析。

与重修课程成绩统计的成绩分析规则一致，同时在最后一列自动标注考试类别“正考”。

（2）导入重修。

将分析完毕的重修课程成绩表导入正考课程成绩表，为避免重复导入，如果正考课程成绩中已经包含了重修课程成绩，先删除原有的重修课程成绩，再导入新的重修课程成绩。设置“导入重修”按钮，自动完成重修课程成绩的导入。

For i = 3 To .UsedRange.Rows.Count

If .Cells（i， 14） = "重修" Then

k = i

Exit For

End If

Next

If k > 2 Then

Range（.Rows（k）， .Rows（.UsedRange.Rows.Count））.Delete

End If

2.3  学分汇总

通过点击“学分汇总”按钮，学分汇总工作表自动汇总每一名学生这一学年的应得學分、实得学分、实得学分占比、必修课未获得学分，并根据《天津市职业大学学籍管理规定》的规则，自动完成处理方式一列的填写（学业提示/降级/退学）。同时将实得学分占比在60%以下的汇总结果自动填充为蓝色，将必修课未获得学分达到30分的汇总结果自动填充为黄色。

2.4  学业情况通知书打印

不同的学业处理方式，会给学生发放不同的通知内容，将3种不同的通知内容分别写在3个相应的工作表中。通过点击“根据不同处理方式分别生成打印页面”按钮，在相应工作表中的通知内容下方自动列出每一名学生的学分汇总结果及课程成绩明细，并自动添加分页符，实现直接打印的功能。将打印规则全部封装在printPage函数中，直接调用3次printPage函数即可：

printPage "学业提示"

printPage "降级"

printPage "退学"

3    系统功能测试

截至目前，天津职业大学电信、生环、包印、经管、汽车、机电和艺工7个学院的教学管理人员应用本系统已完成了6个学期的学业提示及学籍变动统计工作，计算准确无误。本系统操作简单，易学易懂，减少了大量重复工作，提高工作效率与质量，避免人工核算可能出现的一系列问题，能很好地对接教务管理系统，帮助教学管理人员顺利完成学业提示和降级的统计工作。

推行和完善学分制是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对高等学校“提高教学质量”提出的具体任务。高职院校学分制改革建设是当前教育发展的必然趋势，随VBA在Excel环境下的应用开发不断完善，将越来越成为表格数据处理人员的首选，不断提高院校教务管理质量和工作效率。

[参考文献]

[1]孙丽娜.高等职业院校学分制改革研究[J].才智，2019（8）：64.

[2]刘凯.学分制背景下高职院校教学管理改革研究与实践[J].学周刊，2019（26）：6.

[3]李结松.EXCEL VBA在教学管理中的应用[J].办公自动化，2011（12）：55-57.

[4]丛飚.基于VBA改进的学分绩点统计程序[J].吉林师范大学学报（自然科学版），2010（4）：130-132.

[5]金文子. 在Excel中利用VBA程序进行学生成绩统计[J]. 电脑知识与技术（学术交流），2007（10）：554-555.

（编辑 王永超）