基于OLE技术的国企退休人员档案系统设计

杨慧萍 郑婷 黄雄波

摘 要：为了高效快捷地编制国有企业退休人员的档案表格，文章设计了一个具有数据库管理功能的档案信息表生成系统。系统具有一定的开放性，能适应SQL Server和Access数据库、Excel表格等不同数据源;引入增加、删除、修改和查询等功能使得档案表格的编制更加灵活;系统利用OLE技术将相关信息输出至Word模板，具有便捷易用的优点。

关键词：档案表格;批量制作;数据库管理

0 引言

国有企业退休人员社会化管理是指国有企业职工办理退休手续后，其管理服务工作与原企业相分离，人员移交街道和社区实行属地管理，由社区服务组织提供相应的管理服务。为彻底实现政企分开，让民生保障和公共服务职责归位于政府，不断推动基本公共服务专业化，国有企业退休人员社会化管理是国有企业发展和政府管理服务提升的必然选择。实行社会化管理后，退休人员的管理服务不再与企业生产经营的风险联系在一起，同时社区也能为退休人员提供比企业更专业、更全面的管理服务，可以更好地实现退休人员老有所养、老有所依、老有所乐。根据佛山市国有企业退休人员社会化管理工作的推进时间要求，自2021年1月1日起，佛山市国有企业常态化实行国有企业新办理退休人员的移交属地管理服务。

为了做好国有企业退休人员社会化的管理服务，配合社会保险经办机构按时足额发放养老金、提供社会保险政策咨询和查询服务，并跟踪了解退休人员的有关状况，本研究为退休人员建立相关的档案表格。档案表格的主要信息包括：姓名、身份证号码、原工作单位、个人编号、参加工作时间、退休时间、本人固话、本人手机、亲属姓名、親属固话、亲属手机、户籍地址、所属街道、所属社区等。针对本公司具有数量庞大的国有企业退休人员，为了高效快捷地编制相关的档案表格，本研究设计了一个具有数据增加、删除、修改和查询等管理功能的档案表格生成系统。

1 传统邮件合并方法存在的不足

在实际工作中，经常会遇到需要编辑大量格式一致，数据字段相同，但数据内容不同且每条记录单独成文、单独填写的文件，如人事档案、财务凭证、各种日常的公文信函等。假如一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但面对庞大的数据记录，工作效率低下的同时，重复劳动所消耗的精力必然多。

邮件合并是Microsoft Word文字处理软件中一种可以批量处理数据的功能[1-3]。邮件合并的使用过程一般为：（1）在Word软件中，打开或建立“主文档”：主文档中有固定不变的内容和变化的内容;其中，变化的部分以数据域的形式进行标识，比如人事档案中的姓名、性别和出生日期等。（2）打开或建立“数据源”：数据源就是含有标题行的数据记录表，它包含着相关的字段和记录内容。数据源可以是以Excel文件或Access，SQL Server等数据库形式提供。

如图1所示，利用邮件合并的功能可以较为方便地完成有关档案表格的编制，由于每一位退休人员的档案表格需要人工逐一地生成和保存，所以在处理庞大数据记录时，效率仍显低效和费时。此外，由于Word软件的邮件合并功能要求以独占方式使用数据源，如图2所示，在编制档案表格时，不能修改有关数据信息，这些固有的特性也增添了档案表格编制的烦琐性。

社会化管理档案表格

2 国有企业退休人员档案表格生成系统的设计与应用

为了解决上述档案编制过程中所遇到的困难，本研究设计了如图3所示的国有企业退休人员社会化档案表格生成系统。系统采用Delphi 2010开发工具进行发开，利用ADO.Net数据接口链接Excel文件、Access以及SQL Server等数据源，系统提供了便捷的方式实现数据记录的增加、修改、删除和查询等操作。系统以OLE的方式操控Word软件，并运用宏代码编程将数据源中的数据记录写入至主文档模板中[4-5]。

2.1  系统设计的关键技术

限于篇幅，这里仅列出数据记录的增加、查询及写入Word文档的关键代码。

（1）数据记录的增加代码。

SQLStr：=INSERT INTO国有企业退休人员（个人编号，姓名，身份证号码，原工作单位，参加工作时间，退休时间，本人固话，本人手机，亲属姓名，亲属关系，亲属固话，亲属手机，户籍详细地址，户籍所属街道，户籍所属社区，常住地址，常住地址所属街道，常住地址所属社区）VALUES （grbh，xm，sfzhm，……，czdzsssq）;

ADOQuery1.SQL.Clear;

ADOQuery1.SQL.Add（SQLStr）;

ADOQuery1.ExecSQL;

（2）数据记录的查询代码。

self.ADOQuery1.Active ：=False;

//按姓名检索国有企业退休人员

SQL_temp：='select 个人编号，姓名，……，常住地址所属社区   from  国有企业退休人员  where 姓名 like “ +xb+ ‘%” ‘;

self.ADOQuery1.SQL.Clear;

self.ADOQuery1.SQL.Add（SQL_temp）;

self.ADOQuery1.Active ：=True;

（3）数据记录写入Word文档的代码。

WordApp ：= CreateOleObject（‘Word.Application）;

WordApp.Visible  ：=True;

WordDoc ：= WordApp.Documents.Add;

//遍历查询结果，并将相关信息输出至Word模板中

Whlie not（ ADOQuery1.Eof ） do

Begin

//打开模板文件

WordDoc ：= WordApp.Documents.open（'c：＼国有企业退休人员＼档案表格模板.doc'）;

//文本竖直居中

table.cell（1，2）.VerticalAlignment ：= wdCellAlignVerticalCenter;

//将数据记录中的“姓名”字段值写入主文档模板表格中的第一行第二列处

table.cell（1，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

//将数据记录中的“身份证号码”字段值写入主文档模板表格中的第一行第二列处

table.cell（2，2）.range.text：= ADOQuery1.FieldByName（'身份证号码'）.Value;

……

//以国有企业退休人员的姓名为另存为的文件名

WordDoc.SaveAs FileName：=ADOQuery1.FieldByName（'姓名'）.Value;

WordDoc.Saved ：= True;

WordDoc.Close;

ADOQuery1.Next;

End;

WordApp.Quit;

2.2  系统的应用效果

单击图3中的【Word文档输出】按钮，如图4所示，系统在指定的文件夹中自动生成所有查询结果的档案表格，并以退休人员的姓名进行文件命名。而每位退休人员的档案表格则如图5所示，“姓名”“身份证号码”……“所属社区”等信息已从数据源中正确调取写入至对应的档案表格中。

3 结语

针对数据记录庞大的国有企业退休人员的档案表格编制的问题，文章设计了一个具有数据库管理功能的档案信息表生成系统。系统具有使用便捷、自动化程度高等优点。此外，用户可以把本系统的技术引入至其他档案表格的编制，以便有效地提升工作效率和降低工作强度。

[参考文献]

[1]孙杰.邮件合并功能在纸质照片档案整理过程中的应用[J].兰台世界，2019（7）：87-88.

[2]萧巍.Word的邮件合并功能[J].信息与电脑（理论版），2017（12）：125-126.

[3]张航.Microsoft Office在成人教育学生档案管理中的作用[J].陕西档案，2013（1）：31.

[4]肖希，刘苗.Delphi自定义类在Word文档数据库中的应用[J].长江大學学报（自科版），2013（28）：40-43.

[5]车杰.Delphi与Word的结合技术在结构化面试系统中的应用[J].黑龙江科技信息，2013（14）：150.

（编辑 王永超）