集团化企业基于流程再造的档案管理模式探究

余然

摘 要：企业集团化是现代企业发展的总体趋势。集团化企业在规模、体量和管理上的变化对传统的档案管理工作势必造成多方位的冲击。集团总部和成员单位的档案管理部门应积极应对这种变化，以流程再造为牵引，以组织管理为保障，构建有横有纵矩阵式的管控模式，为企业的发展提供更加及时、准确、丰富的档案信息服务。

关键词：集团化;企业档案;流程

随着档案法律法规的不断完善和档案信息化的持续推进，企业内部档案管理机制日趋完备。然而，集团化进程的快速推进打破了这种平衡，同时也给集团化企业的档案管理工作提出了新的要求。集团总部的档案部门不仅要关注本身的档案业务工作，更加要关注总部与成员单位之间的档案业务关系，以及如何处理这些關系，使集团总部及其成员单位在档案管理方面协同发展。

1 集团化优势在档案管理上的体现

集团是以总公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作等方式把多个独立法人的企业以某种方式组成一个新的个体。集团化是资本运作的手段，它凭借整体性和协同性从根本上提升了企业管理的效能，这种优势也同样反映在档案管理上。

1.1 整体发展带动局部发展

集团化后由于运作成本降低，构建和部署统一的档案信息系统成为可能。档案管理所需软硬件的集团化集中采购可降低成本，使档案管理工作相对薄弱的企业享受到发展较快企业一样的档案管理资源，从而可以快速地复制建立在这些资源之上的管理经验和制度，进而提升集团整体档案管理水平。

1.2 集团内部各成员单位间优势互补

在集团内部，各成员单位在档案管理方面发展是不平衡的，各有各的优势，有的有发展的实体空间，有的有丰厚的人才储备，有的有完备的档案信息系统等。作为内部要素，集团可以方便调用这些资源，取有余而补不足，促进集团整体档案管理工作平衡发展。

1.3 对外提升综合竞争力

集团化的本质就是发挥其要素之间的协同作用，使所产生的作用大于各组成要素单独应用时作用的总和。在集团化的大背景下，企业档案工作通过统一资源、统一管控，统一平台，可实现“1+1>2”的增效作用，提升企业的综合竞争力。

2 集团化的管控模式给企业档案管理工作带来的冲击

企业集团化进程中在规模、体量、管理方式等方面的变化从不同层面给档案管理工作带来了三个方面的冲击。

2.1 成员单位间档案业务流程互不联通

企业进行集团化的进程中，流程整合是不可或缺的步骤。不同规模、类型的企业其业务流程是不一样的。而档案工作的业务流程是受制于企业本身的管理流程的，这就导致集团化进程中不同企业间不同类型的档案业务流程难以整合。

2.2 不同档案信息管理系统之间互不兼容

在企业集团化档案业务流程的整合过程中，档案信息管理系统的整合是最具成效，也是最具复杂度的整合。在实际工作中，每个成员单位都有自己的档案信息管理系统，难以实现跨平台的信息资源多方共享。

2.3 档案人才队伍建设与企业集团化的发展趋势不同步

各成员单位档案管理人员综合素质不同，职责分工不同。在实际工作中，档案工作人员在组织上是成员单位的员工，而业务上却隶属集团总部管辖。不论是集团总部还是成员单位都必须处理这种在行政和业务上的双重领导关系，以发挥人才资源整合后的作用。

3 企业集团化趋势下档案业务流程再造的主要内容

从宏观上看，现代企业的外部环境发生了变化，互联网、大数据和人工智能等新兴技术正成为企业发展的新动力;从微观上看，电子文件已经成为档案管理的主体。面对海量的信息，现代的档案管理者不能像以前对待纸质档案那样管理电子文件。虽是如此，档案管理的八个环节没有变，简单地可以归纳为收、管、用三个大的环节。为此，在企业集团化趋势下做好档案工作要从四个方面入手：一是结合业务工作，将档案管理的需求固化为信息系统的运用，使之成为业务流程的一部分;二是基于统一的制度和组织手段来构建统一的档案管理平台;三是以技术为驱动，重构档案人才发展网络，以适应企业集团化发展的趋势;四是以流程与组织横纵两条线全程监督档案信息流程的流转是否满足企业运营的需求。

3.1 整合与同步档案工作流程与其他业务流程

档案工作要与企业或集团业务工作同步开展，通过信息技术将档案工作流程整合到企业其他业务流程中，充分发挥档案的职能性，凭证性和价值性作用。

信息技术的广泛应用对传统档案的管理方式产生了颠覆性影响，主要表现为档案管理的对象从纸质文件转向以电子文件为主;提供利用的方式从实体传递转向以网络虚拟服务为主。在现代以网络办公为主的新形势下，各业务部门的工作以流程为基础紧密契合在一起。所以，档案工作一旦脱离业务流程，将会被边缘化，被信息化部门或是数据管理部门所替代。档案工作应适应集团化的趋势，通过流程再造与整合，实现档案工作与其他业务工作同步开展的目的。

档案工作流程不能仅是“自转”，要把档案工作流程放到整个企业大流程中去监督。也就是说档案工作流程的设置不能仅从档案部门的利益出发，而应以企业整体的发展为导向，以档案信息的价值增值为目标，符合企业全面发展的需求。

3.2 构建集团统一的档案信息服务平台

一个统一的档案信息管理平台是实现档案工作统一领导，信息资源多方共享，人、财、物资源统筹配置的基础。

在集团统一的档案信息服务平台框架中，一系列统一的档案管理制度和业务标准就是这个框架的设计蓝图。这个框架是个立体的、矩阵式的框架。在这个框架底层是企业的数据中心。它是支撑起整个框架的基础。档案管理的业务流程就相当于是把整个框架功能化、实用化的隔断，将整个框架的空间最大合理化应用的顶层设计。

集团统一的档案信息服务平台的构建不是一蹴而就的，而是一个系统工程。它需要一个秉承中长期规划的顶层设计，一套按阶段分布实施的详细方案和企业技术、人才、资金的持续投入。