浅析档案安全与经济管理间的关系

王青

摘要：企业的发展离不开经济效益的提升，但却总是忽略细小的管理内容，如档案管理。档案管理常常被企业忽视，而档案安全很容易被利用导致企业的经营危机，进而给公司带来巨大的经济损失。本文提出“物防、人防、技防”三位一体的档案安全保密防护体系，并对档案安全与经济管理间的关系进行了较为详细的阐述，为档案部门及档案工作者提供一定的参考。

关键词：档案;安全防护;经济管理

1.引言

档案管理中安全责任重于泰山，档案资源安全是档案管理工作的重中之重，关系企业的发展，尤其是经济管理方面。大数据时代，社会环境和网络环境对档案资源安全的威胁日趋严重，为消除潜在风险保障档案资源安全，档案部门要建立起“物防、人防、技防”三位一体的档案安全保密防护体系。本文着重论述档案管理方面的内容，进而从经济管理方面讨论档案安全的重要性。

2.物理防护

物理防护是档案安全的基础性保证。档案建筑是承载档案的载体，是守卫档案安全的第一道屏障。档案部门在加快档案馆建设时要把建筑的安全摆在首位，改善入馆档案的保管保护条件。

改善档案保管保护条件。档案保管保护条件的改善是档案长久保存、长期可用的重要因素。档案保管保护条件主要指档案保管硬件设施的安全，改造或新建、擴建的档案馆，要严格按照规范和标准建设，采用先进的安全技术、设备和材料，档案库房安装视频监控、自动报警、自动灭火、温湿度自控系统，达到档案馆安全测评标准，提高档案库房安全防灾等级，定时对档案保管保护专用设施设备维护和更新，定期对档案进行检查，及时发现并排除隐患，让每一份档案都有安全的栖息地。

3.人防战略

人防战略是档案安全的重要盾牌。从信息化时代到大数据时代，科学技术的发展促进了档案管理工作的进步，也对档案工作者提出了更高的要求，档案安全与否就在档案人的一念之间。在外行人看来档案工作轻松简单谁都能做，“一入档门深似海”才是档案人的真实写照，档案工作者要用责任和行动捍卫档案的安全。

3.1完善档案安全责任到人制度。

安全管理主要是控制风险降低损失，档案安全管理制度能够有效预防、及时处理和妥善解决档案工作中的突发事件，维护档案工作正常秩序。首先要健全档案安全责任制，单位一把手握兵权掌控全局，对档案安全全权负总责，责任细分到各科室各人头上，尤其是要对信息化科室严加要求，形成“档案安全人我有责”的氛围;其次要健全档案安全应急管理制度，档案应急管理是档案安全管理的第一大步，事关档案安危存亡，档案部门要严阵以待，成立以单位一把手为头的档案安全领导小组，领导全体档案工作者对档案工作八大环节的每一个环节可能存在的安全风险和可能出现的安全纰漏进行大胆预测、小心分析、深入研究，从而得出结论，形成与工作环节相对应的档案安全应急管理制度以指导工作。最后，在大数据时代，需要重点加强对档案信息的安全管理，制定档案机密信息保护制度、档案信息安全审计制度、档案信息安全共享制度等，从制度上防范档案安全风险。

3.2建设档案大数据人才专业队伍

一是专业知识素养。档案管理是一门专业性和实践性很强的工作，大数据时代聘任要真才实学的档案学专业学科背景的人才，他们扎实的档案理论基础知识和过硬的档案业务实践能力，懂管理精业务，能打开档案事业发展的格局，带领档案事业向前发展。

二是重人重岗重责。档案部门要安排高度认真负责的人员从事档案工作重要岗位，各单位档案室要安排在编人员从事档案工作，一方面是他们对档案更加专业对工作更加敬业，另一方面防止因人员流动发生档案失泄密事件。

4.技术防御

4.1建立档案信息系统安全保密防护体系

对接收进馆的电子档案进行严格审查，检验电子档案的存储载体及内容，从源头上把关;严格检验电子档案的存储的应用系统、计算机、网络等软件设备的安全等级，确保电子档案长期存储安全系数;加快档案数字化工作，有能力的单位最好自己独自完成档案数字化工作，没条件单位的可以借助社会力量的参与，但严格审查档案数字化外包管理中介资质，选择合法规范可信度高的外包公司，做好服务外包工作的安全检查，并对数字化工作的全过程进行视频监控，杜绝外包单位盗取档案信息;对上网共享档案进行严格审查，依据国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密，保护档案用户个人隐私不被侵害。

4.2建设档案大数据存储备份中心

档案数据库的开发使用大大节约了档案库房的容量，提高了档案管理利用的效率，但单位数据库的存储容量毕竟有限，大数据时代档案部门面对巨量档案资源的存储问题，必须走改变存储方式来提高效率节约成本的道路。大数据技术拥有强大的数据处理和存储能力来实现档案资源存储备份管理。档案部门要想对档案资源进行全面掌控，可以考虑在建立一个档案资源备份中心，既能保证档案资源的安全，又能将档案资源集中起来管理、开发和服务利用。

5.档案安全对企业经济管理的影响

随着现代信息技术的不断发展，社会生产结构逐渐从劳动密集型向知识型转化，科学技术成为影响企业经济效益的重要因素。企业档案作为企业科技成果存在的一种主要载体之一，充分开发利用档案，能为企业节约人力、物力、财力，创造经济效益，已成为多数人普遍认可的一个事实。企业档案的丢失将直接造成企业经济的损失，因此，企业档案的安全管理也是企业经济管理的重要组成部分。

6.结语

本文作者多年从事档案管理工作，对档案安全防护及档案经济效益研究工作有着较为深刻的理解和独特的认识，提出的“物防、人防、技防”三位一体的档案安全保密防护体系，并为档案开发利用进行了阐述。能够消除潜在风险保障档案资源安全，为档案部门及档案工作者提供档案安全管理的参考。

参考文献：

[1]张艳欣，仝姗姗.国外档案保护研究现状与发展探析[J].山西档案，2019（01）：44-56.

[2]聂云霞，张加欣，甘敏.“互联网+”背景下数字档案资源安全研究[J].浙江档案，2016（06）：22-25.

[3]范园园.浅议档案风险及安全管理[J].兰台世界，2009（12）：4-5.