信息化背景下文档一体化管理方法论

费伦帅

摘要：近年来，随着信息技术的不断变化，档案管理的方式和内容也不断现代化、信息化和科学化。在这样的背景下，如何做好文档一体化工作，使档案管理走上有序发展的道路，已成为档案管理者关注的焦点问题。本文从文档管理一体化概述出发，总结了文档管理一体化，分析了文档管理一体化的必要性，指出了目前文档管理一体化存在的不足，并提出了优化建议。

关键词：信息化;文档管理一体化;方法论

前言

所谓“文档管理一体化”，是指在一个管理系统中将档案管理和文件管理联系起来。文件管理由计算机管理完成，可以随时随地组织和归档文件，这突出了匹配率和搜索速度的提高。在实际业务中，还需要实现信息管理的连续性和紧凑性，文档管理一体化是一个不可忽视的重要组成部分。为了减轻计算机硬盘的负担，维护电子文件的安全集成管理，如何将计算机上的有价值的文件或数据以适当的方式传输到离线存储介质，已成为档案管理越来越关注的问题，文档管理一体化已成为档案工作的必然趋势。

一、文档一体化概述

所谓文档管理一体化，主要是从统一资源规划的角度，对资源进行集成、高效的管理，其中涉及到管理机制，利用信息技术对文档进行集成管理，实现综合管理一站式服务的目标。在档案信息管理的背景下，文档管理一体化具有以下特点：一是数字化。文件需要文件管理系统和其他数字技术，这意味着文件必须数字化。二是注意分工和统筹管理。文档是一个系统的项目，不仅需要对文档管理的支持和支持，还需要对其他业务领域的支持和支持，只有通过不同部门的合作，才能最大限度地发挥文档数量的效益，有效、安全、完整地管理文档的整个生命周期。第三，单据合并，强调文书工作与档案管理之间的有效合作。不同的文件数据形成不同的文件事件后，可以建立不同的文件数据库，以便于后续查询，因此，只有确保文献与文献服务的有效合作，才能真正提高行政效率[1]。

可以说，文档管理一体化经历了一个漫长的过程，在这个漫长的过程中，文档管理一体化不断受到外部因素的影响，并在传统模式的基础上不断改革和变化，这已成为文件综合管理的重要理论基础。在这些理论中，文档生命周期理论具有代表性。可以说，文档生命周期理论是生命过程的有机联系，从文件的创造到使用，到永久保存的最终破坏，从一个有规律的、永无止境的一般循环到消失。因为文件管理是不同的，不同国家的文件运作阶段也分为不同的层次，最重要的三个阶段是现有、临时和永久储存，以及形成、使用、维护、识别和选择以及文件管理的四个阶段，虽然阶段不同，但基本内容相同。文档的整个生命周期，从创建文档到销毁文档，所具有的连续性和完整性是文档的特点。此外，档案对象与档案服务在不同阶段、档案定位与档案管理之间存在着对应关系，这是文档生命周期理论的一种历史形态。

二、文档一体化管理的积极意义

文书工作是档案管理的基础，档案管理是文书工作的扩展和进一步发展，只有将两者有机地结合起来，才能提高档案处理的效率和管理的质量。结合档案处理与档案管理的一体化，充分利用档案处理过程中产生的数据信息，避免档案收发、记录、操作等重复性工作，在管理中，可以整理文件，生产、档案工作和档案管理，形成了一个有机的整体，为档案或网络打下了良好的基础。综上所述，文档管理一体化的积极意义在于：

1.促进文件信息的网络传输现代通信技术和网络技术允许文件信息的远程传输和通信，文件可以设置不同的网络形式和层次，一般单位采用局域网，局域网与位于不同位置的办公计算机相连，具有办公信息分散处理和信息共享的特点，实现了档案信息资源的共享[2]。

2为提高质量管理小组文件目录和预检的准确性，在文件生成过程中贯彻文件工作要求。在整个使用、处理和归档过程中，管理员比文件创建者更了解文件的生产状态，因为文件是由管理员自己创建的，文件的类别号也得到了改进，提高了档案的价值，有效地保证了管理的质量。

3为了提高信息检索的效率，档案信息检索问题是手工档案管理中的一个难题，如何及时、准确地从海量档案中获取用户所需的信息是档案工作者的梦想。文档管理一体化可以准确定位识别信息，对应的信息，快速、多样地查询所需信息，并以多种方式打印、发布和提高工作效率。

4.文档管理一体化的理论基础是基于文档周期和对不同文档类型的感知。从电子文件生命周期的角度来看，信息的收集、组织、使用和存储是每个文件必须经历的过程，电子文件的生命周期管理是对文件各个方面的重复和持续的监督。在实施集成文档管理时，无法使用文档生命周期规则来管理管理操作。一旦文件被移动或使用，它将造成一些损害，并影响一般管理。文档管理一体化恰恰相反：文档管理一体化可以无缝地连接文件中的各个阶段和过程，使文件的保护和管理更加连续，准确记录每个文档的生命周期，并准确记录每个文档生命周期的更改和移动。

三、文档一体化存在的问题

（1）档案保存程度不清楚。文件中有许多类型的文件，它们根据类别具有不同的功能，该文件不仅应侧重于某些类别，而且应侧重于完整性、系统性和协调性。目前，一些單位的文件存储区域不明确，将要存储的许多文件数据没有输入档案管理系统或相应的数据库，影响了文件的集成过程。由于档案范围不明确，有些档案不能长期归档，存放在适当的业务单元，档案丢失率增加。（2）信息技术应用水平较低。数字信息技术对档案工作至关重要。如果数字信息技术不能很好地集成到文档中，这可能会影响工作的进度[3]。目前，一些单位在信息技术应用上还不高，具体表现如下：档案管理系统、档案系统、交易系统等系统还存在技术障碍，数据共享困难。此外，系统之间缺乏相关文件的传输或发布可能会损害生产率。其次，云关联技术的使用率不高，下属单位与同一级业务单位的数据使用效率普遍较低。一些单位没有购买相应的云存储空间，文件的常用字结构进展缓慢。再者，大数据技术应用不高，档案管理人员占用相关信息资源，调用效率低，难以适应新形势下档案管理的要求。（3）文本数据库设计滞后。文档标准化是信息文档设计的主要目标，为了实现这一目标，必须对文件进行适当分类，并建立一个数据库。然而，目前一些单位数据库的建设相对滞后，普遍表现为：文件没有及时分类、编号和记录，今后很难检索。二是文件处理和检索工作不及时，文件内容准备缓慢，未能建立系统、科学、规范的文件管理制度。档案数据库建设分工不清，部分业务单位管理人员压力较大，没有积极做好文件处理准备，档案管理员应在以后组织处理。在这种情况下，文件管理员没有时间进行数据库的编译工作。（4）文档安全问题非常突出。文档的简化将增加对因特网对象和因特网技术的依赖。同时，文件管理系统和文件数据可以很容易地适应病毒攻击和访问者攻击，从而导致文件的非法加密和操作。例如，像Wucker、Pettia和Badley这样的威胁病毒威胁要非法加密机密文件，在攻击几家公司、机构甚至行政机构的文件管理系统后，导致单位遭受了巨大损失。

四、信息化背景下文档一体化管理策略

（一）统一标准

统一标准化是支持文档管理一体化的重要手段，是文档管理一体化管理、信息共享、安全可靠的前提。国家文档标准化管理部门对电子文件的形式和设计提出了法律要求。应尽快制定电子文件的标准技术体系和规则，整合业务流程，确保电子文件系统向档案管理系统的顺利传输，实现信息目录原始文本和元数据管理。代理机构还应遵循国家标准，结合自身业务特点，制定代理机构电子文件业务流程，建立规范的文件安全管理体系，包括文件、电子文件等，尽快建立和完善标准化的综合文件管理平台文件部和标准化部应尽快合作，制定标准化的文件管理技术体系和标准。开发一个符合当前文档和主题管理的“线性”自动转换软件，并利用通用软件技术实现不同标准的自动生成，它将以不同方式创建的数据和设计转换为软件自动集成的电子文件格式，以确保纸质和电子文档的一致性。在从文件生成到归档的整个生命周期中，电子文件的管理和使用有助于实现文件管理和制度化。

（二）建立文档管理体制

单位的档案部属于不同的部门，国有企业的档案业务主要由地方公文机构管理，公文管理由国家机关负责。在实践中，负责文档管理的国有企业负责人开始关注文档管理的水平[4]。由于文件管理部门很难对文件管理进行规范化管理和规范化管理，导致对文件登记等缺乏统一的管理和监督。另一方面，为了实现档案的融合，不需要设立综合管理机构来管理企业档案和企业档案。系统地解决了文件同步的管理问题。为了统一各部门的责任，应赋予档案部新的权力，协调和指导文件处理的各个阶段，确保各部门在全面监督指导下，将档案管理职责落实到文件的创建、加工、整理、整理和使用的有机结合、跟踪和控制。根据国家档案管理的现状，统一的档案管理不能完全打破现有的组织体系，为最大限度地降低文件管理的成本和风险，应在现有制度的基础上建立文件管理机构的组织体系。为此，必须设立一个由总行直接管理的办公室，在不改变有关职能和编制、公共文件维护和文件管理的情況下，下放国家文件和公文的管理责任。在对本部门和本单位所有文件进行管理的基础上，定期组织完整、有价值的文件调到档案管理部。

（三）提高档案管理员的综合素质

长期以来，档案工作者在对有关单位进行手工查找和文件管理时，习惯了传统的手工管理方法，简单易行，较少使用计算机技术，实行计算机控制的档案单位数量由经济条件决定计算机控制文件的实现单位数量相对有限。因此，为了适应社会进步的需要，档案工作者既要学习计算机应用技术，又要学习经验，实现对个人数据的更有效的计算机集成管理。例如，广西电力公司组织专业力量编制电子文件管理手册，进行专业实践培训，使文件专业人员能够快速掌握电子文件管理的基本概念、使用技巧和方法，让每个人都能完成基本任务。同时，也致力于电子文档技术的快速发展和更新，致力于培养专业技术骨干的理论研究和管理技能，为了提高档案管理员充分应对新出现的电子文件管理任务的能力，正在开展两项工作，建立电子文件管理知识库。

（四）加强立法

文档管理一体化的全面改革需要政策规定的保护，为了规范文件和档案的管理，中国制定了管理原则和标准。为了适应文档管理一体化与档案管理服务的匹配，这些原则和标准对加强我国档案文献业务产生了积极的影响。但是，为了保证我国的文档管理一体化在具体立法上还存在一定的差距[5]。例如，法国政府认识到需要加强必要的法律结构，以确保文件信息的安全运作和传输，以此作为文件信息安全的第一道防线。1985年通过的《刑法修正案》将滥用计算机和破坏文件信息定为刑事犯罪，而《文件信息法》的一部分则被严格界定为防止罪犯玩弄技术。随着互联网的迅速发展和广泛应用，档案信息安全问题日益严重：计算机黑客、网络病毒传播、档案信息泄露、网络事故等，不仅造成不可弥补的经济损失同时也破坏和破坏了正常的社会经济秩序和正常的工作、生活，对企业、事业单位和国家机关构成严重威胁，制定法律法规是保证文件管理一体化的重要措施。促进文档管理一体化健康稳定发展，加强立法，掌握文档管理一体化管理的规律，在原有文件的基础上制定组织文件与业务文件的关系章程，制定规则和标准，统一交易文件和文件的具体细节。目前，网络黑客的攻击和计算机系统中机密文件信息的窃取正在增加，面对如此严峻的安全问题，政府应进一步完善相关的法律法规，确保档案信息的安全。

结语

现阶段，随着信息技术的飞速发展，需要对档案管理进行相应的变革，以提高行政管理的质量，真正保证档案管理的正常发展。文档管理一体化可以减少工作流程，降低档案工作者的工作能力，给档案管理带来新的活力，并在实践中得到广泛应用。一方面，从文件管理者的角度来看，文件管理者应辩证、客观、多角度看待这项工作，融入文件整合的规律，不断改进管理方法，确保文件管理的有效性。另一方面，从统一的角度，一是明确文件的保存程度，实现文件的全面整合。其次，各种信息技术的全面应用促进了档案集成的进程，建立档案数据库，发挥决策作用，加强档案安全管理，保证安全管理。相信通过大量人员的持续努力，文档管理一体化的效率和价值将更加明显，档案管理变得更加透明、安全。

参考文献

[1]格桑卓玛.信息化背景下文档一体化管理方法论[J].办公自动化，2021，26（11）：52-53+24.

[2]施松绘.以信息化建设为突破口创新档案信息服务机制[J].城建档案，2021（02）：21-22.

[3]姜军.企业信息化背景下CAX电子文档一体化管理模式分析[J].通讯世界，2015（20）：216-217.

[4]唐霜.信息化环境下档案整理理论研究[D].南昌大学，2015.

[5]徐锐.企业信息化背景下CAX电子文档一体化管理模式构建研究[D].黑龙江大学，2014.