知识管理背景下的企业档案信息化建设研究

于杰

摘要：在知识经济的引导之下，企业想要实现可持续发展的目标，必须加强对知识管理领域的重视，才可能让企业自身的發展有条不紊的进行下去。知识管理与企业内部各个部门之间的连接程度比较紧密，尤其在企业档案管理信息化建设的过程之中，如果能够融入知识管理的思想，会让档案信息中包含的知识信息更加突出，也能够充分体现出企业在档案管理方面的独特优势。因此，强化知识管理背景下，企业档案管理信息化建设具有重要的价值。本文也将对此展开简单的探。

关键词：知识管理;企业档案;信息化建设

引言：企业档案管理是一项重要的工作，其包含着企业所有成员的基本履历，以及企业过去、现在以及未来经历的各种重要事件。如果对档案管理工作不重视，会让企业的相关信息泄露，影响企业在社会中的正常发展。知识管理的背景之下，要求各行各业注重对相关资料的整理，以便于后期的调取和统计。对企业档案信息化建设而言，如果能够应用知识管理的理念，借助信息化的手段，对企业档案进行集中的保管，将大大提升企业档案管理的工作效率与工作质量。

一、企业档案管理的作用

企业档案管理记录着企业过去的发展历程，是企业发展之中必不可少的工作环节。在市场竞争正在逐渐加剧的先进社会，依靠知识管理的理念，结合信息化技术手段，让企业档案管理工作更高效、更加有质量至关重要。其能够促进企业在现今社会中的良性发展。

二、知识管理与企业档案信息化的关联性

（一）信息时代下档案管理就是知识管理

知识是信息时代最明显的特征。企业应该采取重要的措施，保证企业档案能够在知识资源获取和知识资源保存方面更好的发展。这一点可以体现在档案信息化建设过程中对各种数据的输入、保存和分析工作之中。

（二）档案管理以知识管理为工作的基础

在档案管理信息化建设的工作之中，单纯的引入计算机技术和网络技术，这显然是不能够，让企业在档案管理工作方面取得巨大进步的。必须在融合信息技术的同时，深化知识管理的体系和观念，才能够让企业在档案管理工作之中，发挥出新时代知识管理的重要作用和重要思想，进而高效完成企业档案管理信息化的建设工作。

三、知识管理背景下的企业档案信息化建设的策略

（一）建立企业档案信息化建设的观念

现今是互联网技术高速发展的社会[1]。企业档案管理工作，如果能够与信息技术相结合，必定会提升原有档案管理工作的工作效率与工作质量，最大程度解放原有的人力资源。让更加有价值的人力资源，投入到需要人为分析和操作的工序之中，而将机械式的记录、储存、分析和调取工序，通过信息化的手段完成。与此同时，知识管理的思想意味着，现今社会需要将各种文字和数据的资料进行集中保管。这些资料会在以后和现在的工作之中，为企业和个人的发展带来巨大的促进作用。

企业应该积极进行档案管理信息化建设，这种信息化建设是紧跟时代步伐，同时不断优化企业内部档案管理思想的过程。这个过程之中必须坚守企业信息化，与档案管理相一致的原则。企业管理人员以及职工应该充分利用信息化手段，对企业档案管理工作进行深入学习，明确自身工作之中的不足之处。并且在人力资源财务管理项目工程等方面加强资金的投入，提升整体档案信息化建设的效果与合理程度[2]。

（二）设定企业档案信息知识库

知识管理时代，每个企业都应该建立自身的档案信息知识库[3]。档案信息知识库，包含企业员工的各种基本信息，企业过往经历的项目，以及项目实施过程中各种细节。首先，档案信息知识库必须明确知识管理中档案工作的重要意义，知识管理是档案管理的核心内容。在现今社会，企业应该积极进行本公司档案管理工作，并且应该意识到内部知识信息对档案管理工作的重要决定作用。其可以有效指导企业在信息社会中更好发展，并且保证档案管理工作进展的顺利程度。

不但如此，从数据仓库的角度能够让企业在商业智能方面有更好的应用前景[4]。企业发展的过程中，必须实现档案管理的自动化建设。在这个流程内，企业数据知识库能够为商业智能提供数据支撑，在信息技术快速发展的背景之下，利用数字网络，能够快速读取企业知识库中的相应内容，并且通过高效的传输方式传递到需要的工作环节之中，实现最快的工作效率。与原有的纸质档案管理模式不同，信息化档案的工作效率要更高，档案的保密性也更强。档案管理信息化不仅要以档案信息化操作为根本的转变目的，更要强化对答案本身数据的挖掘。通过信息技术可以将不同类别的企业信息，按照已知知识资源的类别进行分类整理。将同一类别的不同数据进行分别归纳。能够一目了然的了解到企业过去不同部门以及不同项目产生的不同现象，由此，从不同的数据之中，能够更好的预测企业未来的走向。这一点对于企业发展而言是非常重要的。

（三）加强对企业档案工作人员的技能培训

企业档案管理工作，工作人员的专业技能和专业素养，对档案信息化建设和知识管理深入的质量有着重要的影响。企业必须定期组织工作人员系统培训，让工作人员对基础的档案管理知识，以及在现代社会中信息化操作的手段，操作的作用，操作过程中可能出现的问题及其解决办法进行深入的培训。让工作人员了解这些内容之后，再带着这种专业精神和专业技能投入到企业档案管理工作之中，会发挥出岗位最好的工作效果。

结束语：

总而言之，在知识管理的背景之下，企业档案信息化建设必须建立正确的档案信息化建设理念;成立丰富的企业档案信息知识库。知识库中的每个细节应该进行加密处理，不会由于个人的操作失误，或者黑客的恶意入侵导致相关信息的泄露;更要加强对档案管理工作人员的技能培训，强化其在企业档案管理工作方面的工作责任心，以及基础的工作技能。这样才可能保证企业档案信息化建设，更好的与知识管理的想法相结合，让知识管理的理念深入进企业档案信息化管理的日常工作之中，突出档案信息化建设的意义。

参考文献：

[1]张斌，李子林，黄蕊.我国企业档案宏观管理体制的演变与发展[J].档案学研究，2018，02：50-56.

[2]宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯，2017，03：12-15.

[3]邓东.跨国企业集团的境外企业档案管理探析[J].档案学研究，2016，03：110-115.

[4]王强.治理现代化背景下的企业档案制度体系建设：基于中石油的案例研究及启示[J].档案学研究，2020，04：50-55.