计算机技术在办公自动化中的应用探究

李玉琦

摘要：在计算机技术飞速发展中，在各领域中运用广泛，对提升社会生产力做出了巨大贡献。将计算机技术运用到企事业单位中，有利于推动办公自动化，提升办公效率。本文首先对办公自动化进行简单概述，然后探讨计算机技术在办公自动化中发挥的作用，最后提出办公自动化中计算机技术具体應用，希望能够给相关人员提供参考。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用 中图分类号：A  文献标识码：A  文章编号：（2021）-23-335

身处信息化时代中，无论是政府机构、事业单位，还是企业在日常办公过程中，所接触到的信息数量增多，也给信息数据处理、存储与分析提出了更高的要求。而办公系统中使用计算机技术，能够推动办公自动化发展，能够优化办公系统结构，促进办公室整体工作效率提升，有利于提升对信息的利用率。基于此，加强对计算机技术在办公自动化中运用的研究具有十分现实的意义。

1办公自动化概述

办公自动化是以计算机技术为基础的新型办公模式，是企业（单位）借助于先进的技术，对有关信息资源进行合理分配，切实保证办公效率，为决策层、管理层提供依据，发挥办公效益。办公自动化能够实现对相关办公信息的收集与处理过程，能够借助于先进科学技术形成一种综合性的办公模式。

办公自动化具有以下几个方面的特点：第一，智能化特点。利用计算机技术帮助办公人员处理公文内容，起到辅助决策的作用，便于办公人员快速处理日常事务，为各项工作顺利开展提供智能化帮助;第二，多媒体特点。利用多媒体系统，能够帮助办公人员对文字、图像、表格、音视频资料等进行快速处理;第三，集成化特点。利用计算机硬件、网络软件等，将办公作为一个整体的系统，还能够形成全面且开放的系统，提升了办公系统的集成化。

2计算机技术在办公自动化中运用的意义

2.1 有利于节约办公成本

传统办公模式下，主要是借助于人工进行相关信息数据处理，但随着信息化时代到来，日常办公信息数据不断增多，人工处理信息处理的方式已经不能满足相关需求，加上个人精力有限，企业不得不引入更多的人力资源，无疑会增加办公的成本。另外，在人工操作中会存在很多人为因素干扰，导致操作失误。而利用计算机技术，很多日常办公工作可以交给计算机进行，能够大大解放人工，降低人力资源成本，也避免由于人为因素给企业带来的经济损失。

2.2 有利于提升整体办公效率

利用计算机技术推动办公自动化进程，能够让整个办公流程更加简化，促进整体办公效率提升。机关单位或企业能够根据自身工作需要，对办公模式、办公管理制度等做出有效调整，借助于计算机技术让各项办公制度更加科学合理化，促进整体办公管理水平的提升。

3计算机技术在办公自动化中的有效应用

3.1 在文档自动化管理中的有效应用

文档管理作为办公室中重要的业务，通过计算机技术能够实现文档自动管理，利用计算机程序对电子文件进行直接操作，简化了纸质文件的传递过程，能够大大节约办公的时间和成本。另外，通过计算机程序，用户可以对工作流程自定义，能够实现对相关文件接收、浏览以及批复痕迹的自动记录。具体来说，当计算机接收到电子文件时，能够对文件进行登记，并自动发送到承接处加以批阅，批阅后的文件能够进行自动归档，为后期调阅提供方便。整个过程中，为了保证文档信息安全性，可以设置一定权限。利用计算机技术，将办公中产生的纸质文件转化为电子文件，能够推动档案文件数字化发展，让文档使用率更高。在单位或企业新员工培训环节中，办公室管理人员可以通过给新入职员工身份、口令，赋予其正常登录办公系统的权限，帮助其更好的了解单位发展历程、文化以及制度等，能够降低办公难度，还能够尽快的增强新入职员工对企业的认同感，让其更快的了解相关内容。

3.2 在信息发布中的有效应用

在办公自动化体系逐渐成熟下，企事业单位纷纷加入了无纸化办公的行列。在将具体实施过程中，往往需要建立内部电子信息交流平台，为内部员工协调交流等提供帮助。例如，很多企业会创办电子刊物、电子论坛、公众号，或者会通过电子公告方式下发相关信息，及时将企业通知、规章制度、政策等内容传递给员工，便于基层员工能够及时了解企业的发展动态。同时，借助于信息平台，员工还可以发表自己个人感受、对企业发展的一些建议等，便于企业管理者能够及时了解基层员工的心理，掌握员工生活、工作中可能遇到的问题，为企业内部沟通提供便利。利用信息发布平台，不仅需要对企业内部信息资源进行发布，同时还可以对一些国家政策、法律、时事热点等数据进行共享，通过对信息发布平台的管理，强化企业和外部的交流。在办公系统中，相关人员可以通过信息平台搜索相关资料，为远程办公提供便利。

3.3在办公自动化处理中的有效应用

目前，办公自动化包括文件处理、数据管理、表格图形处理、网络通信等几个方面的内容。第一，在数据管理方面，借助于计算机技术能够实现对相关数据的定量化分析，为办公现代化发展奠定基础。信息处理作为办公室工作重要任务，信息化时代下每时每刻都会产生大量数据，通过计算机数据管理中心，实现对相关数据的处理过程，保证数据独立性、完整性、一致性，为企业决策层提供依据;第二，文字处理方面，利用计算机办公软件可以对相关文字信息直接处理，包括在线编辑、修改、版式设计等，让文字更加简洁，办公效率也能够得以提升;第三，图形图像处理。借助于相关的软件，能够得到更为清晰的图形图像，包括照片、图像、印章等处理工作;第四，在网络通信方面。在办公自动化体系中，网络通信技术作为核心技术，能够促进单位（企业）内部之间的沟通，有利于内部各项资源的有效利用，还能够与外界构建良好的联系。借助于网络通信技术，能够实现远程办公、远程电话会议、视频会议等，帮助领导者快速了解会议实际情况，以便于对企业未来发展做出更加科学的决策。

4总结

通过上述分析可知，现代化发展过程中，企业事业单位办公业务更多，在日常办公过程中往往需要处理更多复杂的信息，传统人工信息处理技术无法满足当下办公需求。而计算机技术的引入，逐渐推动形成办公自动化模式，其不仅能够有效提升整体办公效率，降低办公成本，同时还能够营造出一个良好的办公氛围切实提升单位整体办公质量，促进其综合竞争力提高。

参考文献

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