提高办公室文件档案管理工作质量对策

李婷

摘 要：对于办公室而言，其隶属综合性服务部门，承担对内协调与对外沟通的工作，服务性特征显著。也就是说，办公室档案信息规模较大，对行业发展意义重大。本文以办公室工作为背景，全面介绍了办公室文件档案管理工作的一些问题，重点分析了存在的不足，形成了有效的解决对策，以期全面提高档案管理水平，为办公室工作的顺利开展奠定基础。

关键词：办公室;文件档案管理;质量;对策

立足办公室工作，文件档案管理是重要项目，收入了相关部门与机构的全面资料，达到对单位发展过程的准确反馈。文件档案是办公室管理的重要项目。因此，要在办公室管理工作中将其有效融入，重视以创新为基础，发挥信息技术的支持作用，依托完善的档案管理模式，促进办公室工作的有序开展。

一、办公室文件档案管理工作的特点与价值

（一）办公室文件档案管理的特征

首先，安全性成为办公室文件，档案管理的基础性要求。办公室档案综合了多个部门与机构的信息，对单位发展影响巨大，这也是希安全性要求较高的根本原因，事关单位发展的各种机密。因此，立足档案管理全过程，安全保护工作不容忽视，需要引起重视，维护信息的安全性，避免出现安全问题。其次，正确认识档案管理的根本，正确看待其与日常工作的紧密度，防止出现任何纰漏。但管理的内容较为丰富，主要涉及档案收集、整理、归档、保存与利用，系统化突出，需要构建更加明确系统的档案资源，强化对单位发展全面反馈，在根本上服务于信息开发与利用。再次，档案管理涉猎范围较广，涵盖单位发展的各个环节与内容，实现对单位发展情况的全面记录。

（二）办公室文件档案管理工作的价值

首先，办公室文件档管理与单位长远发展关系紧密。对于各个部门的工作而言，为了保证顺利进行，各方面参考资料不可或缺，各种资源都需要借助办公室部门进行协调与使用。一旦档案管理出现偏差，核心信息很可能出现丢失现象，影响各项工作开展的顺利性，造成各种资源的浪费，甚至造成巨大损失。由此可见，文件档案管理水平成为影响单位长远发展的重要因素。其次，对于各个部门的工作，为了保证快速与高效地完成，既要制定完善的计划，又要重视对以往的经验进行借鉴，实现对工作模式与方法的优化与完善。也就是说，在各项工作开展中，要善于对各项文件档案进行查询与调动，善于发挥信息资源的价值。从本质上讲，高效的工作状态与日常管理之间有着千丝万缕的关系。

二、办公室文件档案管理中存在的不足

（一）传统的文件档案管理模式凸显滞后性，威胁档案资源查询与使用

在办公室文件档案管理中，纸质保存形式仍然存在，也就是说，管理方法仍存在手工方式，查阅方式也依赖人工方式实现。这种模式凸显较强的滞后性，效率不高，工作强度较大，错误率较高，很难维护资料完整性，信息系统性不强，势必给办公室工作带来困扰。在部门与单位不断发展壮大中，文件资料规模不断扩大，管理难度加大，文件资料管理工作面临更大的挑战，传统的档案管理方式与新时期的信息需求不相适应，整体管理水平较低，无法较快的实现信息准确查询，信息有效性降低，威胁资源价值的发挥。

（二）办公室文件档案管理尚未引起足够重视，人员素质与能力有限

目前，档案管理工作尚未引起高度关注，但管理的价值未得到充分体现，尤其忽略其重要性。一方面，相关的资源投入十分有限，直接威胁档案管理工作的有序开展，威胁及时效性。另外，人员素质与能力亟待提升，专业素养不高，在意识上存在滞后性，无法实现对档案管理的准确认识，其对档案管理工作的支撑力薄弱，档案管理质量很难增强。

（三）办公室文件档案资料整体利用率亟待提升

从本质上讲，办公室文件档案管理工作的目标是提高资源利用率，更好服务于资源利用。当前，办公室档案资源整体利用水平较低，从两个方面可以看出这一问题。一方面，但资源存在不完整的现象，缺失问题严重，文件资源的价值无法实现。究其原因，人是多方面因素，与管理人员的管理行为以及环境息息相关。另外，对于档案文件的利用，尚未构建较高的利用思维，但利用观念薄弱，尤其面对查询效率较低的问题，

改善作用不显著，威胁档案功能的有效实现。

三、如何提高办公室文件档案管理工作质量水平

（一）构建更具创新性的文件档案管理思维，发挥档案服务社会的价值

对于传统的档案管理而言，更多依赖的是人力，档案管理人员承担档案资料的全部工作，主要涉及收录整理、分类保存以及查看利用等。任何一个环节出现纰漏，整体管理效果都会被拉低。依托科技，档案信息管理模式实现转变，信息化管理模式成为必然。因此，管理观念的增强是根本，重视对思维进行拓展，以便有效发挥信息技术对文件管理的大力支持，更好的适应新的信息需求。另外，要对办公室文件档案的价值给予重新定位，准确认识其价值所在，做好档案，全面管控工作，更好服务于档案开发利，构建全员范围内的档案意识，在应用中充分体现档案资源的利用价值，档案服务社会的功能得以拓展。

（二）全面健全办公室文件档案管理制度，强化保障性作用的发挥

办公室文件档案管理工作效果与制度关系紧密。一旦机制不完善，无法发挥有效的指导功能，保障性的作用受阻。这也是重视档案管理制度建设的根本原。首先，要积极构建文件档案管理责任制度，保证责任落实到人，做好细节，实现精细化管理，防止管理人员出现工作疏忽，避免责任心不强，影响管理效果，在根本上威胁档案的完整。另外，重视文件档案管理安全制度的出台。依托信息化环境，文件档案资源的安全性成为焦点，诸多安全问题引发档案丢失。为了保证档案资源的安全性，要积极建立安全保障机制，增强安全观念，引入先进的安全技术，构建科学高效的信息准入制度，保证全县科学合理。

（三）重视落实文件档案管理队伍建设，全面提升办案管理人员素质与能力

为了推动档案管理工作的顺利进行，高素质的团队不可缺少，既要具备较高的能力素养，专业性突出，同时，积极参与办公室文件档案管理实践，这一工作的开展事关整体管理效果的提升。在信息化背景下，传统档案管理模式，具有较强的不适应性，信息化建设势在必行。这也是全面加强队伍建设的根本影响因素。具体讲，对现有管理团队进行扩充，融入新思维，渗透新方法，这也是当前办公室的重要工作任务。另外，要组织专业化的人员培训与教育，将业务技能与职业素养作为主要内容，以信息化技术作为核心，大力发展数字化文件档案处理方式，形成数字化文件档案数据库，提高人员整体专业素养，正是档案工作的社会价值，以更加专业的姿态投入档案管理实践，维护办公室文件档案管理的长远性与可持续性。

四、结束语

立足全新社会发展背景，文件档案资源规模不断扩大，办公室文件档案数量急剧提升。文件档案管理是办公室工作的重要组成部分，尤其是依托信息化发展条件，但管理更需与时代同步，以思维转变为基础，发挥先进技术的优势，创新管理模式，构建高素质的管理队伍，实现管理质量的全面提高，为单位的可持续发展提供保障。

参考文献：

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