档案库房管理中的问题及应对策略分析

黄荣花

摘要：档案是各国内部私有的宝贵财富，保密性与不可再生性是它的基本特征，档案会贯穿于国家发展始终，它会对国家的发展与变革进行详细严谨的记录，所以档案库房的维护和管理非常重要。档案管理任务较为艰巨，在落实档案管理工作时不仅要做好保密措施，还要对各类档案做出分类整理，要按照档案的性质和类型进行分类，保证档案管理工作有序进行。从当前的档案库房管理现状来看，在档案库房管理中还存在许多问题和缺陷，管理单位要及时制定应对方案，保证档案资料的可靠性与严谨性。

关键词：档案信息;库房管理;问题;策略

档案较为特殊，属于记录性文件，它可以客观记载某个团体或个人在特定时期内接触的事物和参与的活动，它可为各单位的制度革新与重大决策提供参考。同其他媒介相比，档案具有较强的保密性，还受其不可再生性的制约，这就决定档案工作的重心在保存和养护上。档案通常储存于档案库房中，如果档案库房存在不足或是管理存在漏洞，管理部门要及时制定有效的应对方案，采取有关措施，确保档案资料的真实有效。当前我国发展速度不断加快，各类档案资料逐步增多，档案的管理难度也不断提升。所以，有关部门要有效强化档案库房的管理工作，科学有效地解决档案库房管理中存在的各类问题，进而确保档案管理工作落到实处。

1档案库房管理工作的基本概述

1.1编号

为了方便后期的档案查找与档案搜索，档案管理部门要对库房内的全部档案进行编号，当前使用频率较高的序号排列方式主要有两种：第一组织全部库房进行统一的序号排列，这类编号方法多用于库房数量较少的档案室;第二，按照库房的详细位置和有关建筑的特点进行分区编号，实际情况要根据建筑的详细位置来辨别，以此确保档案编号的真实有效。

1.2排放

档案管理部门要以有关规定为指导，对档案库内的档案资料进行排放。在档案资料排放时要注意所有的资料应排列一致，做到横竖成行，根据架子的样式进行具体的分类整理，确保资料整齐划一。在有窗户的库房中排放资料时，库房架子要与窗户垂直，利用架子来遮挡阳光，某些库房未开窗户，库房架子横纵均匀摆放即可，要时刻注意库房的通风状况。在架子排列中，要合理利用库房的地面空间，架子摆放要便于后期的档案整理和搬运，不能出现过紧或过松现象。架子间的距离要满足手推车的正常通行，便于档案资料的存放与取出。此外，为了便于后期档案寻找与归档，管理部门要对库房内的架柜进行统一编号，为后期的档案寻找提供清晰的思路。

1.3存放

存于档案库内的所有档案都会根据全宗进行存放和整理，因此在考虑某一特定方位的档案摆放与存放方式时，要根据全宗进行，属于同一全宗的档案资料要统一集中起来。通常来说，全宗内容涉及的资料类型较多，例如影片、录音以及照片等，多类型的档案资料可采用分别保管的存放方式，但要在原宗内容中放置参见卡，利用参见卡来标注该档案资料的详细存放位置，保证内在联系的科学有效。

2档案库房管理中存在的主要问题

2.1安全性问题

在档案库房的管理中，安全问题尤为突出，管理方要将安全意识贯穿于档案库房的选址、设计、施工以及配置当中。在档案库房选址中，要有意识地避开潮湿、阴暗以及灾害易发区域，当前的档案大多是纸质文件，极易遭受雨水和火灾的破坏，造成檔案资料出现不同程度的破损。在库房设计时，要严格按照有关标准开展设计活动，确保档案库房的设计科学合理，符合实际使用要求。在库房施工阶段，施工方要重视材料进购与人为因素的影响，不能以影响因素为借口降低施工质量，在材料选择中要做到精益求精，决不能有偷工减料现象发生。档案柜和手推车都属于档案库房的基础设施，档案管理部门在该类设施的选择上要重点考虑设施的防潮性能。

2.2管理制度缺失问题

综合当前的档案管理状况可知，库房管理制度的缺失是影响档案资料泄露的关键因素。在档案库房的管理中，欠缺严谨科学的管理体系，许多企业对档案管理工作的关注不够，没有根据企业的自身现状拟订科学有效的档案管理方案，有的企业还将本企业的档案管理工作指派给其余部门的职工完成，造成企业的档案管理只流于表面，最终导致档案库房管理工作漏洞不断。通过调查可知，各企业在落实档案库房管理工作时还有许多漏洞与盲区，有关人员在日常巡查中敷衍了事，未将工作落到细处，没有及时发现电路老化等问题，对库房的正常运行构成威胁。

2.3管理人员流动问题

纵观国内目前运行的各类企业，人员流动大是各类企业普遍存在的问题，该问题在一定程度上阻碍了档案库房管理工作的正常进行。档案库房管理队伍一旦发生流动，就会加剧管理工作的复杂性与烦琐性，因为档案资料体系庞大，涵盖的内容与范围较广，所以造成有关职工的工作总量巨大，同时也加大了有关职工的工作压力，很多档案库房管理人员长期处于过度疲劳状态，进而导致员工流失的问题不断加重。部分企业的档案库房可以随意进出，管理工作缺乏科学性和严禁性，闲杂人员可随意翻阅库房内的各类档案资料，导致档案资料的保密性受到威胁。总而言之，档案库房管理工作较为复杂、综合性较高，其中许多工作流程都涉及到档案资料的保密性，档案管理队伍一定要将档案的保密工作落到实处。

3档案库房管理工作中问题的解决措施

3.1维护档案资料安全性

在档案库房的管理中要重视安全问题，利用科学有效的管理方案确保档案的真实性与有效性。在档案库房选址时，要将安全性放在首位，选择不易发生自然灾害和火灾的地方，同时还要确保该区域干燥不潮湿，能满足基本的档案存储要求。在库房建设时，要根据实际需求选择适用档案柜，做好档案资料的整理与分类，对于新进购的档案柜要及时做好目录，便于后期使用。档案库房管理队伍还要定期组织检查，详细了解各类设备的运行和使用情况，有效排查可能引发安全事故的所有隐患，如果发现设备老化或者设备出现破损，要及时通知有关部门与技术人员，有效清理档案库房中潜在的安全隐患。

3.2建立健全档案库房管理制度

管理体系和管理制度的完善是确保档案库房管理工作落到实处的前提与基础。在档案库房的管理中，管理部门要安排专业人员负责配电系统的检测与维修，了解门窗是否关严，详细记录每天到访人员的查阅明细，对库房内的湿度和温度进行记录和调节。在管理制度方面，管理部门要明确各员工的具体职责，各司其职，将责任落实到个人。有关人员需做好档案资料的摆放工作，不能出现随意摆放现象，还要做到及时归档，避免将闲杂物品带入档案库房。有实力的企业可引进各类先进设备，将档案资料有序录入到计算机中，有效提升档案检索和查询效率。

3.3加强管理人员培训工作

档案管理部门要组织新进员工参与岗前培训，有效提升与培养档案库房管理队伍的专业能力与综合素质，认真仔细落实档案库房管理中的各项工作内容与工作指标。在人才选拔中，要特别注重责任意识，上级管理部门要科学指导，人文关怀，了解库房管理队伍成员的需求与心声，尽量满足他们的需求，调动档案管理队伍的工作积极性，有效落实档案库房管理工作。

4.结语

档案库房管理工作的周期较长，内容复杂烦琐，管理部门需从多方面分析工作中存在的问题与缺陷，采取有针对性的应对措施加以解决。在档案库房的管理工作中，有关职工要具备责任意识，秉承认真严谨的工作态度，确保各项档案库房管理工作落到实处，有效提升档案库房管理质量。此外，档案管理部门还要利用各类先进设备和信息化手段，有效提升对纸质文档的管理与保护力度。

参考文献：

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[2]吴小园.刍议档案库房管理存在的问题与对策思考[J].艺术科技，2016，29（1）：335.

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