档案数字化背景下智慧服务策略研究

陆馨怡

（国家广播电视总局九五二台，四川 泸州 646000）

一、绪论

（一）数字化技术定义

以数字化技术来看，其为网络信息化背景下的主要产物，也被称作巨量资料。和传统数据进行对比的话，数字化技术有着非常明显的动态化特点，其会借助相应的云计算等从而实现对海量数据的高效整合以及处理[1]。

（二）档案数字化的特点

现今，在档案具体管理经过里，由于整体环境的改变，对档案工作有了更高的要求，主要表现在现代化水平方面的需求。这种情况下，档案管理工作必须呈现出更强的针对性以及合理性。而在数字化技术的有效促进之下，这一目的是能够达成的，而且可以在此基础上完成智慧档案服务工作的有效构建。以档案数字化来看，其存在着下列几个特点：第一，可以提供辐射范围更广的服务。现今由于科技的发展，全球绝大部分人为互联网使用者，而不管是个体还是团体都是信息的输入方以及接收方，这就使得出现了巨量的信息。第二，能够促使档案信息在传播时实现更高的效率。由于档案数字化是借助互联网技术而实现的，因此便会存在着和互联网相似的高效快速的特点，这是由于信息传播的有效性方可以达成数据间的急速交流。第三为多样性。在档案数字化进行相应的优化升级之后，在档案内容方面，其具体的发生源通常来自不同的主体，这就意味着所创造出来的信息存在着多元性。同时，由于数字化档案所服务的对象包括着不同行业、不同领域，因此会表现出相当程度的多样性[2]。

二、档案数字化对智慧服务的影响

（一）档案数据对档案存放的智慧化影响

展开档案管理的经过里，应该对档案资源的保存方法予以足够的关注。在以往往往会借助纸质的方法展开保存，然而这存在着相当程度的缺陷，首先会表现为因为档案资源的持续性开发，这样便会造成档案材料的不断累积，以纸张档案而言，其所应用的材料为物理属性，存在着易燃易潮等缺点，所以以纸质形式进行存放的话，那么必然会伴随着相应的安全问题，并且由于纸质档案的持续变多在物理空间方面便会受到相当程度的压力。第二，以纸质档案来看，其存在着调阅效率低的特点，这是由于该类型的档案不管是在存放查找还是在翻阅时都会受到相当程度的限制。还有就是在纸质档案进行查阅时，通常都会需要较多的环节进行申请方可以完成，整个过程周期相对较长，如若无法一次完成好相应档案调阅的话，那么还要进行重复的工作，这些情况的出现都会使得整体的调阅效率遭受到严重影响，而这也意味着档案资源的利用效率明显不足。第三，由于社会的急速发展，不同的事业都得到了较好的成长，这也就表明档案存放的空间会受到挤压，在以后的档案储存工作里必然会遭受到相当程度的困扰。而以大数据来看，其存在着一个显著的特征便为将信息技术当成基础所在，达成电子化管理能够借助很小的存储硬件实现对大容量资源的储存，并且也可以带来更为方便的调阅途径，可以促使档案存放效率达成明显的强化[3]。

（二）档案数据对档案调阅服务的智慧化影响

依据国家的档案法规定，凡是县级以上的档案馆应该在满25年之后向社会开放，以现实的情况来看绝大多数档案机构早已达成这一条件，满足向公众开放的基本条件。然而就普通民众而言，他们对档案馆依旧有着很高的神秘感，这种情况下就造成档案管是一种高高在上的区域，也由此就算是需要查阅档案时并不会去档案馆。然后，档案工作的一个开发的目标便为借助对档案资源的高效科学使用，从而给社会发展带来积极的作用，社会大众和档案馆之间的隔阂则是造成了这一价值无法得到有效的发挥[4]。但是，如若实现了档案的数字化管理，会使得传统资源借由数字化从而在相应的平台上进行展示，那么民众如果是在被许可的条件之下，则是能够借助平台展开相应的检索调阅，而后台则是会进行相应的信息记录。条件许可的话，平台还给还可以给民众支持图片影像等资源，这样便会使得档案资源的有效率得以较好的提升，也会使得档案资源的价值得到更好的展现[5]。

三、档案数字化背景下开展智慧服务的具体措施

（一）加强相关人才队伍建设

强化专业团队的建设工作能够给数字化工作带来有效的人力资源保障，此为智慧服务能够达成的一个基础条件。所以在档案管理机构方面，应该将侧重点放在专业团队建设方面，要积极地去选拔使用能够认同档案数字化建设的人员，从而将工作的重心放在数字系统的开发管理方面。在数字化工作进行的经过里，还应该结合所在单位的具体情况展开相应的技术培训，由此能够促使整个档案管理团队整体能力得以提升。

（二）改进档案培训工作，提升智慧服务

科学的档案管理工作能够促使所在单位的监督得以较好的提升，并由此促使智慧服务的质量得以极大的改善，由此给单位的成长带来强力的动力。因为这项工作的开展存在着非常强的职业要求，所以在具体的管理方法以及措施方面必须要构建对应的规范，这便对相应的档案员提出了关联的要求，其必须具备一定程度的专业能力，所以为了促使对档案管理的有效改进，由此提升智慧服务的品质，应该大力重视相应的培训工作，由此促使其管理方法能够较好的提升。在档案管理经过里，档案信息化发挥着极为关键的作用，因此要对档案管理能力予以足够的关注。当前，由于信息技术的持续成长，在档案管理经过里呈现出了更多的创新技术。为了使的数字档案管理能够以更好的态势得以呈现，并由此促使智慧服务能力得以较好的提升。因此，在进行档案管理作业时，应该对档案管理功能进行有效的改进，由此促使档案管理的内容能够得以较好的丰富，这样会使的档案管理功能得以持续性的改进，并最终对整个智慧服务发挥积极的促进作用。

（三）借助云技术开发智慧“掌上档案柜”

由于社会事业的持续前行，档案的数量必将会随之增多，再加上民众对档案的使用需求正在持续加强。这种情况下必须对必须对这项工作予以足够的重视，然而现实的情况为，在一些传统的档案管理机构方面，可以支撑调阅服务的依旧很少，即使有一些机构已经借助电子平台实现了档案的传输，然而会由于该平台的存储量相对不足，很多档案无法被上传至平台，并且很多上传的资源档案是无法进行共享的。这种情况下，云计算便受到了社会的关注，云计算可以对海量的信息展开高效的存储以及共享，因此在档案管理机构方面可以借助云计算的相关优势功能从而开发智慧掌上档案柜。举例来讲，档案管理方能够把满足其具体需求的公开档案资源进行上传，从而存储到其所属的云空间，接着则是给需要的人员传输链接以及密码，帮助他们进行下载。在用户方面则是能够借助手机终端展开相应的下载以及共享作业，并且可以随时随地展开调阅工作，不会因为时间及空间方面的影响而无法完成调阅[6]。

（四）加强档案数字化管理基础建设

应该对制定好相应的时间节点，并以此为依据展开档案数字化管理系统项目的持续更新建设。而在档案数字化管理系统更新时，还应该关注其不同功能的持续扩展以及优化。在展开具体的工作时，应该充分联系现今档案管理技术的实际情况，还要充分结合行业在电子档案管理方面所形成的一些新思路、新经验，由此能够达成对系统的持续性优化升级，由此将关注点放在打破以往管理中的不同限制，实现档案检索、调阅、登记、归还、维护、更新以及修改等一系列功能的升级，进一步提升其中的“智慧因子”，持续提升相关人员的使用体验。并需要和现今移动智能终端普及的时代环境相匹配，加快档案数字化管理系统的移动化开发进程，尽快实现移动管理功能，使得电子档案的查询、调阅等工作能够通过 APP 或者是移动平台实现。在持续对信息化档案管理系统进行更新升级的过程中，也要在配套设施上及时更新，相关硬件设施、人员配置、培训、管理制度等保障措施要同步跟进。

（五）做好安全防护信息智慧服务

上述工作的有效进行，其基础工作便为确保整个信息的安全，因此在展开档案数字化管理时，应该关注相应的安全防护措施，由此保障能够提供更加优质的智慧服务，相应的做法为：首先，应该完成好网络边界防护作业，在档案管理系统方面，其和业务平台通常都会有着相当数量的数据接口，而在数据进行交互作业时，便会使得整个档案平台呈现出相当程度的风险，所以在档案系统构建经过里应该应用可靠的网络产品，由此促使整个系统的防护能力能够得以保障。其次，应该对防护体系建设进行深层次的完善，持续健全档案系统的网络安全风险监测和预警，还要在固定的周期里对系统进行相应的漏洞修复作业，且要展开相关的安全渗透测试，由此实现安全风险的减少。最后，还要完成好系统防护作业，健全档案安全机制，且要构建相应的安全系统，还要对对应的人员展开相应的划分，由此实现权力的分层。还应该增加面部识别等不同因子的认证方式，由此促使盗用的风险能够得以最大化的降低。借助上述上述工作的完成，能够促使智慧服务的质量得以较好的提升[7]。

四、结语

现今，在数字化的大环境下，档案管理工作出现了极大的改变，档案机构必须借助数字化展开相应档案工作的优化，并且应该借助数字化技术去构建“智慧”服务，从而促使服务效果得以显著强化。进行电子档案管理作业的经过里，必须借助合理的办法，强化电子档案管理的效用，最终达成档案管理质量的有效提升。