基于科研项目管理的计算机信息系统开发研究

张骅

（上海科技管理干部学院，上海 201800）

0 引言

计算机信息系统是指由计算机及其相关的和配套的设备、设施构成的，按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的人机系统。运用计算机信息系统加强科研项目的管理是信息管理与信息系统专业人才的主要技术能力之一。国家“十四五”规划中就提出“加快数字化发展建设数字中国”。随着科研管理者素质的不断提高，计算机技术的飞速发展，科研项目实现计算机信息化管理已经成为必不可少的手段。搭建一套适合科研机构的科研课题管理系统，才能使科研课题管理水平与工作效率大幅提高，从而推动科研管理工作不断上台阶[1]。

1 科研项目管理信息系统开发的意义

1.1 计算机信息系统开发应用便于科研项目动态管理

科研项目动态管理是科技活动中一个非常重要的环节，科研人员、科研管理人员、财务管理及相关领导均需要及时、准确地了解本单位科研活动动态，掌握已立项的科研项目的进展情况，及时了解科研项目经费使用情况等。但限于科研项目管理的复杂性和进展情况的不确定性，可以利用计算机信息化管理手段随时取得当前项目管理状态，使得科研项目管理更方便、快捷、高效。还能通过应用数据挖掘技术激励科研创新动力, 帮助提高科研能力[2]。

1.2 计算机信息系统的应用利于提高科研项目管理的有效性

国家先后出台了一系列重大政策文件，要求加强科研管理信息化建设，推进“一站式”服务，提高科研管理服务效率[3]。科研管理工作信息化是提升管理水平的必由之路[4]。减轻科研人员及科研管理人员的工作强度，从日常填表申报、经费报销管理等繁琐的工作中解放出来，一直是科研项目管理者十分关注的问题。一个行之有效的科研项目管理系统能帮助科研人员以及管理人员快速查询项目数据及经费完成情况，省去手工的项目管理工作以及联系财务经费数据查询工作，能实时获得统计及监督数据，节省科研的人力物力，管理更精确。

目前仍有许多科研机构由于各种原因仍未能完成科研管理信息化。众多小体量的科研机构都希望能有一套科研项目管理系统。

2 科研管理计算机信息系统开发背景

2.1 科研机构项目管理现状

很多科研机构特别是小型机构，科研项目管理一直沿用手工方式管理，使用档案盒保存和管理纸质档案材料，课题项目组自行手工记录和管理经费使用情况，财务定期反馈项目经费数据给项目组进行核对。

市场上也缺乏适合小型机构简单灵活并具有经费管理功能的科研项目管理系统。

2.2 科研机构对科研项目管理系统的需求

随着国家对科研的重视，科研课题项目数量也快速增长，科研机构在项目管理中也遇到了许多困难。

（1）传统模式下科研经费报销等管理工作耗时过多

传统模式长期存在的问题是科研人员自己手工管理科研经费时，耗时费力且不精确。科研人员主要精力应该放在学习和科研活动中去，而往往他们需要耗费一定的精力来记录、整理、核对经费使用情况。当项目比较大时，或者新人缺乏经费管理经验的时候常常会产生管理疏漏，造成项目经费管理混乱和超支。

（2）多头管理导致数据不对称

财务部门和科研管理部门之间信息数据各自独立使用，科研管理部门更为关注项目立项、预算调整的管理，而财务部门侧重关注经费支出真实性和合理性的管理[5]。财务科研经费数据是不公开的，为了核实两个系统间的经费数据准确性，财务经费管理员必须逐个课题导出经费明细和科目汇总数据，并分发到每个课题组。随着科研项目的增多，财务定期手工反馈科研课题经费使用情况也越来越耗时，财务经费反馈的频率会越来越低。课题组得到反馈的经费数据后还需逐个核对，出现与个人记录不符之处还需和财务反馈和处理。科研人员平时课题业务繁忙，人工核对疏漏也常常发生。

（3）科研经费数据时效性底

财务经费数据和科研人员记录数据本来就有税收等方面的不一致性，加上财务反馈数据的滞后，一定程度上可能造成经费使用的偏差甚至超支，手工操作的不确定性使得造成的偏差越来越大。

另外，由于手工管理的原因，造成科研管理部门对经费管理的困难。科研管理部门无法实时获取项目经费等的管理状况，对发生的问题无法及时知晓。比如哪些项目经费执行情况不佳，时间过半经费没能过半，甚至经费超支。往往到课题结题的时候，或者年底经费审查时才能发现问题。

最后，由于手工管理，造成科研管理部门对整体项目管理流程管理困难。包括项目节点和结题时间的管理、历年项目档案信息的查询、项目参与人员的查询统计、项目数据统计分析等。

3 科研管理计算机系统的开发

3.1 系统开发目标

以上问题都可以通过信息化手段来解决，可以建立一个适合科研机构的“科研项目管理系统”，以达到科研项目管理的信息化以及经费数据处理自动化。

（1）实现科研管理数字化

首先需实现科研数据资料的数字化，包括科研项目合同、文档、经费数据等。科研人员和管理人员能在线查找和管理文档数据，节省翻阅查找纸质档案的时间，提高工作效率。

（2）实现科研项目库与科研成果库的系统化管理

科研管理中最主要的工作是对科研项目与成果的管理。通过构建管理系统能够实现对项目库和成果库的查阅、分析功能，还必须实现分级分类的权限管理，以控制不同人员的查阅范围。

（3）实现经费等动态数据的实时反馈

科研项目管理中很重要的部分是科研经费的使用管理，通过实时查看项目当前经费使用情况，能节省科研人员和管理人员大量的经费管理时间。

“科研项目管理系统”能以web网站B/S结构的架构形式，以达到用户随时随地通过网络访问系统，通过浏览器登录访问实现不同用户对项目的管理和对项目经费的管理，整个系统简单高效，实现科研管理工作的网络化与实时化[6]。

3.2 系统开发设计

科研项目管理主要是科研项目与经费的管理。其中，科研项目的管理主要包含项目名称、起止时间、来源、课题组成员、预算、项目状态等的基本信息以及项目档案的管理；经费指项目经费到账数据、项目报销经费明细数据、科目汇总数据，以及余额数据[7]。

构建“科研管理系统”首先需要包含“项目库”和“经费库”。“项目库”需要建立“项目表”、项目附件文档表、项目预算表等数据表；“经费库”涉及到财务系统数据，一般不允许其它系统访问财务系统数据。可以在财务系统与“科研管理系统”之间建立一个“中间库”，由财务系统定期推送课题经费数据到中间库，以供“科研管理系统”访问获取经费数据。

另外和科研项目紧密相关的是成果，系统应当具备对科技成果的管理能力，具体说来，工作人员能够将科技成果的相关信息在系统上进行整理[8]。每个项目最终会形成多个成果，需要将成果的管理纳入到科研项目管理中去以实现一体化查询和管理。

要构建“科研管理系统”，除了项目和经费数据，另外还涉及到人员信息库，主要是指系统不同权限的使用者，包括课题组长、课题组成员、科研管理人员、经费管理员、普通浏览用户等。不同的用户在登录系统后应该拥有不同的访问权限[9]。

其中，课题组长应该拥有访问自己课题的所有权限，包括课题基本信息、课题档案信息、课题经费数据等。

课题组成员能访问自己所参与课题的基本信息，但不得访问经费数据信息。

科研管理人员拥有查看所有课题的信息、经费数据以及统计数据等的权限

课题经费管理员是辅助课题组长管理经费的人员，由课题组长授权查看经费数据。

普通浏览用户可以按需要授权其访问项目、成果等基本信息。

通过以上的分析，可以基本确立系统的需求和功能模块，在此基础上本人进行了“学院科研项目管理系统”的设计与开发建设。

图1 科研项目管理系统用例图

以上是系统设计用例图，显示了系统最基本的功能需求。椭圆框显示的是不同的功能模块，小人是功能模块的服务对象角色。为了实现科研项目管理的信息化，以及科研经费数据处理的自动化，需为不同的角色提供项目管理、项目信息浏览、经费数据查看等功能[10]。

3.3 系统功能的实现

系统首先需建立科研项目库，包含了项目的基本信息，以便相关人员浏览项目，并通过不同方式查找和统计项目数据。然后在项目库的基础上实现项目经费的管理，包括项目经费预算、项目经费执行情况等数据的管理。同时系统能为不同权限的人员提供不同的数据，比如科研项目管理员进行项目数据的录入；项目组长查看自己项目经费使用情况；主管人员查看经费使用情况汇总表和明细数据；普通用户浏览课题项目简介等。

图2 科研项目管理系统数据库设计

项目开发首先是数据库的设计，以上数据库采用SQL数据库进行开发设计，涉及到科研项目表、项目附件表、经费分类表、经费预算表、经费明细表、用户表、项目成果表等数据库设计，基本包含了功能所需数据内容。

系统开发主要包含以下功能的实现：

(1) 账号管理

系统为普通用户、课题组长、管理员等提供不同账户权限。普通用户能够查看“成果库”、“项目库”以及所参与项目信息；课题组长可以查看自己课题的经费使用信息；管理员可以查看所有课题的基本信息、统计信息以及经费使用情况信息。

(2)项目管理功能

项目基本信息，包括名称、编号、简称、责任人、来源、总经费、开始结束时间、状态、成员、附件等信息。需提供项目新增、删除、修改、查看功能，不同权限账户限制功能。

(3)经费管理功能

在系统中能查询项目分类预算情况、经费已用情况明细以及经费剩余情况，提示用户超支情况等。

(4)成果管理功能

提供项目成果的新增、修改、删除、查看功能。包括普通用户登记成果功能，以及管理员审核管理成果的功能。

系统功能的开发实现基于Windo ws平台，使用Microsoft Visual Studio开发工具，采用C#语言、Linq语言、ASP.NET MVC2 Web 架构及.Net Framework 4.0框架开发。统一的Windows开发平台和框架比较成熟，易于开发和维护，开发便捷。

整个系统经过开发、测试、改进、试用、正式投入使用历经一年多。

项目开发过程中遇到一些问题和改进。

首先是项目预算项的不同。“科委软课题项目”基本经费项目包括差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费、其他费用等；而特殊的“预研合作项目”则多了培训费、公务接待费，而少了劳务费；其它有些项目则有扣税等不同的经费项。为此得为不同种类的项目建立不同的经费分类，并能在系统中统一管理。

其次，在实际项目管理中有将一个大项目拆分成多个子项目并分别进行经费管理和汇总管理要求，需要改进系统功能对子项目和总项目分别进行经费控制。

以下是系统实现后的部分界面内容。

项目管理界面，见图3。

图3 科研项目管理系统项目管理界面

经费管理界面，见图4。

图4 科研项目管理系统经费管理界面

4 结束语

科研管理系统的开发实现了既定目标，已成为科研管理的可靠工具。使用本系统后，科研人员可以精确的掌握课题经费使用、剩余、超支情况，也可以在线查看课题档案、成果信息；科研管理人员可以在线实时掌握所有项目的数据信息和经费使用信息；普通用户可以在线查询项目和成果的公开信息。依靠本系统工具可以基本实现科研项目管理的信息化和自动化，大大提高了科研管理的效率和可靠性。