另辟蹊径Word助力数据整理

平淡

将一行显示转换为多列

对类似于将省份名称由一行显示转换为多列的操作，利用Word的“文字转换为表格”功能就能快速地完成。我们先将需要整理的数据复制到Word的新建文档中，接着全选文本，依次点击“插入→表格→文本转换为表格”，在弹出的窗口中按实际需要输入列数，如这里输入的是“4”，然后点击“确定”按钮（图1）。

之后它们就会被自动转换为一个4 列9行的表格，最后将该表格复制到Excel中即可（图2）。这里的行数是用总数除以列数自动生成的，比如本例中共有34个省份，列数设置为4后，行数9就自动生成了。假如想生成一个4列10行的表格（在前3列中，每列为10个省份），那么操作完后手动进行简单的調整即可。

快速插入指定数量的空行

如果需要在Excel的相临数据行之间插入指定数量的空行，比如在制作字幕时需要在前后时间线之间插入多个空行。我们先在Excel中复制需要插入空行的数据，切换到Word后依次点击“开始→粘贴→粘贴选项→只保留文本”，这样每行数据就会转换为如图所示的格式（图3）。

假设需要在前后时间线之间插入4个空行，先按下“Ctr l+H”快捷键打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”处依次点击下面的“特殊格式→段落标记”（即查找“^p”，不含外双引号，下同）、“替换为”处输入“^p^p^p^p^p”（要插入N个空行就添加N+1个“^p”符号），然后点击“全部替换”，这样即可在每行时间线之间插入4个空行（图4）。

从数字、汉字混合的字符串中提取数字

在日常操作中，我们经常要从一些混合字符串中提取指定的数字。比如一些包含文本、标点符号和数字的手工记账数据，现在需要将其中的数字全部提取出来并求和。首先将需要提取数字的字符串复制到Word的新建文档中，同上打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”处输入“[！^1-^127]”（表示查找所有的汉字和中文标点符号）、“替换为”处输入“ ”（ 即制表符，可在记事本的任意两个字符之间按下Tab键，然后复制出现的空白字符并粘贴到此即可），勾选“使用通配符”，然后点击“全部替换”（图5）。完成替换后，这样保留下来的内容就只有数字以及Ta b字符（图6）。

复制整理后的内容并将其粘贴到Excel中，接着在Excel选中这些内容，按下F5键，在打开的窗口中依次点击“定位条件→ 空值”，点击“确定”按钮后即可自动选中该区域中的所有空单元格（图7）。

接下来用鼠标右键点击任意一个被选中的空单元格，在弹出的菜单中依次选择“删除→右侧单元格左移”，这样最终保留下来的就是需要提取的数字了。最后再将这些数字分别复制到所对应的字符串的后面并求和即可（8）。