办公OA系统现状及移动化应用的实现探讨

高亚萍

关键词：OA办公系统;移动化应用

一、绪论

随着时代的变革和市场的不断激烈，PC端的OA办公系统在某种程度上无法完全满足用户需求，开发移动化的OA办公系统，实现“3A”办公，使得用户摆脱固定场所、固定设备、固定环境的限制，大大提高企业信息流转、处理信息和开展工作的效率，进而提高企业的办公质量和效率，其既是科技发展的体现，也是现代企业与市场的根本需求。

二、OA办公系统和移动化应用

（一）OA办公系统和移动化应用的概念

OA办公系统简单来说就是办公自动化系统，它是用网络和OA软件一起建立的一个企业内部的办公通信平台，用OA办公系统来辅助完成办公，可以通过OA系统来完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等。

但是随着时代的发展，企业办公有了“3A办公”的需求，即任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）、处理任何业务（Anything），但OA办公系统却仍然有着各种限制，无法实现移动化办公，本文所要探究的OA办公系统，即是对传统的OA办公系统进行升级和优化，使其插上翅膀，能够实现移动化办公，大大方便了企业办公，提高了企业办公的时效性。

（二）OA办公系统和移动化应用的现状

传统OA办公系统有着三方面缺陷：（1）不及时：企业工作人员处理业务时，不在办公桌前，就无法立即查阅和处理待办事宜;（2）不方便：因为传统OA办公系统基于电脑系统，出差的工作人员需要携带笔记本电脑，非常不方便;（3）不安全：工作人员通过网吧、酒店提供的电脑或网络登录企业的OA办公系统时，存在安全漏洞，会被不法分子钻空子。

值得一提的是，移动化OA办公系统将成为未来办公的重大发展方向，這一点已然成为业内共识，并且随着智能终端的普及以及移动应用技术的不断进步，已能够较简单地做到这点，也因此，很多企业已经通过专业的移动平台实现了移动化OA办公系统，大大增加了企业办公的效率和质量，当然，也有很多企业，尤其是中小型企业，还在使用非移动式的OA办公系统。

三、OA办公系统的优点

（一）OA办公系统的优点

（1）功能实用性较强：OA办公系统的特点就是功能强大，且非常实用，通过OA办公系统，企业实现了无纸化、高效化、简单化办公，如下图所示，即OA办公系统的常见办公模块，并且在细节处做得非常好，例如OA公文管理系统已经涵盖办公常见的公文格式，工作人员只需要简单套用再输入信息即可，例如文件审核过程中，为提高审核的灵活性，文件审核过程中能够随时操作添加或删除某个审核对象，不用再去后台调整，例如OA办公系统有自动存档和自动转档，随时保存文件，例如随时了解员工的工作进度，会让办公质量和效率随之提升。

（2）实现群体协同：群体协同也是OA办公系统的重点突破之一，引入“协同办公”的思想之后，打破了传统的部门分工制。以“TEAM”团队形式协作分工完成，充分调动全员参与。纵向分析，对领导阶层来说，通过OA办公系统能抓取数据，精准了解企业运行情况，做出精准战略决策，对中层管理者来说，OA办公系统是信息管理系统，通过对各类信息的收集和处理，加强工作和管理效率，而对于普通工作者，办公自动化系统又是事务/业务处理系统，能够精准了解业务进程，了解上层要求;横向分析，通过OA办公系统，实现跨部门协作，缩短办公周期，改变以往业务与业务之间、业务与财务之间的孤岛现象，提高管理和决策的科学化水平。

（3）实现全程管理：为了让企业更准确地掌控业务进展，OA办公系统还有全程管理功能，包括①业务办理：完成业务实时上传，实时汇报数据，通过OA办公系统，中层管理者对业务开展到那个程序，卡在哪个时间节点，在谁的手中没有完成等，都一目了然;②信息留痕：企业规模越大，信息的流通过程就越复杂，在企业信息流通的过程中，尤其是文件审核和修改过程中，OA办公系统会记录下每一次文件的修改操作以及签名操作，谁修改的、修改的是什么、修改前是什么、谁参与、谁签名等，都可以一键查看;③动态备份：随时随地备份，以免发生系统宕机或遭到攻击时企业数据丢失。

（二）移动OA办公系统相比传统OA的优势

（1）智能化、移动化办公：在企业办公、管理的过程中，SaaS（软件即服务）技术的成熟推动移动OA的发展，让OA办公系统不再局限于办公室、办公点、电脑前，而是集成到移动终端中，依托互联网开展工作，实现智能化、移动化办公，打破了空间和时间的限制，无论人在何处，无论何时，只要一个手机，就能实现信息的查阅与审核、业务的办理等。

（2）企业内部可以更加方便快捷地共享信息，高效地协同协作，实现迅速、全方位的信息收集、信息处理。

（3）帮助企业管理者和员工之间及时地做更多、更广泛、更有效地沟通与协作。

（4）实现更加深入的过程管理，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程等安排工作。

四、企业建设移动OA办公系统的途径和策略

（一）关键技术

（1）OA办公系统移动化：如何将OA办公系统“移植”到移动终端中，就是企业建设移动OA办公系统的关键技术核心，通常来说，企业现有OA办公系统的原厂商并未提供数据接口且无H5化，造成OA办公系统难以移动，而现在通过良好的SaaS（软件即服务）技术，却能够做到这一点。

（2）网络安全：移动化OA办公操作在互联网，用外网接入企业内网，在一定程度上必然会出现安全漏洞，一旦有不法分子，很可能以此来攻击企业系统，可以说移动OA办公系统虽然方便了，但安全性却下降了，需要做好网络安全才行。

（3）权限管理：权限管理可以看作网络安全的一个手段，利用权限管理，每一个移动终端和企业账号绑定，严格检查登入和操作权限管理，进而让移动办公更加安全。