广西高校干部人事档案信息化建设现状与策略

黄丹妮 周小宝

【摘 要】本文阐述高校干部人事档案信息化的重要性，针对广西高校干部人事档案信息化建设调研结果和存在问题，提出广西高校干部人事档案信息化建设策略：推进档案信息化建设，加快档案信息资源数据库建设，保障干部档案信息安全，建设高水平的档案管理队伍。

【关键词】广西高校 干部人事档案 信息资源 信息安全

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）11-0024-03

教育信息化是国家信息化的基础和先导工程，干部人事档案信息化是教育信息化的重要组成部分。《广西教育信息化发展规划（2017—2020年）》明确指出要加快广西教育信息化进程，提出到2020年，实现推进教育管理信息化以提高教育管理服务的水平。本文对广西高校干部人事档案信息化建设现状开展调研，并提出加强广西高校干部人事档案信息化建设的策略。

一、广西高校干部人事档案信息化建设调研设计

为了解广西高校干部人事档案信息化建设的基本情况，2017年11月开始，把南宁市的20所高校列入高校干部人事档案的调研对象。调研方式为实地参观与问卷调研。在问卷设计中，根据广西高校的具体情况，设计“广西高校干部人事档案信息化建设情况调查问卷”（见表1）。此次调查问卷由七大模块组成：干部人事档案管理机构及人员、干部人事档案信息化基础设施、干部人事档案信息化资源建设、档案数据安全保障（管理标准）、干部人事档案资源的利用、档案信息化建设规划与工作计划、问题与建议。

二、广西高校干部人事档案信息化建设调研结果

2019年10月，全部完成对南宁市20所高校的考察调研，并100%全部收回所发放的调查的问卷。现将调研所得的结果统计分析如下（见表2）。

（一）干部人事档案管理机构与管理人员

从收回的调查问卷可知，广西高校干部人事档案管理中，18所学校建有独立的干事人事档案室，占总数的90%;2所学校干部人事档案跟文书档案等其他类型档案共存在同一个档案库房，占其中的10%。只有5所学校具有专职的干部人事档案管理员，15所高校干部人事档案管理员是由组织部或人事处有关工作人员兼任。在信息化技术人员方面，3所高校有专门的信息化技术员，占15%;没有或者正在培养的17所，占85%。在信息化管理平台方面，有4所高校干部管理信息化管理台是高校OA系统中的新增模块，没有一所高校具备专业的信息化管理平台。在落实归档及管理制度方面，100%的高校制订了规章制度。此外，无论是专职的还是兼职的干部人事档案管理人员，都认为有培训的必要。

（二）基础设施建设

在基础设施建设中，20所高校配置了计算机、扫描仪、打印机、刻录机、硬件服务器等硬件设施，基本办公设备齐全;只有部分高校将人事档案与其他非涉密的档案做了区分存储管理，并且进行了物理隔离;大部分高校没有区分涉密与非涉密的存储，有些高校对涉密只是进行权限访问设置，进行逻辑隔离。在软件管理平台方面，只有4所高校的干部人事档案管理软件是在OA系统中新增模块，管理软件平台都是外购的，没有自行开发设计的干部档案信息化平台。

（三）信息资源建设

抽样调查表明，在电子档案归档管理方面，只有3所高校进行物理归档;其他的高校或尚未进行电子档案管理，或是只采取逻辑归档，对涉密电子档案基本采取逻辑隔离;甚至有些高校由于管理方式、人才因素等制约，尚未实行电子档案归档管理，未采取任何安全管理措施。

（四）信息安全建设

在档案信息安全管理方面，只有5所高校实行专人专机管理，占25%，同时在备份中，采用脱机的阵列式硬盘备份方式，进行定期备份;其他的高校基本是人事档案管理员兼职管理，而受制于专业能力与计算机操作能力，管理者无力对档案实行定期或不定期归档与备份。

（五）干部档案信息利用

干部人事档案信息化建设目的是更好地利用信息化的快捷便利，通过信息化加强对干部人事档案的管理，提高干部人事档案管理的效率，更好地服务于高校人才建设与人才选拔。调查统计表明，干部人事档案利用统计中，在利用渠道上，目前尚未提供网络利用服务，全部采用到档案室查阅利用;在利用方式中，通过提供原件或复印件占35%，对查询直接提供信息占到65%;据統计，2018年的平均利用总数为550人次。

三、广西高校干部人事档案信息化存在问题

（一）信息资源建设推进不大

通过调查问卷分析统计表明，广西高校干部人事档案信息化建设中基础设施完成得比较好，但在信息资源建设中推进不大。调研高校中90%完成了目录信息数字化，但是没有高校完成全文信息数字化。人才队伍建设中亦不容乐观，不到20%的完成率，大部分高校仅停留在规划方面。究其原因，一是校领导对干部档案信息化建设不够重视，思想僵化，担心信息化建设中干部档案信息安全得不到保障;二是受制于学校经费投入不足，缺乏专业管理人才。

（二）信息化建设中存在伪信息化

由于这些年来广西部分高校的合并升级、学校搬迁和档案工作者变更等因素，一些干部人事档案材料没有及时交接整理归档，尤其是2017年前的干部纸质档案，95%的高校还处于手工管理阶段。信息化的价值在于信息能够高效快捷地提供利用。高校干部人事档案信息化最主要的价值在于为高校人事管理服务，信息化建设是为了提高服务的高效率。然而，高校干部信息但凡要查档，必须向人事档案的保管部门递交查档申请，经领导批准同意方可查档，程序相对比较复杂和拖沓。这降低了高校人事档案服务于人事管理的效率，同时缺少专门的管理平台，其管理活动基本是手工阶段，是伪信息化的管理。

（三）信息安全建设任重道远

广西高校干部人事档案管理中，2017年后的电子档案，无论是采取逻辑归档还是物理归档，对干部人事档案管理采用线上与线下的双重管理模式，都需要确保人事档案信息安全。而广西大部分高校没有开发合适的干部档案管理信息平台，干部档案管理平台是办公管理系统的子系统，统一于整个高校管理平台中，信息安全取决于高校信息管理系统平台的稳定性与安全性。而现实中，不少高校信息管理平台还不够稳定，经常存在断网、木马病毒和黑客入侵等网络安全问题，干部人事档案信息涉及干部个人隐私，忽然的断网、木马病毒和黑客入侵可能会导致元数据被破坏、复制和篡改，使元数据受毁或被泄露。因此，信息安全对保护教职工的隐私尤显得重要，信息安全建设任重道远。

（四）缺乏信息化建设的综合人才

干部人事档案信息化建设，对档案工作者业务能力要求更高，不仅要求档案管理工作者具有较高信息操作处理技术，还要具有较高的信息安全防护技术，确保电子档案信息安全。此外，由于当前电子档案都是采取双套制的管理模式，还需要熟悉对干部纸质档案的管理。然而，对20所高校干部人事档案管理员的调查中，在信息化技人员方面，17所高校没有专门的信息化技术员。由此可见，高校人事档案管理工作者缺乏专业的管理人员。部分档案管理工作者年龄偏大，大都属于半路出家，缺乏计算机操作管理专业技术，也缺乏专业的档案教育背景。知识结构层次较低，干部人事档案基本都是由组织部或者人事处工作人员兼任，计算机操作处理能力不高，也不具备专业的档案管理知识。

四、广西高校干部人事档案信息化建设策略

高校干部人事档案信息化建设是高校信息化的重要组成部分，推进干部人事档案信息化建设，有利于组织选用干部、考察干部和任用干部，有利于提高校信息管理水平。

（一）推进档案信息化建设

1.加强领导推动干部人事档案信息化开展

信息化时代，实现干部人事档案信息化建设，高校领导一定要解放思想，摒弃保密至上的僵化思想。要树立保密与利用并重管理思想，重视干部人事档案信息化的建设，把干部人事档案信息化纳入高校信息化建设当中，把干部人事档案信息化建设作为提高学校信息化教育管理服务的一个重要工作方向，在政策、技术、资金和人才上加大投入与政策扶持。成立专门的干部人事档案信息化建设工作组，对本校干部档案进行研究，建立适合本校干部人事档案信息化建设的规章制度，推动干部人事档案信息化工作开展。

2.加快档案信息管理平台建设

高校干部人事档案管理软件无论是外购或是本校自行开发，都要考虑到管理平台和本校信息管理平台的相容性，既可独立管理平台，又可以兼容于本校信息化管理系统平台。要制订统一信息技术标准，确保干部人事档案能够符合国家电子档案管理规范要求，确保干部人事档案规范有序地归集到本校信息系统平台，避免干部人事信息系统管理平台无法与本校信息系统管理平台对接的问题。

（二）加快档案信息资源数据库建设

信息资源建设是干部人事档案信息化建设的核心，干部人事档案信息化是一个动态的过程，信息资源来源主要有两个方面：一是OA（办公自动化）之前形成的各类纸质档案信息资源，包括纸质目录与纸质全文信息资源;二是OA之后形成的信息资源即电子档案。

1.加快干部电子档案信息资源建设

要实现对干部人事档案信息化建设，就需要实现对干部人事档案进行检索、分类和统计，并将关键元数据形成统一技术标准。对OA之后形成的电子档案归档又可分为物理归档和逻辑归档。通过调查，广西各高校根据自身不同的条件，基本实现电子档案物理或逻辑归档管理，对涉密部分基本实现物理隔绝，并对元数据建立统一技术标准，初步建立干部电子档案信息数据库。但部分高校由于经济投入及自身技术条件原因，涉密部分只能进行逻辑隔离，并建立统一技术标准的元数据，而没有统一标准化的元数据，这将阻碍干部人事档案的利用。统一标准化的元数据有利于信息化管理平台中快速地实现检索查找，从而确保利用者通过信息管理平台利用干部人事档案的信息，提高干部人事档案利用率。

2.加快干部纸质人事档案信息资源建设

干部纸质人事档案信息只有转换为数字电子档案，才能实现对干部档案信息纸质检索、分类和统计，如果纸质内容不实现数字化电子档案，那么高校不可能实现对全校干部人事档案信息化建设，就不可能为高校管理提升服务。为此，在不涉及国家机密与个人隐私的情况下，要将纸质档案处理转化为数字化电子档案，加速高校干部人事档案数据库的建设。尤其是离退休或即将离退休的干部教职工，加快纸质人事档案转化为数字化的电子档案，有利于其今后在养老和社会保险等方面管理服务，在需要时，能快捷与准确地提供相当管理服务信息，有利于保障离退休干部的利益。

（三）保障干部档案信息安全

干部档案信息化建设，干部档案数字化后的信息安全是信息建设的重要内容。干部人事档案属于个人隐私，具有保密性，要注意干部人事信息数据库与信息管理平台的安全性、保密性与实用性。信息安全建设包含三个方面：一是硬件、软件的安全。在硬设备件中，是否采用列阵式硬件;管理数据库中，采用何种服务器;软件中，采用何种服务器。这些都要符合规定。二是数据存储中，是否有专人专机保管。三是数据备份中，是否进行定期或不定期备份，并注意备份的方式。在抽样的调查中表明，完成或是进行的数字化建设基本都是采用阵列式硬件存储设备，数据库管理软件采取的是Org的服务式数据库。在信息化环境下，有些高校只是进行权限访问设置，进行逻辑隔离。而在电子信息管理平台中，电子檔案信息技术保密技术日益成熟，最常用的保密信息技术主要有两类：一是技术应用，如区块链技术、电子数字签名、时间等，各种技术各自有体系和优势，各高校可结合自身的实际情况加以选择和应用。二是管理方法技术，主要有权限控制、审计跟踪和全程著录。无论各高校对干部涉密信息采取物理归档还是逻辑归档，在信息化都需要确保归档干部电子档案信息的安全。无论是技术的措施还是管理的措施，都需要综合应用，从而形成“事前规范、事中记录、事后审计”的管理链条，是当前电子文件真实性维护路径的认识，从而确保人事电子档案信息的安全、完整与真实。

（四）建设高水平的档案管理队伍

干部人事档案的管理需要建设具有专业知识的、高水平的管理工作队伍，在干部电子档案信息系统管理平台中，不仅需要对电子档案信息操作处理，还需要对档案信息系统中实施动态的载体维护管理，包括对电子载体的迁移、格式的标准化、系统维护、保持原始环境、元数据封装和输出硬拷贝备份，以及对数字环境进行日常监测等。同时，高校电子档案采取“双套制”的管理模式，档案管理工作者要熟悉干部纸质档案“三龄两历一身份”的管理，熟悉收集、分类、整理、归档和保管以及利用六环节中的各阶段的管理特点。做到事无巨细，实现干部档案管理的清单化、制度化和信息化，提升干部人事档案管理的水平。第一，针对现有高校档案管理队伍现状，面向社会招聘具有开发信息管理能力、档案专业管理能力的复合型管理人才，充实现有档案管理队伍。第二，针对高校档案管理工作者现状，采取定期或不定期的参加档案局或者上级党委组织部门开展的档案专业知识、电子档案管理和信息技术等业务能力的培训，通过培训提高现有档案工作者专业知识与计算机操作水平、信息技术处理水平的能力，使档案工作者具有现代化信息管理能力。第三，提高档案管理工作者的职业道德，确保其在岗位的工作中尽心尽责，为高校信息管理服务可持续发展应尽自己的职责。

干部档案信息是高校重要的信息资源，推进干部档案信息化建设，有利于为组织部门提供优质的干部信息，为组织部门在开发人力资源、人才培养、干部聘用、职称评聘和干部队伍建设等方面提供便捷服务，同时有利于推动高校教育信息化进程与提高教育管理服务的水平。

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注：2018年度广西高校中青年教师基础能力提升项目“新常态下高校干部人事档案信息化建设研究 ”（2018KY1108）

【作者简介】黄丹妮（1981— ），女，广西武鸣人，硕士，广西经贸职业技术学院副研究馆员，研究方向为信息资源管理;周小宝（1975— ），男，广西上林人，大学本科，研究方向为档案资源信息化研究。

（责编 黄桂婵）