工程建设项目竣工档案数字化管理的实践研究

左一禾 吴昊天

摘 要 随着当前信息技术水平逐渐提升，在新形势下，在工程建设档案管理工作中也逐渐应用了信息技术，在现阶段工程建设行业发展过程中，信息化时代的到来，也促使数字化管理在公测后能够应用于建设项目竣工档案管理工作中成为了必然。在档案信息化建设工作中，档案数字化管理是其中的重要内容，因此，我们有必要详细掌握现阶段工程建设项目竣工档案数字化管理存在的问题，并提出针对性的应用措施。

关键词 工程建设项目 竣工档案 数字化管理 信息化

中图分类号：G271;C816 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2021）04-0040-02

在我国现阶段工程建设行业发展过程中，所涉及的各方面工程项目信息量越来越多，依靠传统纸质档案的方式来记录这些信息则是一件十分繁重的工作内容，而借助于先进的信息技术手段则可以有效提升档案管理效率，并且在很大程度上节省人力、财力等方面的投入。另外，由于涉及了较多的文档信息，依靠人工进行归类、归档等操作时很容易出现失误和疏忽，另外，部分从事档案管理工作的人员并不具备扎实的能够支持项目建设的基础知识，对实际工程建设流程也不了解，从而难以明确接收档案，在一定程度上降低了归档工作质量，而借助于档案数字化管理则可以有效改善这一现象。为指导各级档案部门科学规范地开展档案数字化工作，中国国家档案局高度重视档案数字化相关标准规范建设。2005年制定了《纸质档案数字化技术规范》;2009年制定了《缩微胶片数字化技术规范》;2014年印发了《档案数字化外包安全管理规范》《数码照片归档与管理规范》;2017年制定了《录音录像档案数字化规范》《纸质档案数字化规范》《纸质档案缩微数字一体化技术规范》，以指导传统载体档案数字化相关工作开展。档案数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变，使档案館实现了真正意义上的现代化。目前，检验一个档案馆是否实现现代化转型，关键要看其传统载体档案是否较高程度地完成了数字化、是否通过网络提供利用、能否提供系统检索和实现社会共享。

1 工程项目档案数字化管理存在问题

1.1 缺乏安全性

在数字化的工程建设项目档案管理工作中，借助于数字化信息技术所存储的都是电子文件，而这些电子文件都储存在电脑系统中，一旦受到一些黑客的袭击，很容易造成工程建设项目档案信息的泄漏，难以有效保障电子文件的安全性。

1.2 “双套制”档案保存带来资源浪费

在工程建设项目档案数字化管理工作中，采用了“双套制”保存方式，就是对相对应的纸质文件和电子文件共同进行保存，在各个单位和部门的实际工作中，已经逐渐实现了自动化办公网络，相互之间在传递、发送以及承办档案工作中，都是通过网络环境实现，而在这个过程中各个单位仍然对每一个电子档案文件对应的纸质文件进行了整理，这在一定程度上造成了资源浪费现象。

1.3 数字化档案管理系统和自动化办公系统缺乏兼容性

在现阶段我国工程项目建设实施过程中，大多数企业中都普及了电子自动化办公系统，借助于这一系统，建筑公司可以结合自身内部管理机制和模式实施自动化办公。而在现阶段工程项目建设数字化档案管理系统的应用过程中，这一系统是由档案管理部门设计的，在设计过程中仅仅对现代化管理标准予以了考虑。[1]因此，在工程项目建设企业中，内部的自动化办公系统和数字化档案管理系统在软件环境方面存在明显差异性，难以有效转换相互之间的数据，从而影响了后期正常收集和录入档案数据。

1.4 难以高效利用工程建设项目数字化档案

在实际工程项目建设档案管理工作中，许多管理人员的工作观念较为传统，更加熟悉纸质版文档，没有充分认识到网络形式中所具有的丰富资源。因此，在实际档案管理工作中，没有充分利用电子文档的设计和开发，造成这项工作在人力资源方面的投入价值有所降低。

2 工程项目档案数字化管理解决方法

2.1 更新观念，增强档案管理现代化意识

工程建设项目实施档案数字化管理的首要前提是相关人员更新自身观念，认识到数字化管理是更加高效快捷的档案管理方式。如果档案管理人员没有现代化意识，就会降低档案数字化管理的效率。因此档案管理人员首先要认识到科技所带来的先进管理手段能够大大提升以往的工作效率并主动树立紧跟时代的档案意识，改革优化以往人工管理工程，建设竣工档案的方式，利用数字化地管理将工程建设项目的档案化为可见的数字资源，而不像以往只是简单的进行纸质存档。每一个成功完成的工程建设项目在进行过程中都累积了非常丰富的经验，这些经验对于施工人员来说都是宝贵的财富，但以往的档案管理方式使得这些经验都被存在厚厚的纸质档案中，难以查阅。但如果管理人员采取先进的数字化管理方式，则会起到事半功倍的效果。

2.2 保护电子档案安全

针对当前阶段工程建设项目数字化档案管理存在的安全性问题，应对相关档案安全管理机制予以完善。在工程建设项目中，许多档案需要保密，因此，必须对档案信息安全性予以重视。在档案安全管理方面，可以从硬件、软件这两个方面入手，在硬件设备方面，尽可能采用那些高质量、高性能的存储设备，从而保证不会由于设备原因造成电子文件的丢失和泄漏，在软件方面，可以使用杀毒软件或者防火墙来防范外部的网络攻击。[2]

2.3 合理制定工作目标，减少资源浪费

档案的数字化管理是一个长期的过程，因此在这个过程中就需要设立一些合理的短期以及长期目标。这其中长期目标的设立需要基于总体情况来考虑，尽量做到为数字化管理留下发展和扩充的地方，最重要的是长期目标需要遵循减少无用资源的原则。而短目标则需要考虑可实施性，管理人员需要按照标准化的要求来对档案进行归类和整理，然后利用计算机来进行编号收录。这份工作非常需要工作人员的耐心和细心，对于不同时期档案的数据处理也要根据实际情况来开展工作。具体来说档案的编号入库工作要遵循先新后旧的原则，首先处理最新的档案，然后再处理旧档案。另外对于已有的纸质档案，可以采取先重点后一般的做法对比较有价值的档案先转化为数字化档案，对于一些已经不存在保存意义的资料也可以进行清理以避免资源浪费。针对在现阶段许多建筑企业采用的“双套制”档案保存方式，可以采用文字、影像等方式在纸质文件和电子文件之间建立通道，在达到档案管理目的的同时，有效节省资源的投入。

2.4 提升自动化办公系统和档案存储系统的兼容性

针对工程项目建设档案管理工作，应保证自动化办公系统和档案存储系统这两者保持一致，保证相同的存储标准，借助于档案电子化建设实现信息共享。在系统中对设备、软件、查询、安全加密等方面都需要尽可能保持相同。同时，为了全方位高效利用资源，需要对查询系统进行科学地设置，借助于查询、网络传输等功能，实现信息资源的共享。另外，还需要对硬件设施配备完善，在数字化档案管理工作中，十分依赖于硬件设施，相比于传统档案管理工作，数字化管理工作所涉及的工程建设项目资料信息量十分庞大，需要对大量信息资源进行存储，因此需要依赖于高质量、高性能的硬件设施。进行数字化档案管理首要的工作就是建设一个良好的硬件设施，在硬件的配置上可以采取重要设施先添置、后续设施慢慢更新换代的策略。在设施的选择上要按照所处理档案的具体情况来进行考虑，对一些具有重要意义和价值的档案应该配置较为稳定和安全且容量较大的硬件设施，对于一些日常的档案则可以选择普通的硬件設施来储存[3]。

2.5 提升数字化档案利用率

针对当前工程项目建设数字化管理工作对数字化档案利用率不高的问题，应及时更新各项数据，对档案资料实时性予以保证，同时对办公系统予以进一步优化。在实际传统档案找寻工作中，许多工程建设企业仍然采用纯人工方式，不仅查询时间长还容易出现遗漏，因此，可以加强查询时间方面的探究，从而促进数字化档案查询机制效率的提升。

2.6 重视人员培训，提升档案管理工作水平

工程建设项目竣工档案数字化管理是一项专业的工作，它需要具备一定计算机操作能力的人来进行管理。而以往的档案管理人员对于全新的数字化管理系统接触较少，所以单位要对档案管理人员进行相关的培训，帮助他们深入了解各种有关于档案数字化存储和管理的操作知识，做到先培训再上岗，确保操作人员在进行数字化档案管理时不会对档案或者设施有所损坏。在当前时代快速发展背景下，在档案管理工作中也应该顺应时代发展的趋势，必须加速落实数字化档案管理工作。在实际开展工程档案管理工作中，工程资料中通常具有较高的复杂性，因此，档案管理对工作人员专业素养也提出了较高要求，相关工程建设企业，在平常工作中，需要重视对档案管理人员业务能力和专业素质的提升。同时，在实施数字化档案管理工作中，需要对信息安全予以重视，并借助于现代信息技术予以保障，尤其针对一些重要的工程项目资料信息，更需要实施严格加密处理。[4]

3 结语

在我国经济快速发展过程中，工程建设行业也得到了显著发展。而在工程项目建设过程中，最为重要的工作内容之一就是档案管理工作，尤其是竣工阶段的档案管理工作。工程项目建设过程中通常会产生众多档案信息，管理工作具有较强的综合性，而随着信息时代的到来，在现阶段工程项目竣工档案管理工作中逐渐实现了数字化管理，显著提升了档案管理工作的效率，并且节省了人力、物力的投入。

参考文献：

[1] 王静.竣工档案资料的整理浅析项目管理中几个关键点[J].兰台内外，2020（11）：79-80.

[2] 严峰，高华.浅析竣工资料管理策略与运行方式[J].办公室业务，2019（14）：39.

[3] 王丽华.关于企业工程竣工档案的质量管理[J].城建档案，2018（11）：53-54.

[4] 王莉.建筑工程竣工档案管理存在问题及对策[J].城建档案，2018（04）：39-40.