专科医院仪器设备分层采购流程研究

刘兆宇，阎嶂松，张朝欣，陈旭东，孟歌，李滨

（中国医学科学院血液病医院（中国医学科学院血液学研究所，实验血液学国家重点实验室，国家血液系统疾病临床医学研究中心），天津 300020）

突如其来的新冠疫情，严重扰乱了我国各级各类医院的正常诊疗秩序，对原本就很复杂的公立医院日常仪器设备采购流程提出了新的挑战。在疫情常态化防控要求下，医院应当首先对相关日常工作流程进行研究调整。我院作为中央预算事业单位，仪器设备的采购遵循《政府采购法》《政府采购法实施条例》及相关要求进行，针对疫情影响，通过研究分析我院2019 年仪器设备采购数量与金额，结合当前实际情况，利用互联网与医院现有办公软件系统，提出新的适应疫情常态化防控要求的医院仪器设备采购标准化流程。

1 医院仪器设备购置数据分析

1.1 仪器设备购置预算统计

我院是血液系统疾病研究型专科医院，仪器设备的购置、评价与大型综合医院显著不同。本研究选取我院2019 年1月1 日～12 月31 日期间完成采购流程的仪器设备购置申请单共计451 单，包括各类预算及用途。申请采购仪器设备共计630 台（件），预算金额分布0.1～2500 万元人民币（以下金额数值均为人民币），中位金额1 万元，平均金额9.1万元。

1.2 仪器设备分层采购方式流程

我院作为中央预算事业单位，医院仪器设备采购执行国家政府采购相关规定，医院仪器设备应用具有典型的自身特点。以预算金额为基础的简化分层采购标准具体采购执行方式为：政府采购限额标准100 万元以上按照政府采购要求执行，其中，200 万元以上执行公开招标程序；20～100 万元，由医院委托招标采购代理机构参照政府采购方式执行，主要是非招标方式中的竞争性磋商、竞争性谈判及单一来源采购；20 万元以下，由经办人提出询价申请，医学装备委员会成员借助信息化系统进行线上会签审批，流程见图1。

图1 医院仪器设备分层采购方式流程图

2 疫情期间采购难点分析

疫情期间，医院原有常规政府采购流程受到影响，主要表现在以下3 个关键环节。

2.1 采购前的调研沟通环节

确定采购需求是医院仪器设备购置的最重要的基础条件，也是大型公立医院招标采购与监督管理难点,采购前的调研沟通对采购需求的确定非常重要，尤其是第一次购置的大型仪器设备。

疫情期间，为了避免交叉感染，需要减少人群聚集，以会议形式举办的集中调研工作不宜再进行，这对医院仪器设备采购确定参数指标、了解产品相关情况带来了很大困难，影响了采购的开展。

2.2 院内组织的合同谈判

我院在5～20 万元价格区间的仪器设备多为医院日常各部门长期通用、熟悉使用功能、价格相对稳定的仪器设备。按照院内制度规定，由医院资产管理部门、财务部门、审计部门与申请使用部门、网络技术支撑部门等组成的合同谈判小组，向相关仪器设备经销商发出谈判邀请函，详细标明采购需求参数，组织不少于3 家生产商和经销商参加的采购合同谈判。

2.3 采购人员的直接采购

我院5 万元以下仪器设备采购包括全院各部门申请的通用设备和专用设备，虽然价格不高、金额不多，只占全年全部采购金额的10.48%。但数量庞大，占全年仪器设备采购数量的84.76%，相关管理工作量较大，是医院正常的医疗、科研、管理工作必不可少的支撑条件。常规情况下，采购人员接到审批后的申请单，可通过网上商城或现有产品协议供应商下订单采购。

3 信息化采购标准流程探索研究

3.1 调研产品、制定参数的标准化流程

总结以往采购院内调研，我们发现，以往采购大型仪器设备对参数标准不熟悉，主要有两点原因：第一是受血液病专业诊疗的专科限制，综合医院常规使用、采购的大型仪器设备，应用于血液病患者的专业研究较少，如我院首台核磁共振仪的采购，无论是各临床科室、影像科室，还是经销商、生产商代表均不熟悉血液病患者核磁检查的特殊专业要求，所以需要现场会议问答式的沟通调研。第二是首次引入先进技术仪器设备，国内无经验可循。如采购单细胞测序仪，涉及科研应用项目文献报道较少、封闭试剂耗材价格昂贵、实验操作流程不熟悉等，需要现场进行深入沟通。

统计分析我院20 元万以上仪器设备、服务购置申请表参数填写规范率，在应用格式化标准参数表前只有50%的购置申请达到规范要求，应用格式化标准参数表后有71%的购置申请参数达到规范要求，平均采购时间缩短了14 天。具体结果数据见表1。

表1 20 万以上仪器设备、服务采购统计数据

利用互联网条件解决现场调研的难题，避免了人群聚集，提高了效率，并将调研流程、参数制定做到标准化。

3.2 利用医院OA 协同办公系统建立询价会签流程

我们按照预算金额，分析我院既往仪器设备采购数据发现，预算金额在20 万元以上的仪器设备约占采购预算总金额的80%，数量约占采购总数的6%。根据Pareto 法则，选取20 万元作为采购分层标准，采购20 万元以上仪器设备执行政府采购方式或参照政府采购方式，这些仪器设备的采购在我院均已利用社会化条件委托招标采购代理机构进行。

对于20 万元以下2 个金额层次的仪器设备采购疫情之前尚未形成标准化的流程。疫情期间我们按照政府采购公平、公正、公开的原则，利用医院已有的OA 办公协同系统，针对20 万元以下仪器设备采购设计制定了询价会签流程。采购经办人员整理3 家供应商提供的产品信息资料并发起询价会签单，由医院合同谈判小组成员进行审批，并最终确定成交供应商，发布成交通知，签署合同，由此避免了人群聚集的潜在疫情防控风险，也形成了标准化的采购流程，具体结果数据见表2。

表2 20 万以下仪器设备、服务采购统计数据

4 结语

按照现代医院管理制度建设要求，医院应建立规范高效、管理科学的医疗仪器设备精细化采购流程。在实际工作中，对政府采购限额标准以上与集中采购目录范围以内的仪器设备，执行采购时标准明确，流程规范。但是对限额以下、集中采购目录以外的仪器设备的采购流程，则没有统一的要求，是由各家医院按照内部采购管理制度确定的具体采购流程进行的，我院由此建立了仪器设备预算分层采购模式。在当前采购实践中，确定参数需求和采购金额小、数量多的仪器设备是受新冠疫情影响较大的环节。在疫情防控常态化期间，在原有仪器设备预算分层采购模式的基础上，利用互联网、医院内部管理软件系统制定仪器设备采购标准化流程，规范了采购行为，减少了人员聚集，提高了采购效率，为疫情防控常态化下的医院仪器设备采购工作提供了新的规范方法。