浅谈企业设备档案管理工作

李慧莹

摘 要：设备是企业生产建设必要的物质基础和技术支撑，如何通过改善优化设备档案管理工作，将其价值最大限度地挖掘出来供利用，是企业档案管理工作面临的重要课题。本文从企业设备档案管理工作的独特性与重要性入手，分析存在问题，提出相应策略，供参考。

关键词：设备档案;管理;企业

设备是企业生产建设必要的物质基础和技术支撑，如何认识设备档案管理工作的重要性，采取相应的策略，解决存在的问题，是我们面临的重要课题。

1 企业设备档案管理工作的独特性与重要性

设备是企业生产经营所必须具备的物质基础和技术支撑，企业的设备档案管理则是设备管理工作的重要基础。企业的设备档案是作为企业固定资产的机器设备和仪器、仪表等从其购置、验收或从规划、设计、制造，再到安装调试、运行、管理、维护、检修、改造、更新、报废等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体的真实记录，同其他档案相比，有其独特的技术特征。

1.1 处于动态管理中

设备自企业投入使用后，随着企业对其使用、维护、升级改造、移动，设备档案的材料会不断地增加，直到该设备报废或卖出，资料增加的行为才会终止。企业对设备档案的管理是一个动态的过程，而不仅仅是单纯的静态保管。

1.2 载体种类增多

设备档案很大一部分是图表、图纸形式的载体，随着设备信息化、自动化程度的提高，以數据、程序以及音像等数据流形式存在的数字化设备档案不断增多，载体增多，几乎不存在仅保存文字资料的企业设备档案。

1.3 促进企业知识积累

设备档案不仅是对设备相关信息的直接记录，也包含了大量对企业有利的高价值技术信息。企业可通过对设备档案进行有效的深度探索，提取积累知识，总结经验，形成科学系统的知识结构，为企业设备故障排除、维保方案制定、设备更新改造，甚至同类设备自主研发等工作提供强有力的技术支持，充分发挥设备的利用率，降低成本，为企业创造更多的价值。

从上述设备档案的技术特征看，企业只有配备熟悉相应专业技术的档案管理人员，才能将动态化、多样性的设备档案资料收集、整理好，并结合自身专业素质，为企业深入发掘有效知识，提高设备维修速度与工作效率，缩短产品研发时间等，提升企业设备档案利用率，最大限度地挖掘设备档案的价值供企业所用，节省更多的资产，创造更多的价值。这充分说明企业设备档案管理工作的重要性，其工作的好坏，与企业的生产经营和发展密不可分，对提高企业产品产量和质量、增加经济效益具有重要作用。

2 企业设备档案管理工作存在的主要问题

2.1 设备档案收集不齐全

有些企业在设备入厂开箱时，相关部门并未通知设备档案管理人员到现场参加设备开箱验收，无人对开箱设备资料进行清点核对，造成设备档案资料缺失;有些企业不能及时将设备维修、保养、改造记录等文件材料移交存档，随处存放，不仅给日后的设备维修造成不便，也对后期编制资料汇总、制定维保方案等工作带来麻烦，减少企业有效知识积累，阻碍企业利用设备档案获取更多经济效益。

2.2 未配备设备档案管理人员

有些企业未配备专职或专业人员管理设备档案，一些设备档案管理工作无人管，档案形成初期就存在很大问题，好多资料收集不齐全、不准确、不真实，档案分类、排列、编号等不规范，设备档案管理杂乱无序。

2.3 管理手段落后

一些企业的其他部门已经实现数字化办公，但对于设备档案管理工作却迟迟没有迈出数字化这一步，工作方法依旧沿用老一套作法，纸质的台账查询检索起来格外费力，这使得设备档案管理与企业其他管理体系严重脱轨，浪费企业宝贵的人力及时间等资源。

2.4 知识提取利用不足

有些企业虽按时将设备使用时产生的记录信息归档，但却并未安排专人收集整合，提取有效知识。这些已归档的数据在日后设备的维修与保养方面没有提供太大的帮助，使得设备档案的利用率大大降级，设备档案的利用价值得不到开发。

造成这些问题的主要原因，在于企业对设备档案管理工作重视度不够，管理制度不健全，管理方法和措施不科学、不落实。

3 改进提升企业设备档案管理工作的措施

3.1 提高企业整体档案意识

企业应自上而下提升整体档案意识，把设备档案管理工作作为一项重要内容，纳入档案工作的重要议事日程，与时俱进地引入先进管理理念，加大管理力度，不断创新管理方法，强化管理团队，保障企业设备档案管理工作良性运转，为企业创造更多经济价值。

3.2 完善设备档案管理制度

企业应根据有关档案法律法规和自身设备档案管理工作的实际需要，建立健全本企业设备档案管理体制机制，明确规定企业设备档案管理的范围、主责部门、工作流程及要求配套的设备档案管理人员队伍。设备档案因其独特性，其管理制度中不仅应包含一般档案管理制度中的收集、整理、保管、利用、销毁等内容，还应增加符合其独特性的相关条款。如根据设备档案的动态化特点，应将设备档案的收集工作渗透到设备管理相关的各个环节中去。设备档案无法实现“一步到位式”的归档，必须根据它的使用周期，分阶段的收集每一时期的相关资料。企业应把设备档案的这项特性融入到设备及设备档案管理制度之中，确保设备档案的齐全完整。还应建立相应考核机制，比如在设备进厂开箱时，如有考核制度的制约，就会大大减少设备档案管理人员缺席开箱清点核验情况的发生。再比如根据设备档案的多样性，企业应在设备档案管理制度中增加所能涉及的各类载体的相关款项，包括其归档要求、保管条件等。

3.3 设备维护与知识收集同步

设备一旦投入使用，其日常维护数据便会实时发生改变，设备档案应做到同步更新，管理人员跟随设备使用过程随时收集更新记录。这样做不仅能及时掌握设备的使用情况，杜绝设备与设备档案脱节的现象，也对设备档案管理者日后编纂相关汇编材料提供知识储备上的保证。

应全员开展知识管理。单靠设备档案管理员对包含大量高价值技术信息的设备档案进行知识管理，不能完全挖掘出设备档案的全部价值。企业应鼓励凡是参与设备管理的相关员工主动积累设备操作保养维修经验，经汇集、审核后形成规范性技术文件，成为企业宝贵的知识库。其类型可为设备前期管理文件，使用操作说明的培训教材，维修保养、故障排除的指引手册，适用于同类型设备自主研发的相关技术参数等，都应该纳入设备档案收集管理范畴。

3.4 提高设备档案管理人员素质

因设备档案所具有的特性，其管理工作应尽量配备专职或专业管理人员来完成，如达不到该标准，则至少要做到上岗前的专业培训，确保设备档案管理的人员力量。企业设备档案管理人员应具备如下一些素质：

3.4.1 具有與设备有关的专业技术知识，最好有一定的设备管理或使用经验，了解设备运作管理的基本流程和要求。

3.4.2 档案管理专业技能过硬，掌握科技档案包括建设项目档案工作流程。因为这两者中包含有关设备档案的内容，一部分设备档案往往也涵盖在建设项目档案之中，需纳入建设项目档案管理中。

3.4.3 具备提取有效知识、根据采集数据资料编纂可供企业利用的规范性技术文件的能力。

3.4.4 擅长沟通交流，能与设备管理员或资料提供单位保持联络，相互反馈传达管理方法、经验及其更新，完善有效知识的深度挖掘。

3.4.5 适应时代发展需求，不断学习信息化知识，具备信息化工作技能，让企业的设备档案管理工作信息化与企业整体办公信息化接轨。

3.5 大力推进设备档案管理信息化

企业设备档案信息化建设是企业档案管理适应新时代发展的必然趋势。当今时代，设备不断更新升级，产生的资料逐步趋向于电子化，再加上企业设备档案的动态化特质使其更新速度快于一般档案，老一套的传统管理模式早已不再适用，而企业设备档案载体的多样性更是让企业设备档案管理工作信息化成为刚需。为了满足这些需求，企业可以采取以下方法。

3.5.1 企业购买相应信息化平台软件，先实现信息化自动检索，再实现查询利用数字化档案，逐步完成向企业设备档案管理信息化的过渡，享受数字时代带来的查询便捷。

3.5.2 企业利用档案信息化管理平台，实时跟踪记录设备信息，及时更新从设备档案中汲取到的有效知识，整合档案资源，让档案信息化管理平台成为采集、管理有效知识的工具，确保设备档案管理工作在新时代为企业最大限度地发挥作用。

3.5.3 制定培训计划，定期开展设备档案管理队伍信息化建设方面的培训，组织设备档案管理员学习信息化办公软件的使用技能，鼓励员工自主学习、摸索新的工作方法。

在科技飞速发展的今天，企业正在逐步实现全面信息化办公。企业设备档案管理者已不能采取等待新工作模式降临再做相应调整变更的方式，那样会使企业设备档案管理工作与企业整个管理体系脱轨，影响企业整体的正常运转，拉慢企业前进的脚步。企业设备档案管理者应认清这种形势，主动出击，为设备档案管理工作实现全面信息化做积极的努力。

（作者单位：中车长春轨道客车股份有限公司）