对境外企业档案管理的几点思考

摘 要：随着境外企业的创办、发展、壮大，产生了大量境外企业档案。为做好境外企业档案管理，国家档案局陆续颁布和出台了相关规定，就境外企业档案管理工作提出了原则要求，也为做好企业境外档案管理提供有力保障。但境外企业档案管理有其自身特点，在实践落实过程中还面临着诸多的难点。本文在分析了境外企业档案管理特點及难点的基础上，有针对性地提出了解决对策，为做好新时期境外企业档案管理提供参考。

关键词：境外企业;企业档案;档案管理

概述

加入WTO以来，企业纷纷参与国际市场竞争。据统计，截至2016年底，境内投资者设立境外投资企业多达3.72万家，投资总额超过5万亿美元。随着境外企业的创办、发展、壮大，产生了大量境外企业档案。为做好境外企业档案管理，2018年，国家档案局出台《企业境外档案管理办法》，专门就境外企业档案管理工作提出了原则要求，也为做好企业境外档案管理提供有力保障。

1 境外企业档案管理特点

1.1 内容商业性

根据《企业档案管理办法》，境外企业档案管理的范围主要包括境外企业设立、合并、改制、上市等过程中产生的具有保存价值的档案资料;境外企业董事会、监事会、股东会相关资料;境外企业资信证明、资产转让、租赁及变更等凭证性档案;境外企业产品生产管理及仪器设备等重要价值性档案资料[1 ]。反映了境外企业经贸往来，涉及人事及行政管理类文件较少。

1.2 来源单一性

境外企业档案资料主要是其境外设立企业形成，境内文件通常不发至境外企业，与境内企业含有大量的党、工、团等组织类文件资料相比，境外企业档案资料来源单一。

1.3 管理松散性

根据《企业境外档案管理办法》的相关规定，境外企业档案利用功能更为明显，更多考虑当前的档案利用价值。与境内企业档案的查考价值相比，境外企业档案管理更多呈现出的是分散型。除了产权、股权等由母公司保管，其他常由经办企业负责保管。管理上的松散性也影响了境外企业档案的质量和效率。如保管存在较强的随意性，未严格按照年度进行分类，时限依赖于境外企业使用情况而定。

2 境外企业档案管理难点

虽然《企业境外档案管理办法》明确提出，境外档案工作“应遵循所在国或地区法律法规”这一基础，明确境外企业档案管理职责及人员，文件材料形成及归档，以及管理范围及奖励与责任追究等相关规定和要求，但在具体落实过程中常常遇到诸多的现实困境及难题。

2.1 如何明确档案管理组织权责

作为身在境外的境外企业，如何组建一支权责明确、运转高效的专门档案管理组织，是摆在企业境外档案管理者面前亟待解决的主要难题之一[2 ]。如有的企业境外投资的建设项目中，工程项目涉及建设、承包、监理、施工等若干主体，结构复杂，没有一个强有力的档案管理组织机构，难以将分散的档案资料及时收集、整理和归档。

2.2 如何完善档案管理制度体系

目前，境外企业档案管理的专门性标准、技术要求很少，可操作性、可执行性较差。主要表现在涉及境外企业档案法规过于宽泛，关于境外企业档案分类的方式不统一，境外企业档案一经验收即告完成使命，缺乏与之相对应的、完善的绩效考核奖惩体系。

2.3 如何把握档案管理时间节点

《企业境外档案管理办法》提出“境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交”，但并未规定具体收集整理时间节点。再如《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》提出：“在不违反相关法律及规定前提下，及时将重要档案原件送回国内母体公司”，“及时”的设定并不能体现出具体的时间要求。还如《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》，要求“及时接收境外企业和机构各种载体形式的重要与核心档案”，但“核心档案”的含义并不明确。

2.4 如何搭建统一档案管理平台

境外企业遍及世界各地，很多境外机构位于偏远地区，一些境外企业对于境外档案资料的传输、收集和管理，常依赖于先进的互联网信息技术，如企业邮箱、QQ即时通讯，但这些商业机构开发的软件在传输境外企业档案过程中，由于缺乏相应的保密措施，使一些重要的境外企业档案资料面临着较大的安全隐患。有些境外企业中的采购管理平台、报账中心以及项目管理等不能实现有效对接，信息壁垒极易造成“信息孤岛”。因此，如何搭建统一高效的档案管理平台，强化境外企业档案规范、统一、安全和高效管理，也是摆在广大档案工作者面前亟待解决的难题之一。

3 境外企业档案管理对策

3.1 强化思想教育，提升档案管理重要性认识

境外企业管理者要加强员工思想教育，不断提升档案管理重要性认识，尤其是在贸易保护主义抬头，国际贸易争端频繁出现的复杂背景下，要求境外企业切实提高境外档案重要性认识，培育档案证据意识，把境外企业档案作为企业诚信、合规、守法经营的可追溯性证明[3 ]。此外，境外企业管理者要把企业档案上升到企业无形资产，与固定资产同等重要高度，在人、财、物等方面加大保障力度，确保境外企业做到对档案工作的全员认同、全员参与。

3.2 理清组织体系，培育档案人才专业化队伍

在宝贵的境外企业人力资源中应确保至少一名以上中方人员来专职负责境外企业档案管理工作。以境外企业建设项目档案为例，总承包单位应建立与总承包范围相符合的项目档案管理组织机构，明确各参与方档案管理工作职责，明确各方档案责任范围。将档案管理的具体要求落实到相应的合同条文或条款之中，其他如设计、施工、监理等分包部门则具体负责其职责范围内的档案管理工作。实行项目经理责任制，加强档案人员业务素能培训，配备一定数量的专职、兼职档案管理人员，并做好岗前培训，提升其从事境外企业档案工作的综合业务素能。

3.3 完善制度规范，提升档案管理制度执行力

除了《企业境外档案管理办法》，作为境外企业来说，在相关具体的档案管理中，应结合国内相应的成熟完善的档案管理规范、技术标准等，将其作为境外档案管理的重要依据。如境外建设项目档案，可参照《建设工程文件归档规范》《档号编制规则》《档案著录规则》《建设项目档案管理规范》，等等，在此基础上，结合境外企业档案管理实际，进一步明确细化档案管理规范、标准和要求，对涉及出口管制等重要档案资料则实行专项管理。

3.4 双重遵从原则，增强重要节点档案管控力

境外企业在境外产生的档案，既要遵守所在国或地区的相关规定和要求，也要按照国內的标准和要求，做好境外企业档案管理[4 ]。一方面，在境外产生的档案资料在交付时应优先遵守企业所在国或地区的档案法规标准，并将其作为企业合规的重要内容;如项目所在国没有相应的档案法规，则尽可能遵守国内档案标准及企业档案管理的具体制度和要求。涉及国家秘密或境外企业核心技术等的重要、核心档案，应采取合法方式将其纸质原件移交至国内，若所在国或地区根据其本国或本地区相关规定不允许原件出境，也应将其复制后移交国内，归档保存。

3.5 加大技术研发，实现档案管理系统信息化

境外企业与国内相距遥远，且机构较为分散，为切实降低档案管理成本，提升境外企业档案管理的效率，应积极探索建立境外项目档案管理系统。如有的企业依托公司档案信息化技术优势，结合驻外公司的特点和实际，研发多种语言单机版档案管理系统，并将系统内置了企业不同档案管理标准及规范，与境外企业档案管理系统实现有效衔接，取得了良好运行效果。境外企业应加大经费投入力度，结合企业档案管理实际，做好企业档案技术研发，在确保境外企业档案信息安全基础上，更加重视企业档案信息的完整性、规范化，不断提升境外企业档案管理专业化、信息化水平。

3.6 依托外部资源，探索境外档案管理外包化

随着国际合作日益紧密，社会分工越来越细，有条件的境外企业，可充分借助市场资源和外部专业技术，将境外企业档案管理外包，通过签订合同，委托第三方专业机构和力量协助做好境外企业档案管理工作，发挥市场在境外企业档案管理中的应有功能和作用。

参考文献：

[1]王露露，王洋，夏志鹏.新形势下境外企业档案管理面临的问题及对策研究[J].档案与建设，2021（2）：26—31.

[2]王露露.华为境外企业档案管理的特征与启示[J].档案学研究，2019（4）：56—65.

[3]杨琦.对境外企业档案管理的思考[J].中国档案，2006（7）：48—49.

[4]任嘉.境外工程企业档案资源的利用与开发[J].兰台内外，2018（5）：69—70.

作者简介：赵建红，大学学历，任职于华能澜沧江国际能源有限公司，从事档案管理工作。