Excel VBA与科研档案目录生成融合研究

常兰会

摘 要：首先分析现有科研档案目录生成方式和问题，然后提出在Excel中融入 VBA程序研发的融合思想，并从该思想的理念创新、思路创新、细节创新、拓展创新等4个融合创新点进行论述，以点带面展示所研发编目工具的目标定位、功能思路、实施过程等方面的思路设计，最后总结融合应用效果，旨在提高科研档案目录编制的工作效率。

关键词： Excel VBA;科研档案;目录编制;生成方式;融合研究

档案目录生成方式是档案编目的关键，采用什么样的科研目录生成方式就决定了科研档案工作人员的工作流程、任务和效能，只有创新研究快速、精准、智能的档案目录生成方式，才能改变档案编目的工作模式，才能形成高质量档案目录数据，才能更好地发挥档案的价值。本文基于VBA在档案整理、著录、系统等档案管理中的应用实践，利用其Excel表数据一键更新到数据库，体现计算机高速、准确进行数据运算和逻辑运算的特点，批量提取Word表格信息等成熟功能。在现有科研档案目录生成方式和问题的基础上，剖析科研档案目录在Excel中融入VBA生成的创新点、思路设计和应用效果，以展示其融合思想的目录生成方式和应用价值。

一、现有科研档案目录生成方式和问题

科研档案是科技档案的一种，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）进行整理，采用“立卷”整理方式，按科技档案的组卷原则、要求和方法编排，其目录编制有卷内文件目录（9项）、案卷目录（8项）、案卷封面（6项）、案卷脊背（3项）、卷内备考表（6项）等内容，为便于计算机管理，还需形成卷内文件和案卷的两个机读目录（≥15项），机读目录比目录多全宗号、项目号、年度、分类号、分类名称、项目名称、案卷级别档号、文件级档号、起止日期等著录项目，且两种目录的表格样式、数据格式等都有所不同，如卷内文件目录中序号为“1”，其机读目录序号为“0001”，由此可见，科研档案编目工作本身具有任务重、数量大、专业强的特点，然现有两种目录生成方式即由系统或Excel表格生成，决定了编目的速度和效率，现分析如下：

1.在系统中生成

科研档案目录在系统中生成步骤为：（1）纯手动著录：每1件档案条目需著录≥15项的著录项目，著录完毕后按保存按钮，等待系统生成，然后通过打印按钮去选择文件目录报表，执行打印;（2）半手动著录：可在系统未归档模块补充添加著录档号、全宗号、类别、保管期限、机构（问题）、年度等6项，选中按归档生成，其他操作同上。

因档案管理系统著录局限性，导致档案著录需要逐条处理，等待系统运行才能生成数据，或一旦遇到人工著录错误，需要关闭当前窗口，找到修改窗口再进行修改和保存，或条目数据著录时不能进行相互比对，需要反复的审核、纠错和统计，增加很多后续延伸工作量等情况，故产生科研档案目录编制速度慢、耗时久、重复率和错误率高等系列问题。

2.在Excel中生成

科研档案目录在Excel中生成步骤为：（1）设置好规范的5个目录表格;（2）进行卷内文件目录著录;（3）复制粘贴到其他表格，然后补充著录;（4）著录完成后将机读目录导入档案管理系统。

由此可见，使用电子表格编制比在系统中操作灵活、可视、快速，如可批量复制粘贴，可批量比对著录项目，可无障碍纠错等。但机读目录依然需要在前表格的基础上增加补充著录项目;虽然可以进行批量复制处理，但重复性操作频次太多，容易造成档案员操作失误，故产生著录条目数据与档案实体数量不一致等系列问题。

二、Excel、VBA 与科研档案目录编制融合创新点

在大数据背景下，科研档案目录数据成几何式增长，在现有两种档案目录生成方式选最优的在Excel中生成的基础上，笔者提出融入 VBA（Visual Basic for Applications：是依附于Excel 程序的一种自动化语言，可以使程序自动执行、批量执行、定时执行……），嵌入科研档案业务规则，找到档案著录项目的内在关系，研发科研档案编目工具的融合思想，实现科研档案编目工作的快速、高效，其融合创新点如下：

1.理念创新。在科研档案编目中体现“以人为本”的理念，让VBA程序代替档案员完成科研档案目录的编制，如程序智能自动生成卷内文件机读目录、案卷目录、案卷机读目录的编制、著录、起止时间找寻以及档案实体数据的统计等工作，且保证数据100%正确，从而使档案员无需对部分著录项目进行著录、校对、纠错等，从而从繁重的科研档案编目中解脱出来。

2.思路创新。该科研档案目录生成思路根据辩证的、联系的观点，结合卷件融合管理思想，如设计科研档案编目一键生成功能流程图（详见表1），实现在卷内文件目录中人工著录（提取）项目仅为档号+形式特征著录项目（序号、题名、文号、责任者、形成日期、保管期限、页数、备注）共9项后，即可通过程序智能生成卷內文件机读目录（N≥15）、案卷目录（N≥9）、案卷机读目录（N≥15）、卷内备考表、脊背、封面等表格和条目数据。

3.细节创新。注重档案著录细节，设置智能提醒、批量任务服务功能，如为保证档案条目数据的精准度和完整度，对档号格式、著录项目等著录错误进行智能提醒;如可增设“智能赋值”“复制到底”和“删除到底”“本页另存”等辅助功能，自动完成科研档案目录的著录和挂接等;如在现有数据条件下，可实现档案目录间执行逆向思维的“一键互生”功能等。

4.拓展创新。运用发散思维，拓展该方式的应用领域，可从档案编目延伸到档案统计、档案收集、档案整理、档案鉴定等环节，如找到档案编目与统计的内在联系，进一步生成档案数量统计表，精确到“页”的统计，从而检验档案编目的准确性;也可在档案管理系统中通过功能升级实现该方式，也可延伸到基建档案、文书档案、会计、录音录像等档案的编目之中，进而可拓展到档案培训、档案教学之中等。