浅析妇幼保健院文书档案管理的问题与对策

陈伟伟

摘 要：妇幼保健院文书档案是在其行政管理活动中产生的，由通用文书转化而来且具有日后查考利用价值的各种类型和载体的文件，作为档案管理的重要组成部分，文书档案在妇幼保健院管理中发挥着重大的作用。在新时期，通过开展文书档案管理，不仅可以提高妇幼保健院的管理水平，还为其发展决策提供必要的参考。本文对妇幼保健院文书档案管理的概念、归档范围及其特点进行阐述，结合管理现状，分析其存在问题并提出文书档案管理提升的应对策略，以期为今后文书档案管理工作的开展提供一定参考。

关键词：档案管理;文书档案;妇幼保健院;医疗机构

妇幼保健院是妇幼卫生专业机构，承担着掌握妇女儿童健康状况、为妇女儿童卫生和计划生育提供医疗服务、开展妇女儿童医疗项目科学研究等重要职责，是国家开展妇幼保健工作的重要渠道。妇幼保健院的运行和发展都离不开文书档案，文书档案管理情况从一定层面反映了其在管理上的规范化、科学化程度，可以说，文书档案是妇幼保健机构发展过程的一个缩影，具有重要历史价值。随着深化医药卫生体制改革的推进，如何提高妇幼保健机构的医疗服务品质水平，是每一名医务管理者应该思考的问题。从妇幼保健院管理运行的角度，进一步规范文书档案管理工作，提升文书档案科学化管理水平，对于提高其工作效率和管理水平而言具有十分重要的作用。

一、妇幼保健院文书档案管理及其特点分析

1.文书档案及其归档范围

文书档案是在单位行政管理活动中形成的、办理完毕、应作为档案保管的文件材料，包括纸质和电子文件材料。不同于文件和资料，档案是具有保存价值的原始记录，是实践活动不可缺少的资源条件。从妇幼保健院活动内容和职能性质来看，其文书档案主要包括：

一是反映妇幼保健院主要职能活动和基本历史面貌，并且对于本机构工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

二是在妇幼保健院的工作活动中形成的，在维护本机构以及职工权益方面具有凭证价值作用的文件材料。

三是在建设、医疗、科研等工作过程中形成的，办理完毕，且具有查考价值的文件资料。

四是妇幼保健院需要贯彻执行，上级机关、非隶属机关报送的重要文件资料。

五是其他对本院工作运行具有查考价值的文件材料。

2.文书档案的作用

妇幼保健院文书档案是其档案管理体系的重要组成部分，是对其发展历程的见证，是其管理进程中所形成的重要凭证资料，具有重要的价值和作用。

（1）管理作用。通过对于文书档案的查考，可以总结出在历史管理中的经验和存在的不足，是妇幼保健院管理过程中政策落实、管理改进以及创新发展的资料依据，有利于其管理水平的不断提升。同时，基于文书档案的全面性和客观性，文书档案为妇幼保健院进行管理决策提供了重要参考。

（2）凭证作用。文书档案是对于妇幼保健院行政管理事务的原始记录，既包括制度规定类的文件，也包括上级部门下达的政策文件以及批复材料，这些资料是妇幼保健院管理工作的基础依据，能够帮助其解决管理过程中产生的各类问题，为化解管理中的矛盾提供有效凭证。

（3）宣传教育作用。妇幼保健院的文书档案中包含了其事业的发展历史、文化资料等，在内外部的宣传材料编制中，可以充分利用文书档案中组织沿革、取得成绩、发展规划等内容，助力妇幼保健院开展机构宣传、妇女儿童保健教育工作。

此外，文书档案在妇幼保健院管理中还发挥了反映客观现实作用、联系知照作用以及行为规范的作用。

3.文书档案的特点

妇幼保健院是为妇女兒童提供医疗保健的专业机构，其生存、发展和建设必须以妇女儿童医疗保健工作为中心，树立高质量的医疗服务意识。与一般的企事业单位不同，妇幼保健院的文书档案管理体现了一定特点：

一是文书档案内容的专业化特点。妇儿医疗工作是妇幼保健院业务的主体，在医疗工作中产生和形成的文书档案，是对于核心业务相关内容的真实反映，因此，所记载的内容是具有专业性特点的。例如，院务管理、发展规划等。

二是文书档案管理的综合性特点。文书档案涵盖了妇幼保健院行政管理活动中的各类文书材料，这些材料在其产生、内容和形式上有一些共性，呈现出了综合性的特点。

三是文书档案管理的保密性特点。妇幼保健院文书档案按照类别不同，设置了不同的查阅权限，对外开放的程度相对比较低，具有较强的保密性特点。

四是文书档案管理的阶段性特点。妇幼保健院的行政管理科室众多，产生的文件资料相对比较分散，为了确保档案活动的连续性和完整性，通常都会采取周期性管理的办法，因此说，文书档案有一定的阶段性特点。

二、妇幼保健院文书档案管理中存在的问题

医疗卫生事业改革的不断深入加速了医疗机构文书档案的开发利用，医疗机构文书档案的利用率在一定程度上有所提高。在当前新形势下，进一步做好文书档案管理工作是妇幼保健院档案工作的重点之一。在妇幼保健院文书档案管理实践中，还存在一些问题制约了文书档案作用发挥，只有认真剖析这些问题，才能寻找恰当的方法解决问题、提高效率。

1.制度建设不到位，缺乏有效的制度支撑

制度建设不到位是医疗机构文书档案管理工作中比较突出的问题之一，主要体现在两个方面，一是缺少与文书档案管理工作相关的制度内容，文书档案管理工作没有制度化参照;二是已有制度不符合医疗机构档案工作实际，无法与实际文书档案工作相匹配。例如，妇幼保健院的文书档案涉及大量妇幼保健方面的资料内容，如果套用其他医疗机构的制度办法，则很难完成对于这一部分文书档案内容的系统管理。究其原因，不外乎两个方面。一方面，医疗机构在制度体系的建设方面不够系统，对于档案管理工作的认识不足，制度建设存在滞后的情况;另一方面，档案从业人员专业化程度不高，不具备系统研究制定专业化制度并完成制度输出的能力。由于基础制度的不健全，缺少对于工作实践的指导，文书档案工作的收集、整理、鉴定以及归档工作受到一定程度的影响。