物资集中采购合同签订与履约管理的探讨

刘子俊 王棋

[摘 要]近几年，对物资进行集约管理成为主流，物资合同是否规范引起越来越多人的重视。无论是签订、履行还是管理采购合同，均涉及多方面内容，只有物资供应链各主体做到密切配合，才能使所签订合同的价值得到应有发挥。文章以物资集中采购为背景，在简单概括合同签订要点的基础上，从履约管理的角度出发，对可使此项工作得到有效落实的策略进行了提炼，例如优化管理体系，希望能够给有关人员以启发。

[关键词]履约管理;合同签订;物资集中采购

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.166

1 合同签订要点

在集约化发展势头十分迅猛的当下，各单位对物资进行集中采购的范围逐渐扩大，所签订合同的数量也不断增多。出于使合同管理更为规范，并使履约水平得到显著提升的考虑，各单位纷纷以自身需求为依据，对合同管理所适用制度进行了拟定，而现有制度所强调要点可被归纳如下：其一，对不同工程所适用合同文本类型加以明确;其二，对合同内容进行规定;其三，使合同签订及流转流程更为明确。[1]事实证明，随着管理制度得到落实，不仅合同签约效率得到了大幅提高，顺利履约等目标也拥有了实现的基础，基于此，各单位纷纷加入了开展此项工作的阵营。

2 履约管理策略

2.1 常见类型

若以物资采购所适用管理模式为依据，可将采购合同分为三类：总部签订、省级签订与地市签订。以国家电网为例，总部所负责部分，主要是确定投资项目，对采购合同进行签订并履行，还要对结算环节加以管理。另外，管理内容不仅涉及工程材料与设备，还包括物资调度领域。而物资公司的工作内容，可被归纳为签订、履行合同所涉及事务与常规工作。省级物资部是由物资合同所承办部分，工作职责除集中采购外，还有管理合同签订与履行情况，例如总部采购目录所不涉及物资。[2]而地市供应中心，通常被视为以上级部门所提出要求为依据，对物资合同进行签订的部门，例如零购固定资产，而该部门所负责工作相对繁杂，除了履约管理，还涉及省公司所分配合同的管理等方面。

2.2 管理重点

要想使所签订集中采购合同拥有理想规范性，为后续履约、结算等环节的开展提供支持，下列内容应引起重视：第一，在发布中标结果的30天内，对照投标所提出要求，对合同进行签订，参考中标通知书，经由固定文本，对双方责任和权利加以明确。第二，在履行合同时，工作人员应综合考虑多方因素，不断调整工作计划，确保各项工作均可做到无缝衔接。第三，全面监督购入材料质量，通过抽检的方式，使材料质量与总部要求高度契合，若有问题存在，则应联合责任主体，尽快将问题解决，避免所造成影响进一步扩大。第四，实时跟踪履约情况，以便及时发现并协调各种变更，不断调整规定内容，避免合同纠纷或是类似问题出现。第五，以合同内容为依据，确保结算工作如期完成，详细来说，就是以工作进度为依据，联合供应商及其他主體，对结算手续进行办理并归档。

2.3 方法探究

2.3.1 优化管理体系

在物资采购领域，对合同履约情况加以管理的要点，通常与物资采购流程密切相关，由此可见，工作人员应以采购流程所表现出的特征为依据，对履约情况加以管理。

第一阶段是物资生产。参考采购订单所提供信息，拟定供应计划，建构可使物资所提出设计需求得到准确判断的机制，若物资有设计需求存在，工作人员应联合设计方与供货商，完成交付图纸和报送进度的工作，以到货需求为依据，对交货时间加以明确。若物资的协调主体为上级单位，则应以履行合同为前提，综合考虑多方因素，适当更改计划内容。对不执行协调结果的主体，出于避免更严重问题形成的考虑，工作人员可酌情取消合同并对供应计划加以调整。

第二阶段是物资配送。ERP的出现，为信息化管理提供了有力支持，工作人员应以ERP系统为基础，参考所拟定计划，对发货通知进行精准传达，再由供货商以电子平台为依托，对预计到货时间加以明确，确保后续环节均可得到顺利开展。

第三阶段是到达现场。物资到达后，由管理人员参考交接单，通过开箱的方式对物资进行验收，并对物资质量进行检查，若有不达标物资存在，则应联合供应商，开展全面消缺工作，通过验收与检查的物资，则由工作人员给出评价并向系统上传，生成相关信息。

第四阶段是结算与处罚。物资结算结果，同样应向系统上传，供后续考核工作参考。若供应商有违约情况存在，应由管理部门作为主导，对违约信息加以整合，在此基础上，生成并发送出发清单，确保违约行为均可得到有力管控。

2.3.2 加大管控力度

一方面，以月度为单位，对供应计划进行拟定并落实。详细来说，就是将计划上传至电子平台，参考计划信息，对物资供需是否存在矛盾加以判断，使采购流程得到有效管理。要想使该策略发挥出应有作用，关键是以采购合同为依据，拟定计划，并向项目单位进行发送，由项目单位对交货日期加以确定，再由责任主体定期向上级单位报送，真正做到以批复情况为依据，实时跟踪工作落实情况，若交货期出现变更，则应将变更处理时间提前，确保采购及供应环节，均可得到按部就班地开展。[3]获得合同后，工作人员需要联系供货商，对物资种类等信息加以确定，再在需求部门的帮助下，对需求时间加以明确，避免出现供货延迟，致使后续工作无法开展的情况。事实证明，这样做可使物资采购及相关工作，表现出更为理想的可靠性。

另一方面，以ERP平台为依托，对履约跟踪模块进行建构，可使全程跟踪物资采购情况的设想成为现实。在落实此项工作时，工作人员应对两方面内容引起重视：其一，对照合同管理台账，核对所接收物资合同，明确合同签订情况，若存在订单创建完成，却未接收到对应合同的问题，工作人员需要进行实时跟进，避免物资采购延期或类似情况发生;其二，在条件允许的情况下，相关单位应派遣专人，对平台进行管理，在对物资采购信息加以确认的基础上，优化现有预警机制，以物资采购等工作所面临不足为依据，对预警信息进行发布。事实证明，这样做可使履约风险得到大幅度降低。

2.3.3 细化管理内容

信息时代的到来，使精细化管理成为可能，在落实履约管理及相关工作时，工作人员应以合同规定为依据，在细化管理内容的基础上，优化管控平台，使物资采购获得高效处理，一方面对内部所提出需求进行及时处理，另一方面是整合外部资源，以ERP系统为依托，确保资源调度与统筹工作得到高效开展，使服务水平、物资采购质效拥有提高的先决条件。此外，工作人员还应对履约管理侧重点有准确把握，除了严格管理物资质量，通过全面监督的方式，避免信任危机或是安全问题出现之外，还应将运输进度纳入管理范畴，对交货期限加以明确，避免物流受限，使物资供应面临中断的情况发生。

2.3.4 优化采购流程

现已在诸多领域得到推广的物资供应链，对各单位提出了如下要求：通过对采购部门进行加设的方式，为集成管理助力。现有研究及所得结论表明，独立采购可使各单位在捕捉信息方面，拥有更为理想的能力，无论是采购成本，还是运作成本，均会出现较大幅度降低。某单位便以采购合同为依据，结合自身所存在采购问题，对管理策略进行了创新，具体表现为加设负责招标、采购物资的部门。待采购流程与主体确定后，工作人员综合考虑多方因素，提出以下三点建议：第一点，增加委员会及专家库，确保自身拥有辅助各项工作开展的专业人员;第二点，将信息、设备等部门打造成为管理部门，对物资采购的审批与管理负责;第三点，由监察室对采购过程进行监督，突出相关部门的横向约束关系，凸显物资验收的有效性，确保采购质量可达到预期。[4]

2.3.5 引入责任机制

事实证明，引入责任机制，可使履约管理及相关工作拥有更高水平。要想使责任机制被赋予效能进行充分发挥，工作人员应做到：首先，以管理责任为导向，对管理机制进行建构，将责任落实到个人，对管理工作落实情况进行全面把关，以项目进展为依据，通过跟踪监督的方式，确保物资采购与合同要求高度契合。其次，若以管理人员的视角为切入点，实时跟踪并管理合同履约情况，联合相关部门，拟定可使履约偏差得到科学处理的方案，做到全覆盖管理，具有突出的社会价值。最后，定期组织培训活动，确保从事相关工作的人员均有依法管理与依法经营的理念，而法律意识的树立和责任意识的强化，均可为管理能力及水平的提升奠定基础。事实证明，只有做到以上要求，才可使物资供应拥有坚实的保障。

调查结果表明，诸多单位在开展日常管理工作时，均未给予仓储应有的重视，由此而引发的问题是大量物资被浪费，引入责任机制的重要性自然不言而喻。除上文所提及策略外，可使采购职责得到明确展现的方法，还要对物资管理制度進行落实，具体来说，就是对各岗位所对应权限及职责加以明确，在对物资采购流程加以明确的基础上，对不相容职务做分离处理，通过加大监管力度的方式，确保物资采购的任意环节均处于人员控制状态。而常规模式将管理与物资采购割裂，致使各部门难以达到协调统一的要求，要想使该问题得到解决，最有效的方法是将责任落实到个人，将不必要问题出现的概率降至最低。

3 结论

通过上文可以看出，在集中采购得到大力推广的当下，要想有效管理物资供应链，合同履行发挥着无法被替代的作用，这就要求各单位对合同管理模式加以规范，通过实时跟踪的方式，确保所签订合同均可得到顺利执行，而从供应商的视角来看，这样做还可避免不必要纠纷出现，自身诚信度也会得到显著增加。

参考文献：

[1]翟毅.物资采购工作中集中采购精细化管理理念的渗透[J].冶金管理，2020（11）：181-182.

[2]朱维娟.基于集中招标采购的物资保障体系构建路径研究[J].企业改革与管理，2020（1）：217-218.

[3]郑国莹.实行物资集中采购，推进集体企业物资集约管控[J].东方企业文化，2019（S2）：195.

[4]龚莉彦.探讨关于开展物资集中采购管理效能监察的实践和认识[J].中国乡镇企业会计，2017（10）：228-229.